рубрики

Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

КонсультантПлюс

Оплата ГСМ — это возмещение расходов на покупку топлива и смазочных материалов в случае использования работником личного транспорта в служебных целях. Но существуют нюансы, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

О чем идет речь

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.

ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:

  • о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
  • обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
  • издержках на покупку топлива и иных материалов;
  • суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.

По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.

Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.

Как оформляют выплаты

Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.

Образец допсоглашения

ВАЖНО!
Работа сотрудника, которому выплачивается компенсация за личный транспорт, обязательно связана с постоянными поездками по заданию руководства, имеет разъездной характер. Это условие прописывают в документах.

Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.

А чтобы подтвердить, что транспорт использовался в интересах организации, от работника требуется отчет о поездках. Форма отчета о поездках разрабатывается организацией самостоятельно, утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Вот образец отчета о поездках для возмещения издержек, учитывая, что в марте сотрудник три раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.

Рекомендуем требовать от работника и заявление на оплату издержек. Поскольку рекомендованных форм нет, его пишут в свободной форме.


Руководителю ООО «Пион»

Воронову А.В.

от менеджера по рекламе

Полетаева С.В.

Заявление

о выплате компенсации и возмещении расходов, понесенных при использовании личного автомобиля в служебных целях

Я, Полетаев Сергей Владимирович, являюсь менеджером по рекламе и, в соответствии с условиями Дополнительного соглашения от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, положениями должностной инструкции от 27.05.2019 № 13, моя работа носит разъездной характер. Для улучшения качества выполняемой работы мной в служебных целях эксплуатируется транспортное средство марки Hyundai Solaris, регистрационный номерной знак А 123 ВС, технический паспорт № 123456 серии 11 11, принадлежащее мне на праве собственности, что подтверждается паспортом транспортного средства.

На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.

Приложение:

  1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.
  2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе путевые листы.
  3. Копии правоустанавливающих документов на автомобиль, ПТС.

2 апреля 2020 г.

Полетаев / Полетаев С.В./

Заявление от работника вкупе с отчетом о поездках, совершенных в прошлом месяце, и чеками станет основанием для издания приказа о компенсации расходов. Составляйте его, используя внутренние требования к такого рода документации.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

(ООО «Пион»)

ПРИКАЗ

г. Санкт-Петербург 03.04.2019 № 08

О возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ,

П Р И К А З Ы В А Ю:

Выплатить менеджеру по рекламе Полетаеву С.В.:

  • компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 5000 (пяти тысяч) рублей за март 2020 г.;
  • расходы на приобретение ГСМ, согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании предоставленных чеков ККТ АЗС и путевых листов.

Основание: дополнительное соглашение от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, заявление Полетаева С.В.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Смирнова Смирнова В.Ф.

03.04.2019

менеджер по рекламе Полетаев Полетаев С.В.

03.04.202

Бухгалтерский и налоговый учет

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Дебет

Кредит

Операция

20, 25, 26, 44

73

Компенсация начислена и учтена в расходах

73

50, 51

Выплачено возмещение издержек

В налоговом учете этот вид возмещения тоже признается в расходах, но в пределах норм пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Нормы прописаны в постановлении правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей в месяц:

  • с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 руб.;
  • свыше 2000 см³ — 1500 руб.

В эту сумму включаются расходы и на покупку ГСМ, и на ремонт, и компенсационные выплаты. Все остальные издержки не принимаются при расчете налога на прибыль. Если для компании важно учесть затраты при исчислении налога на прибыль полностью, рекомендуем заключить договор аренды транспортного средства.

ВАЖНО!
Для грузового транспорта нормативы не установлены, и допускается возмещение расходов в полном размере.

НДФЛ и взносы в фонды с компенсации

Ни страховыми взносами, ни НДФЛ компенсация ГСМ не облагается.

Минфин в письме от 30.04.2015 № 03-04-05/25434 разъясняет, что в главе 23 НК РФ нет положений о нормировании компенсаций за использование личного транспорта. По п. 3 ст. 217, такая выплата в полном объеме не облагается НДФЛ.

Хотя возмещение расходов на ГСМ в зарплате сотрудников учитывают, эту сумму не облагают страховыми взносами. Такая норма прописана в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как ИП перейти с упрощенной на патентную систему налогообложения

Как перейти с УСН на патент для ИП в 2021:

  1. Составить заявку и отправить ее в территориальную ИФНС.
  2. Получить уведомление от инспекции.
  3. Оплатить фиксированный налог.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Законодательство

27 Января 2021 в 12:08

Как отразить декабрьскую зарплату в 6-НДФЛ

Нужно ли включать в 6-НДФЛ зарплату за декабрь, выплаченную в январе, — да, налоговые органы и Минфин дают положительный ответ на этот вопрос.

Актуально Бухгалтерия в кадрах Оплата труда Отчетность Расчеты с персоналом

25 Января 2021 в 14:14

Как подготовить заявление о снятии с учета ЕНВД

Сроки подачи заявления о снятии с ЕНВД — это 5 рабочих дней:

  • с момента прекращения деятельности, облагаемой налогом на вмененный доход;
  • со дня перехода на иную систему налогообложения.

До 01.02.2021 — время для перехода на УСН в связи с упразднением единого налога.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Законодательство

25 Января 2021 в 13:36

Как медику, перенесшему коронавирус, получить страховку

Как получить страховые выплаты медикам, заболевшим коронавирусом:

  1. Обратиться к лечащему врачу.
  2. Сдать анализ на ковид или сделать КТ легких.
  3. Дождаться решения врачебной комиссии.
  4. В случае положительного решения комиссии ФСС переведет деньги на счет.

!Карантин! Больничные Гарантии и компенсации Госслужба

22 Января 2021 в 13:27

Как начислить и уплатить страховые взносы с отпускных

Облагаются ли отпускные страховыми взносами — да, деньги за ежегодный оплачиваемый отдых относятся к доходам сотрудника. С них взимаются сборы в общем порядке. Но не всегда, из этого правила есть ряд исключений.

Бухгалтерия в кадрах Отпуска

19 Января 2021 в 11:23

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА