Компенсация за питание сотрудников

Порядок денежных выплат взамен бесплатного спецпитания

Обеспечение сотрудников, работающих во вредных условиях труда (определенными СОУТ), молоком или другими пищевыми продуктами регламентировано ст. 222 ТК РФ. Этой же статьей предусмотрена выплата компенсации на продукты питания, если работник напишет заявление о том, что он желает получить деньги вместо еды. Сумма эквивалентна той, которую работодатель потратил бы на организацию спецпитания.

Приложение № 2 к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 16.02.2009 № 45н регламентирует порядок выплаты денежной компенсации взамен бесплатного питания, в соответствии с документом:

1. Работник вправе потребовать замену спецпитания денежной выплатой по письменному заявлению, если это прописано в колдоговоре компании или в трудовом договоре.
2. Сумма компенсирования равна стоимости продуктов, положенных сотруднику.
3. Деньги выплачиваются не реже одного раза в месяц.
4. Точный размер суммы, порядок ее выплаты устанавливает компания, учитывая мнение профсоюза. Это прописывают в ЛНА фирмы или трудовых договорах с работниками.
5. Индексируют компенсацию за горячее питание и другую пищу пропорционально росту цен на продукты в регионе работодателя.

Если в компании нет вредных условий труда, установленных СОУТ, работодатель вправе организовать для работающих бесплатное питание. Делают это несколькими способами:

• открыть на территории организации столовую;
• оплачивать доставку обедов;
• заключить договор с компанией, занимающейся оказанием услуг по обеспечению питанием другие фирмы;
• компенсировать сотрудникам затраты на обеды.

Есть несколько вариантов, как компенсировать затраты на обеды:

• доплата (работодатель перечисляет денежные средства, работник питается в столовой, с которой заключен договор на услуги);
• компенсация (работодатель частично или полностью компенсирует затраты сотрудников на обеды, которые они заказывают, где хотят);
• дотация (работодатель выделяет сотрудникам деньги на питание, обедают работники в столовой, с которой у фирмы заключен договор).

Облагается ли НДФЛ компенсационная выплата

В ст. 20.2 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ разъясняется, облагается ли НДФЛ ежемесячная компенсация питания, — пищевые продукты, получаемые сотрудниками в размере, установленном законом, не облагаются налогом. Та же информация содержится в ст. 217, 422 НК РФ.

Но за бесплатное спецпитание, организованное работодателем за счет собственных средств (оплата доставки бесплатных обедов, заключение договора со сторонней организацией на оказание услуг по обеспечению сотрудников пищей), НДФЛ удерживать необходимо (ст. 210 НК РФ, письмо Минфина России от 30.12.2020 № 02-08-10/116609), так как такое питание обеспечивается компанией по собственной инициативе, а не на основании законодательства.

Стоит учесть, что компенсация расходов на питание работников входит в перечень выплат, относимых к системе оплаты труда, и условия ее начисления должны быть прописаны в одном из ЛНА компании (положение об оплате труда, трудовой договор и т. п.). Письмо ФНС России от 16.05.2018 № БС-4-11/9257@ дает разъяснения о том, что такая компенсация облагается страховыми взносами в общем порядке, так как работодатель компенсирует расходы на обеды на основании ЛНА компании.

Компенсация на питание за нерабочие дни

Положена ли компенсация за питание во время нерабочих недель: в соответствии со ст. 222 ТК РФ, при выполнении отдельных видов работ работникам предоставляется бесплатное спецпитание, но в нерабочее время (например, отпуск) сотрудник освобожден от выполнения трудовых функций, работу он не выполняет, поэтому работодателю не нужно обеспечивать его обедами или компенсировать их стоимость.

Если приемы пищи организованы на работе из собственных средств компании, то порядок обеспечения ими работодателю следует утвердить в ЛНА фирмы. Например, сотрудник согласился и вышел работать в нерабочий день, пообедать он не смог, так как столовая организации в этот день закрыта, но работодатель вправе компенсировать ему стоимость обеда за этот период.