КЭДО в 1С: как выглядит и как пользоваться
В 1С можно подключить КЭДО ЗУП. Взаимодействие с сотрудниками через сервисы 1С упрощает работу кадровиков и бухгалтеров и не требует дополнительной интеграции. Но важно правильно настроить модуль кадрового электронного документооборота.
Как ведут КЭДО в 1С
Работодатели вправе перейти на кадровый электронный документооборот и внедрить КЭДО в 1С ЗУП или в любую другую учетную систему, с которой работает организация (377-ФЗ от 22.11.2021). Электронный документооборот в сфере кадров подразумевает создание, подписание, обработку и хранение трудовых документов. Электронной документацией обмениваются работодатель и работник (в том числе и дистанционный), не дублируя приказы, заявления и справки на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Чтобы внедрить ЭКДО, нужна информационная система. Организации выбирают любую систему кадрового электродокументооборота, которая для них удобна, — коммерческую или бесплатную на платформе «Работа в России».
Ключевые задачи коммерческой программы ЭКДО (ч. 4, 8 ст. 22.1 ТК РФ):
- подписание и хранение электродокументов;
- фиксация получения документации всеми сторонами трудовых отношений.
КЭДО системы 1С в полной мере обеспечивает производственный процесс в рамках электронного документооборота. Название модуля — 1С: Кабинет работника. Им пользуются не только сотрудники, но и работодатели.
Стороны трудовых взаимоотношений оперативно обмениваются и обрабатывают документы кадрового учета. ЭКДО существенно снижает нагрузку на кадровый отдел и бухгалтерию, повышая эффективность работы и уменьшая издержки.
Система КЭДО от 1С:
- Формирует рабочее пространство для работодателя и работника. Сотруднику доступны все персональные трудовые данные. Работодатель же делает все зарплатные расчеты прозрачными для служащих. Работники изучают расчетные листки, сведения об отпуске и пр. Больше не надо лично обращаться к работодателю, чтобы получить нужную информацию.
- Дает возможность создавать и подписывать трудовые документы. Такой формат работы максимально удобен и для работодателя, и для работника. Фактор расстояния больше не имеет значения. Стороны изучают и подписывают регистры удаленно.
- Позволяет регистрировать и обрабатывать всю кадровую документацию в цифровом виде. Специалисты смогут создать приказы по кадрам или бухгалтерии в одном документе, не выходя из заявления работника.
Модуль ЭКДО встраивается в ПО 1С, с которым работает организация, по запросу работодателя. По правилам работники используют ту же систему, что и работодатель. Но у сотрудников есть возможность выбрать формат: скачать мобильное приложение 1С:Кабинет сотрудника или пользоваться сервисом через браузер.

Набор функций ЭКДО в зависимости от формата не меняется. Логин и пароль служащий задает самостоятельно при первичном входе в личный кабинет. Сведения из ЛК доступны только его владельцу, то есть конкретному сотруднику.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, вправе ли работодатель применять электронный кадровый документооборот при взаимодействии с работниками, временно переведенными к нему от другого работодателя, приостановившего производство (работу). Используйте эти инструкции бесплатно.
Как настроить КЭДО в 1С
Пошаговая инструкция, как работодателю настроить кабинет сотрудника в КЭДО 1С с обновлением.
Шаг 1. Переходим в настройки ПО 1С: Кабинет сотрудника. Устанавливаем возможность кадрового электродокументооборота.

Шаг 2. Заходим в раздел «Обмен электронными документами» и включаем работу электронных подписей. Для ЭДО подписи понадобятся и работодателю, и работнику. Со стороны организации документы подписывают УКЭП — усиленной квалифицированной ЭП. Служащие большинство трудовых документов подписывают УНЭП — усиленной неквалифицированной ЭП. УНЭП бесплатно оформляют через сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Шаг 3. Добавляем сертификат ЭП руководителя.

Шаг 4. Настраиваем личный кабинет сотрудника, который займется ЭКДО и его администрированием. Устанавливаем напоминание об отсутствии подписей у сотрудников компании, которые перешли на кадровый ЭДО.

Шаг 5. Скачиваем и устанавливаем корневой сертификат. Запускаем процесс через «Администрирование» и вкладку «Настройки».

Нажимаем «Открыть» и запускаем мастер импорта сертификатов. Устанавливаем сертификат на ПК, нажимаем «Готово». После установки корневого сертификата каждый сотрудник сможет выпустить собственный сертификат ЭП для работы с ЭДО.

Как работает электронный документооборот в 1С
После настройки КЭДО в 1С документооборот доступен и работодателю, и работнику. Но создание и подписание документов — не единственная функция кадрового ЭДО. К примеру, работники смогут:
- подписать трудовые соглашения;
- просмотреть расчетные листки;
- подать заявление на отпуск, отсутствие на работе или любую другую заявку;
- получить налоговый вычет у работодателя;
- запросить справку о доходах, о месте работы;
- проверить количество отпускных дней;
- проинформировать об изменении перс. данных;
- получить ЭП для обмена документами.
По этой теме:
Не возникнет сложностей и с формированием и отслеживанием документов. Процесс создания не займет и пяти минут, а статус отслеживания появляется сразу же после отправки.
Время, которое требуется для оформления нужного заявления или запроса, не превышает двух минут. Функционал в приложении прост и интуитивно понятен. Работники компании будут реже откладывать оформление нужных заявлений, так как в 1С:Кабинет сотрудника это занимает гораздо меньше времени.
КЭДО от 1С для работодателей включает все базовые опции: создание, передачу, обработку и хранение трудовых документов. Но есть и особые функции, которые связаны с возможностями работы в ПО 1С. Бухгалтер сможет выгружать расчетные листки из ЗУП прямо в личные кабинеты сотрудников. А кадровик — получать заявления от служащих в программе кадрового учета и создавать приказы и распоряжения по этим заявлениям, не переходя по разделам 1С.
Справки по запросу сотрудников тоже формируются в одном документе и сразу же выгружаются в ЛК заявителя. По аналогии работают и с приказами: после его создания и регистрации распоряжение выгружается в личный кабинет служащего. А после выгрузки приказов и расчетных листков ответственный исполнитель отслеживает их подписание в электронном виде. В результате снижается риск механических и расчетных ошибок и автоматически ускоряется процесс обработки документов по кадрам.