рубрики

Командировочные расходы в 2019 году

Командировочные расходы — это отдельный вид выплат в пользу работников, гарантированный действующим трудовым законодательством. Российские наниматели довольно часто направляют своих подчиненных в служебные поездки. Некоторые виды трат работника в поездке должен оплатить наниматель. Рассмотрим, по каким правилам оплачиваются командировочные расходы в 2019 году.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Законодательная база

Понятие служебной командировки зафиксировано в ст. 166 ТК РФ, оплата суточных осуществляется в соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ. При этом определяются максимальные размеры начислений, не облагаемых НДФЛ. ПП РФ № 749 определяются особенности направления сотрудников в служебные поездки.

Какие поездки сотрудников можно считать командировкой

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается направление работника за пределы предприятия по поручению работодателя для решения производственных вопросов и выполнения служебных заданий. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).

Служебной командировкой нельзя считать:

  • служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель;
  • служебные поездки лиц, постоянная работа которых носит разъездной характер (курьеры, экспедиторы) или осуществляется в пути (так работают проводники, машинисты поездов). Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой;
  • поездку сотрудников, трудящихся на предприятии на условиях ГПХ.

Состав командировочных расходов: что обязаны оплатить

Если сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется. Также за наемным работником сохраняется его должность и рабочее место. Помимо этого, работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда.

Командировочные затраты включают в себя следующие статьи расходов:

  • проезд до пункта назначения и обратно;
  • размещение сотрудника в другом городе (аренда квартиры либо иного жилья, проживание в гостинице);
  • суточные расходы, например, покупка продуктов питания, проезд на городском автобусе, троллейбусе, метро);
  • прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.

Отметим, что на период пребывания в командировке работнику должен быть начислен доход из расчета среднего заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих поездке.

Расчет суточных по России в 2019 году

Наниматель может самостоятельно определить размер компенсации за день служебной поездки. Как правило, это 700 рублей — в случае поездок по территории РФ (с суточных, превышающих эту норму, придется удерживать подоходный налог и считать страховые взносы). Сведения о полагающейся сумме должны быть внесены во внутренние локальные нормативные акты, в том числе в «Положение о командировках».

При выплате суточных учитываются:

  • определенная сумма за каждый день командировки, в том числе за выходные праздники, проведенные в поездке;
  • дни отъезда и возвращения, а также вынужденной задержки.

Аванс на командировочные расходы выдается сотруднику перед отправлением в поездку. Для получения денежных средств потребуется составить специальный документ — заявление на командировочные расходы.

Эти правила актуальны, если командировка длится более суток. Если же работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены. В аналогичной ситуации при направлении за границу суточные должны выплачивать в размере 50 % от соответствующей нормы расходов.

Если вернувшись из одной поездки, работник в этот же день отправляется по заданию начальства в другую, компенсация за этот день будет производиться только по одной из поездок. Но если внутренними нормативными актами организации предусмотрена компенсация сразу по двум поездкам, это не будет считаться нарушением.

При расчете сумм необходимо помнить, что день отъезда — это день отправления транспорта, на котором сотрудник поедет к месту работы. А день прибытия — день возвращения к месту основной работы.

Возможны случаи, когда сотруднику, находящемуся в деловой поездке, не хватило средств, выданных работодателем, и некоторые траты он осуществил за свой счет. По возвращении, чтобы вернуть деньги, ему следует предоставить авансовый отчет с оправдательными документами. На основании отчета работнику будут компенсированы затраты на командировочные расходы.

Примеры расчета

Разберемся, как считать командировочные расходы на конкретных примерах.

Пример № 1.

Сотрудник был направлен в командировку по России на 5 дней. На 12.03.2018 на 10:20 у него куплен билет на поезд, 16 марта в 15:00 он возвращается. Размер ежедневных суточных в организации составляет 700 рублей.

Расчет следующий: 5 дней × 700 руб. = 3500 рублей — суточные.

Пример № 2.

Работник был направлен в служебную поездку на 10 календарных дней, с 5 ноября. Норма суточных, установленных в организации, — 500 рублей в день. Однако билет был приобретен на 04.11.2018 (время выезда 23:50). Обратный билет на поезд был куплен на 15.11.2018 года (время 04:20).

Расчет суточных: 12 дней (с 4 по 16 ноября) × 500 руб. = 6000 рублей.

Пример № 3.

В компании решено командировать специалиста на 8 дней. Норма суточных — 1000 руб. в день. По возвращению был простой из-за поломки транспорта (2 суток).

Расчет: 10 (8 + 2) дней × 1000 руб. = 10 000 рублей.

ВАЖНО!
Так как сумма суточных превышает установленный лимит, следовательно, бухгалтер должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Порядок расчета:

НДФЛ = (10 000 – (10 × 700)) × 13 % = 3000 × 13 % = 390 руб.

Сумма аванса по командировочным расходам на руки = 10 000 – 390 = 9610 руб.

Страховые взносы: (10 000 – (10 × 700)) × 30,2 % = 3000 × 30,2 % = 906 руб.

Суточные расходы при заграничных командировках в 2019 году

Теперь о том, по каким правилам рассчитываются командировочные расходы за границу.

Размер суточных выплат устанавливается работодателем в коллективном договоре или локальном акте. Чаще всего лимит не превышает 2500 рублей. По суточным такого размера платить НДФЛ не придется, а вот с превышения бухгалтеру компании придется рассчитывать НДФЛ и страховые взносы. Такие положения содержит Налоговый кодекс в п. 3 ст. 217.

