рубрики

Компенсация ГСМ: что это такое

Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, — это возмещение затрат использования личного имущества в служебных целях. Нередко встречается ситуация, когда работники, выполняя свои трудовые обязанности, используют личное имущество. Наиболее часто возникают вопросы о возмещении расходов на использование личного автотранспорта сотрудника, в частности на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Разбираемся, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Компенсация ГСМ — что это

Обязанность возмещения затрат использования личного автомобиля работника закреплена в статье 188 ТК РФ. Работодатель должен выплатить компенсацию за пользование, оплатить износ и расходы, связанные с использованием автомобиля, в том числе на бензин.

Использовать собственное имущество сотрудник должен с ведома и согласия работодателя. Это согласие и размер компенсации, согласованной сторонами, необходимо закрепить письменным соглашением. Наиболее приемлемым в этом случае является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Образец допсоглашения

Работа сотрудника, которому выплачивается компенсация за личный транспорт, должна быть связана с постоянными поездками по заданию руководства, иметь разъездной характер.

Для подтверждения того, что транспорт действительно использовался в интересах организации, сотруднику следует предоставить отчет о поездках. А для подтверждения затрат на ГСМ — чеки автозаправочных станций.

Форма отчета разрабатывается организацией самостоятельно. Бланк документа утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Образец отчета о поездках

Заполним его для нашего примера, учитывая, что в марте сотрудник два раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.

В какой сумме можно установить компенсацию за использование личного автотранспорта

Размер компенсационной выплаты сотруднику за использование в работе личного авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ прямо говорит, что условия о размере и сумме компенсации за использование личного транспорта стороны трудового договора должны согласовать сами в письменной форме. Она должна включать:

  • компенсационные выплаты за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
  • амортизацию транспортного средства;
  • возмещение расходов на ГСМ;
  • затраты на ремонт, который потребовался в результате использования имущества в рабочее время.

По первой и второй позициям целесообразно установить платеж в фиксированном размере. Его размер нужно обговорить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

А затраты на ГСМ и ремонт компенсировать в фактически понесенных объемах. Чтобы подтвердить расходы на ГСМ и ремонт автомобиля, сотруднику нужно предоставить подтверждающие документы. Ими могут служить чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей. Если руководитель согласен с целесообразностью таких затрат, то их тоже нужно возместить сотруднику.

Бухгалтерский и налоговый учет

Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, относится к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника. В бухгалтерском учете расходы признаются полностью и отражаются проводками:

Дебет Кредит Операция
20, 25, 26, 44 73 Компенсация начислена и учтена в расходах
73 50, 51 Выплачено возмещение затрат

В налоговом учете данная компенсационная выплата также признается в расходах, но в пределах норм пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Нормы прописаны в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей в месяц:

  • с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 руб.;
  • свыше 2000 см³ — 1500 руб.

Причем в эту сумму включаются затраты и на ГСМ, и на ремонт, и компенсационные выплаты. Все остальные расходы не принимаются при расчете налога на прибыль. Если для компании важно учесть затраты при исчислении налога на прибыль полностью, то лучше заключить договор аренды транспортного средства.

Для грузового транспорта нормативы не установлены, следовательно, расходы можно признать в полном размере.

НДФЛ и взносы в фонды

Компенсационные выплаты не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Минфин в Письме от 30.04.2015 № 03-04-05/25434 разъясняет, что в главе 23 НК РФ нет положений о нормировании компенсаций за использование личного транспорта. По п. 3 ст. 217, такая выплата в полном объеме не облагается НДФЛ.

Необложение страховыми взносами компенсаций, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, прописано в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Автор: Алла Котова
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Что изменилось в платежках на зарплату в 2020 году

Новые правила заполнения платежек вводятся в действие с 01.06.2020 — их уже установил Центральный банк РФ. И это усложнит работу бухгалтера, формирующего платежные документы на выплаты физическим лицам.

Бухгалтерия в кадрах

03 Апреля 2020 в 11:35

Деньги подотчет: что изменилось в правилах выдачи

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Бухгалтерия в кадрах

04 Марта 2020 в 17:05

Имеют ли право арестовать декретные

Могут ли приставы арестовать декретные выплаты? Да, в некоторых случаях такая ситуация возможна, хотя по закону налагать взыскание на детские деньги приставы не вправе. Этого получится избежать, если предпринять меры, не дожидаясь списания средств.

Больничные Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Расчеты с персоналом

03 Марта 2020 в 14:55

Выплаты при увольнении: расчет, налогообложение, учет

Компенсация отпуска при увольнении облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц по особым правилам. При расторжении трудового договора по разным основаниям начисления могут отличаться, поскольку при окончательном расчете иногда начисляют не только компенсацию за неотгулянные отпуска, но и выходное пособие.

02 Марта 2020 в 16:38

Депонированная зарплата: документальное оформление и бухучет

Депонирование заработной платы — это фиксирование суммы оплаты труда, которая не была выплачена сотрудникам по платежному документу. Если организация выдает деньги через кассу, могут возникнуть обстоятельства, при которых в момент выплаты сотрудник не в состоянии ее получить по причине болезни или командировки. Эту ситуацию важно правильно оформить и отразить в бухгалтерском учете.

Бухгалтерия в кадрах

02 Марта 2020 в 16:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА