КЭДО: что такое и зачем это нужно

Суть системы КЭДО

С ноября 2021 года вступило в силу большинство норм Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ, описывающего КЭДО в ТК РФ, в том числе его суть, правила перехода, требования к документам и правилам электронного документооборота.

Идея заключается в том, чтобы разрешить работодателям вести большую часть документации, связанную с трудовой деятельностью сотрудников, в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Это позволит сэкономить деньги на печать и бумагу, ускорит процесс проверки и подписания документов, считают власти. Есть и иные преимущества.

Законодатель решил, что подобная информационная система нуждается в особой защите, потому предусмотрел возможность внедрить КЭДО только в двух вариантах:

• путем подключения к общегосударственной системе на портале «Работа в России»;
• через создание собственной информационной базы данных, где каждый участник КЭДО зарегистрирован и идентифицирован, имеет собственную электронную подпись, уполномочен на определенные действия.

Филипп Новиков

Технический специалист удостоверяющего центра «Росэлторг»

Электронной подписью в КЭДО можно подписать трудовой или ученический договор, договор о материальной ответственности или о получении образования без отрыва от производства, приказ о применении дисциплинарного взыскания. Для этого работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись. Работнику подойдет и квалифицированная, и неквалифицированная. Другие документы работодатели могут подписывать также неквалифицированной подписью, а работники — простой. Вид подписи должен быть прописан в соглашении. Работники могут получить неквалифицированную подпись в системе, где организация ведет КЭДО. Это может быть платформа «Работа России» или система работодателя: коммерческое ЭДО или собственный сервис. Квалифицированные подписи выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Их список опубликован на сайте Минцифры России. Работодатели могут получить квалифицированную подпись только в ФНС России или у доверенного лица ФНС России.

На что не распространили ЭДО в кадровой сфере

В ТК РФ заявлено, что почти все документы, которые заводятся на бумаге при поступлении на работу нового сотрудника или оформляются в процессе его трудовой деятельности, разрешено формировать в цифровом виде. Исключений пока немного:

• трудовые книжки сотрудников и их электронные аналоги (сведения о трудовой деятельности);
• акты о произошедших несчастных случаях;
• приказы об увольнении;
• документы, подтверждающие обучение и прохождение инструктажей по охране труда.

Обращаем внимание, что личное дело в КЭДО на сотрудника допустимо вести на основании электронных документов, принесенных (присланных по e-mail) самим работником.

Обязательно ли переходить на КЭДО

Многие руководители задумываются, стоит ли переводить кадровую документацию в онлайн-формат, какая платформа выгоднее – собственная или общегосударственная, кто сможет осуществлять вход в систему КЭДО (работники, трудоустроенные до начала 2022 года, вправе не соглашаться на такой способ взаимодействия), какие документы стоит перевести в цифровой формат сразу, а какие потом.

Учитывая, что переход на ЭДО в кадровой сфере добровольный, эти и другие вопросы стоит решать постепенно. К примеру, сначала попробовать бесплатный личный кабинет на портале «Работа в России», оценить преимущества и недостатки работы онлайн, поинтересоваться у работников, с какими сложностями они сталкиваются. И только потом уже принимать окончательное решение, в том числе оставаться на бесплатной платформе или приобретать услуги компаний, поставляющих управленческие ИТ-решения бизнесу.

Комментарий эксперта

Минтруд России подписал приказ № 578Н от 20.09.2022 об утверждении единых требований к составу и формату документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителей.

Приказ вступил в силу с 1 марта 2023 г. и определил, что в состав электронного кадрового документа должны входить:

1. Основная часть кадрового документа в электронном виде в формате PDF/A-1A,
2. электронные подписи основной части кадрового документа,
3. приложения к основной части в виде текстовых, табличках, графических и структурированный данных (без электронной подписи),
4. машиночитаемая доверенность лица, подписавшего документ от имени работодателя (если лицо действовало по доверенности),
5. описание электронного документа в формате XML.

Если первые 4 пункта уже существовали, то 5ый пункт про описание электронного документа в формате XML, это и есть нововведение данного приказа.

Задача этого XML файла заключается в следующем:

1. Описать состав кадрового документа.
2. Определить тип кадрового документа.

Для определения типов кадровых документов приказом утверждено приложение с единым классификатором видом документов, связанных с работой.

Введение единого формата кадровых документов, очевидно, является подготовкой к организации единого архива кадровых документов, как можем предположить, на основе платформа «Работа в России» или Госуслуг.

Пока такая интеграция не является обязательной для работодателей, которые используют корпоративные информационные системы для КЭДО, такие как наша система EasyDocs. Однако, в будущем можно ожидать требования от законодателей ко всем работодателям об обязательной передаче всех электронных кадровых документов в единый архив. Тогда-то и понадобится единый формат кадровых документов.