Карточки учета выдачи СИЗ в электронной форме
Обеспечить работников средствами индивидуальной защиты — прямая обязанность работодателя. По всем СИЗ, выданным сотрудникам компании, ведется строгий учет. Выясним, как ведется и заполняется электронная форма учета СИЗ.
Что такое электронная форма учета выдачи СИЗ
Форма карточки учета СИЗ утверждена приложением № 2 к приказу от 29.10.2021 № 766. Этим же приказом допускается оформление документа в электронном формате. Если работодатель решил вести карточки в электронной форме, то в них вместо личной подписи сотрудника прописывают номер и дату документа учета из бухгалтерии о получении средств индивидуальной защиты, на котором стоят личная подпись сотрудника или данные с электронных считывающих устройств, зафиксировавших биометрию человека или его электронную подпись, иную информацию, позволяющую распознать его личность.
Как настроить электронную форму учета выдачи СИЗ
При выборе ведения документации в электронной форме, работодателю следует разработать положение о порядке учёта, выдачи и возврата СИЗ, с ним сотрудник ознакамливается при приеме на работу. В документе следует прописать, каким способом подписывается карточка:
- Квалифицированной электронно-цифровой подписью (ЭЦП) — это наиболее используемый вариант в электронном документообороте. В этом случае ЭЦП должна быть у работодателя и работника. Документы заверяются такой подписью с обеих сторон.
- Простая электронно-цифровая подпись — это введение в систему каких-либо цифровых значений, известных только сотруднику (код). При выборе такого способа подписания документации следует иметь в виду, что при проверке контролирующие органы могут затребовать распечатки карточек по выдаче средств индивидуальной защиты.
- Номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеются личная подпись работника или данные с электронных считывающих устройств, фиксирующих биометрические данные работника.
Вести карточки СИЗ в электронной форме можно с помощью программного обеспечения, используемого в организации (например, в 1С). Чтобы заполнить карточку в 1С, необходимо:
Шаг 1. Запустить программу и войти во вкладку «Охрана труда».
Шаг 2. Перейти во вкладку «Средства индивидуальной защиты».
Шаг 3. Выбрать сотрудников и заказать выдачу.
Шаг 4. После создания заказа нажать кнопку «Выдача».
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как обеспечить работников СИЗ и смывающими средствами. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как заполнять электронную форму учета выдачи СИЗ
Заполняют электронную форму учета средств индивидуальной защиты так же, как и бумажную. Ответственный за ее оформление вносит в документ следующие данные:
- Номер карты.
- ФИО работника.
- Табельный номер.
- Структурное подразделение.
- Профессию (должность).
- Дату поступления на работу.
- Дату изменения профессии или перевода в другое подразделение.
- Рост, пол.
- Размер одежды, обуви, головного убора, СИЗ рук.
- Наименование СИЗ, пункт норм, на основании которых выдается.
- Единицу измерения и периодичность выдачи, количество выдаваемого на период.
- На лицевой стороне документа ставит подпись ответственное лицо.
- На оборотной стороне карточки заполняется информация о возврате СИЗ.
- Указывают его наименование, модель, марку, артикул, класс защиты.
- Прописывают информацию о том, сколько было выдано (дата, количество, подпись получившего).
- Указывают информацию, сколько возвращено (дата, количество, подпись сдавшего, акт списания).
Стоит отметить, что при оформлении карточек в программе в электронной форме почти все данные заполняются и подтягиваются автоматически, это значительно экономит время работы специалиста, ответственного за их заполнение. Оформление этих документов в электронной форме позволяет существенно снизить количество ошибок и опечаток в них.
За свою трудовую деятельность в отделах кадров мне приходилось помогать оформлять документацию специалисту по охране труда, поэтому заполнение карточек по учету выдачи СИЗ особых затруднений не вызывает. Средств индивидуальной защиты в бюджетном учреждении культуры, где я работала, было немного, все карточки мы вели в бумажном форме, и работники лично расписывались за выдачу СИЗ. Стоит отметить, что документацию необходимо вести и выдавать средства индивидуальной защиты надо обязательно. За необеспечение работников СИЗ работодателя контролирующие органы вправе привлечь к ответственности, наложив штраф от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ, п. 18 постановления от 23.12.2021 № 45).
Может пригодиться:
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Обязан ли работодатель вести карточки по учету выдачи СИЗ сотрудникам?
В ст. 221 ТК РФ прописана обязанность работодателя обеспечивать сотрудников средствами индивидуальной защиты, а обязанность учета их выдачи обусловлена приказом от 29.10.2021 № 766Н.
-
Может ли работодатель отредактировать форму карточки по своему усмотрению?
Вносить изменения в карточку не рекомендуется, так как работодатель обязан оформлять документ, утв. приложением № 2 к приказу от 29.10.2021 № 766. Именно его запросят при проверке контролирующие органы.
-
Выпишут ли штраф за заполнение карточек по выдаче СИЗ по неустановленной форме с ошибками?
В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за такие нарушения грозят следующие штрафы: от 2000 до 5000 руб. — для должностных лиц, от 2000 до 5000 руб. — для предпринимателей, от 50 000 до 80 000 руб. — для компании.
Нормативная база
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
