Командировка во время отпуска: как оформить и оплатить

Можно ли сотрудника из отпуска отправить в командировку

Отправлять работника в командировку во время отпуска строго запрещено, что подтвердил Минтруд в Письме № 14-2/В-726 от 10.09.2019.

Ежегодный оплачиваемый отпуск — это период времени, предоставляемый сотруднику для отдыха и восстановления сил после отработки рабочего периода, а служебная командировка — поездка для выполнения определенных поручений работодателя вне места постоянного проживания сотрудника и нахождения работодателя. Совмещение отпуска и командировки противоречит закону по определению.

В моей практике был случай, когда работник находился в длительной командировке, и его было необходимо направить в ежегодный отпуск. Для этого мы прервали командировку, а затем возобновили ее после окончания отдыха. Аналогичным образом следует поступить, если в период отдыха работника возникла необходимость направить его в срочную командировку. Таким образом, в период отпуска направлять в командировку работника нельзя, но если перед этим отозвать его из отпуска, то оформление командировки не будет нарушением.

Как оформить вызов сотрудника из отпуска и направление в командировку

Чтобы направить сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, в командировку — оформите сначала его отзыв, а затем, используя следующий пошаговый алгоритм действий, направьте его в командировку:

Шаг 1. Свяжитесь с работником и заручитесь его согласием на отзыв из отпуска и последующим направлением в служебную поездку. Если оно получено, то приступайте к оформлению кадровых документов.

Шаг 2. Предоставьте работнику для заполнения заявление (согласие) на отзыв из отпуска.

Шаг 3. На основании заполненного заявления на отзыв издайте приказ об отзыве работника из отпуска (например, как в нашем образце).

Шаг 4. Произведите перерасчет отпускных.

Шаг 5. Внесите актуальные изменения в личную карточку сотрудника и табель учета его рабочего времени.

Шаг 6. Оформите служебную командировку, издав приказ, выплатив суточные, компенсацию на оплату проживания и дорогу до места служебной командировки. Либо самостоятельно оплатите билеты туда и обратно, забронируйте гостиницу за счет средств работодателя и передайте информацию работнику.

Как пересчитать отпускные

По российскому трудовому законодательству работодатель обязан выплатить отпускные сотруднику заблаговременно, не менее чем за 3 дня до начала ежегодного отпуска, в полном объеме. Если по какой-то причине отпуск прерван, то работник обязан возвратить часть отпускных за неиспользованный отпуск. Сделать это возможно одним из следующих способов:

1. Сотрудник самостоятельно вносит оставшуюся часть наличными в кассу компании.
2. Работодатель производит перерасчет и вычитает сумму переплаты из заработной платы сотрудника.
3. Учитывает выплаченные суммы за отпускные, в счет командировочных расходов.

Что делать с неиспользованными днями отпуска

Дни отпуска, оставшиеся у сотрудника после его отзыва, сохраняются, и он вправе взять их в любое время. Что касается оставшихся дней, которые по разным причинам не предоставлены в определенный графиком срок, решение об их предоставлении остается на договоренности между сотрудником и работодателем. Причем отказать в предоставлении дней работодатель вправе только при наличии экстренных ситуаций, связанных с производственным процессом (например, авариями, стихийными бедствиями и прочими подобными ситуациями).

Кадровики, как правило, просят указать в заявлении, на какой период сотрудник желает их перенести, потому что так удобнее контролировать процесс. Но сотрудник вправе использовать их в выбранное им время, по окончании командировки или присоединить к следующему отпускному периоду.

Возмещаем расходы на проезд сотрудника из отпуска в командировку

Командировки предусматривают несколько вариантов оплаты командировочных расходов:

1. Покупка билетов, аренда жилья за счет средств работодателя изначально. Например, секретарь самостоятельно оплачивает и закрывает все необходимые потребности и расходы, связанные с дорогой и проживанием.
2. Этими вопросами работник занимается самостоятельно, а компания по возвращении компенсирует ему все затраченные на это средства.
3. Работодатель выделяет определенную сумму на командировочные расходы, за которую работник обязан отчитаться по возвращении.

С первым вариантом все понятно, а во втором случае, чтобы получить все положенные компенсации, сотруднику необходимо подтвердить эти затраты. Для этого нужно представить работодателю подтверждающие траты документы, такие, как билеты, договор аренды, кассовые чеки, иные платежные квитанции, на которых указана сумма и на что она потрачена. По возвращении работник пишет заявление о возврате суммы за командировочные расходы, приложив к нему подтверждающие траты документы.

В третьем случае работник также собирает расчетно-платежные документы и основания затрат, по возвращении считает, какая сумма получилась, и если она оказалась меньше выданной, то работник возвращает работодателю остаток командировочных. А если сумма превысила лимит, то он также обращается с заявлением о компенсации потраченных в командировке сумм, с приложением подтверждающих документов. Готовит и предоставляет бухгалтерии авансовый отчет.

Часто задаваемые вопросы о направлении сотрудника в командировку во время отпуска