Дату выезда из России и въезда в страну обратно для загранкомандировки определяют согласно п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

  • для командировок в страны СНГ, для въезда в которые не делают отметки в паспорте, — по проездным документам;
  • для командировок в иностранные государства — по отметкам в загранпаспорте о том, что работник пересек границы.

Нередко перед выездом за границу сотруднику приходится перемещаться по территории РФ. В таком случае суточные выплачиваются по норме для командировок внутри России. А со дня пересечения границы используются нормы для заграничной поездки. День отправления из страны полностью оплачивается в иностранной валюте, а день прибытия в Россию — в рублях.

Какие еще затраты нужно учесть

Учитываются командировочные расходы: счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина № 94н). Бухгалтер компании должен включить в расходы на командировку все затраты работника, подтвержденные документально. Например:

  • стоимость проездных билетов до места назначения и обратно;
  • расходы на топливо;
  • счет за проживание сотрудника в гостинице;
  • различные сборы и услуги;
  • прочие расходы, имеющие строго целевое назначение;
  • с 2019 года — курортный сбор, если сотрудник более чем на сутки отправляется по работе в Крым, Краснодарский край, Ставропольский край, Алтай.

А вот дополнительные траты на личные нужды сотрудника, не одобренные руководством предприятия, не учитываются.

Примеры бухгалтерских проводок по командировочным расходам:

Операция

Дебет

Кредит

Выдан аванс на командировочные расходы

71

51 — на банковский счет сотрудника

50 — выдано из кассы

Утвержден авансовый отчет (оприходованы командировочные расходы)

20 (23, 29, 44)

71

Оформлен возврат излишне выплаченного аванса

50 — в кассу учреждения

51 — на расчетный счет предприятия

71

Перерасход по авансовому отчету выдан работнику

71

51

50

Документальное оформление командировки

Согласно изменениям, внесенным Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для документального оформления необходимы следующие бумаги:

  • приказ, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.;
  • авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением подтверждающих документов.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке теперь не являются обязательными документами. Их можно не оформлять.

Как составить приказ о командировке сотрудника

Как мы отметили выше, распорядительным документом, на основании которого работник направляется в поездку, является приказ. Он составляется в свободной форме или с использованием унифицированного бланка Т-9 (или по форме Т-9а для группы работников).

Скачать

Скачать

В приказе должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • время командировки;
  • цель командировки;
  • служебные задачи;
  • документ, обосновывающий поездку (при наличии).

С приказом направляемый в командировку сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Авансовый отчет

По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет по форме № АО-1.

Скачать

Это первичный документ, который позволяет отчитаться за полученный аванс на командировочные расходы. К отчету необходимо приложить все документы, подтверждающие понесенные траты (чеки, квитанции, билеты, страховки и прочее).

Заполненный бланк работник передает бухгалтеру для проверки. В случае если документ заполнен верно, бухгалтер направляет его на утверждение руководителю. Далее происходит списание произведенных расходов.

Стоит отметить, что работник, вернувшись из служебной поездки, обязан отчитаться за аванс по командировочным расходам в течение трех рабочих дней. Причем работодатель имеет право установить более короткий срок на формирование отчетности.

Не сдать отчетность в бухгалтерию в срок можно только при наличии уважительных причин. Например, если работник по возвращении заболел. В таком случае он должен оформить больничный лист, оповестить своего работодателя и отчитаться по выздоровлению.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как рассчитать среднесписочную численность работников

Расчет среднесписочной численности работников за год — это правила подсчета количества сотрудников на предприятии для дальнейшей передачи данных в ИФНС и Росстат. Узнать, сколько человек в среднем работает в вашей компании, можно, посчитав вручную или с помощью специального сервиса.

Бухгалтерия в кадрах Управление персоналом

19 Сентября 2019 в 18:58

Удержание по исполнительному листу с больничного листа

Если сотрудник болел и предъявил больничный лист, удержания по исполнительному листу производятся? Да. Но только при определенных обстоятельствах. Каких – узнаете в нашей статье.

02 Сентября 2019 в 18:51

Выходное пособие при увольнении

Выходное пособие — это денежная компенсация, которая назначается и выплачивается работнику в ряде случаев при его увольнении. Увольнение с выходным пособием — это ситуация, когда работодатель перечисляет увольняющемуся сотруднику не только зарплату, но и определенную плату за прекращение сотрудничества в качестве отступных. Когда надо платить такие отступные, в каком размере и какие обязанности появляются у работодателя как налогового агента, рассмотрим в статье.

Увольнение Расчеты с персоналом Бухгалтерия в кадрах

31 Августа 2019 в 17:02

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат на поездки, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, установленной Трудовым кодексом РФ, либо по собственной инициативе, когда такая компенсация предусмотрена трудовым или коллективным договором.

Гарантии и компенсации Оплата труда Расчеты с персоналом

06 Мая 2019 в 10:41

Удерживать из зарплаты будут ограниченно

Алиментщикам хотят облегчить жизнь. Удержания из заработной платы производятся работодателями на основании исполнительных листов, где вписан определенный процент либо сумма, которую не нужно отдавать работнику. Чиновники пересматривают правила удержания, что может изменить ситуацию и для компаний, и для работников с долгами, и для кредиторов.

Актуально Расчеты с персоналом

03 Мая 2019 в 11:03

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА