Компенсация за использование личного имущества сотрудника

Когда положена компенсация за использование имущества работника

В экономической деятельности компании пользуются личным имуществом сотрудников. К такому относятся:

• транспорт;
• компьютерная техника;
• телефоны и т. д.

Выплата компенсации при использовании личного имущества работника не входит в систему оплаты труда, так как оплата происходит не за выполненную работу, а возмещает затраты, которые связаны с исполнением трудовых обязанностей. Отличным примером является пользование личным автомобилем сотрудника с целью поездки в служебную командировку.

Правила возмещения расходов Трудовым кодексом регламентированы в ст. 188. Важным условием является согласие работодателя, которое он выражает в письменной форме. Например, путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору с работником или оформлением отдельного гражданско-правового договора.

Расчет компенсации за использование имущества работника

Рассмотрим пример.

Бухгалтер по заработной плате Клубтэкаева Клара Карловна предоставляет личный компьютер для исполнения трудовой функции, так как компьютер ООО «Clubtk.ru» по техническим характеристикам не подходит для работы с программой 1С. Работодатель заключил с Клубтэкаевой К.К. дополнительное соглашение к трудовому договору на ежемесячную выплату в сумме 5000 рублей.

Чтобы понять, как рассчитать суммы, причитающиеся Клубтэкаевой К.К., обратимся, например, к рекомендации Минфина России (письмо № 03-03-01-04/1/194 от 31.12.2004). В нем сказано, что компенсация использования личного имущества в служебных целях рассчитывается по аналогии с амортизацией основных средств. Оценим:

• стоимость имущества;
• срок полезного использования (с учетом классификации основных средств и амортизационной группы или рекомендаций заводов-изготовителей).

Вернемся к примеру, рыночная стоимость компьютера Клубтэкаевой К.К. равна 60 000 рублей. Он относится ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования от двух до трех лет. Предположим, что компьютер новый и его срок полезного использования составит три года или 36 месяцев. При линейном способе расчета амортизации ежемесячная сумма составит 1666,66 (60 000 / 36). По соглашению ООО «Clubtk.ru» обязано выплатить ежемесячно по 5000 рублей за использование компьютера. В такой ситуации есть вероятность, что при проверке налоговые органы сочтут расходы экономически не обоснованными. Логичнее установить ежемесячную сумму компенсации в размере 1500 рублей.

Обобщим, компания вправе самостоятельно решить: компенсировать затраты в фиксированной сумме или рассчитать значения с помощью формул. Закрепите методику определения сумм компенсации в локальных документах фирмы.

Выплата и оформление компенсации за использование имущества работника

Вот чем оформляется компенсация за использование личного имущества работника:

• дополнительным соглашением к трудовому договору, оформленным в письменной форме;
• иным гражданско-правовым договором.

Примерная форма соглашения выглядит так:

Например, такую позицию поддерживает ФНС России в письме № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018. В договор включите:

• информацию о компании и сотруднике;
• предмет договора (чем пользуется работник в интересах предприятия);
• условия эксплуатации транспортного средства, техники, инструмента и т. д.;
• сумму возмещаемых расходов или сумму вознаграждения физическому лицу;
• срок использования и т. д.

Также снимите копии с документов на имущество. Например, при пользовании транспортным средством работника сделайте копии ПТС, СТС.

Обратите внимания, что суммы компенсационных выплат, размеры которых согласованы в договоре, в связи с использованием личного имущества работника при выполнении им своих трудовых функций не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

При этом компенсировать затраты работодатель обязан и при дистанционной работе (письмо Минфина России № 03-03-06/1/17362 от 12.03.2021, письмо ФНС России № СД-4-11/1705@ от 12.02.2021).

Порядок и сроки выплаты компенсации определяются локальными документами компании или дополнительно заключенным соглашением с сотрудником (ст. 312.6 ТК РФ).

На выплату оформите приказ директора, составьте акт, перечисляйте денежные средства по реквизитам, указанным в договоре или соглашении с работником.

Примерная форма акта:

В учете используйте следующие проводки:

• Дт 26 (44) Кт 73 (70) — начислены суммы компенсации;
• Дт 73 (70) Кт 50 (51) — выплачены денежные средства по соглашению.