рубрики

Кому нужны регламенты

Регламенты, инструкции, бизнес-процессы — кому они нужны? Нередко несогласованность действий между различными подразделениям заканчивается не только потерей времени, что само по себе может привести к нарушению трудового законодательства, но также служит причиной неправильных действий отдельных работников.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

— Здравствуйте! — в дверях стояла Марина, 2 года назад вышедшая замуж за гражданина Германии и уехавшая к нему, а до этого работавшая в отделе продаж. — Я хотела спросить, могу ли вернуться к вам на работу?

Юлия, начальник отдела кадров, задумалась. Вакансий сейчас не было, но буквально неделю назад обсуждалась возможность выхода на европейский рынок, и самым перспективным направлением была Германия. А Марина как раз знает немецкий в совершенстве и владеет информацией о продукции.

— Сходи в свой отдел, переговори с Андреем.

— А он по-прежнему начальник?!

Вернулась Марина через 40 минут очень довольная.

— Мы обо всем договорились! Когда я могу оформляться?

— Ну, раз договорились и если у тебя при себе документы, можно сейчас.

— Да, все есть!

После ухода Марины Юлия пошла с ее заявлением в отдел продаж — получить визу начальника. После следовало завизировать заявление у коммерческого директора, издать трудовой договор с приказом и отнести документы на подпись генеральному. Увидев в отделе продаж коммерческого, Юлия обрадовалась — не надо будет лишний раз ходить. Однако Ирина Антоновна, едва глянув на заявление, разоралась. Она вообще была единственным человеком в организации, позволяющим себе грубо обращаться с подчиненными. То ли из-за знакомства с директором еще со студенческих времен и высокого уровня профессионализма считала, что ей все позволено, то ли просто из-за плохого характера вкупе с недостатками воспитания.

- Это с каких пор вы, Юлия Александровна, по своему усмотрению решаете, кого принимать в фирму?

- Я, Ирина Антоновна, оформляю бумаги, а решение о найме сотрудников принимают руководители отделов по согласованию с вами, именно для этих целей я принесла заявление вам и Андрею Петровичу.

На «вы» в фирме обращались только к директорам, однако в официальных разговорах сотрудники упоминали не только имена, но и отчества друг друга.

— Да? — Ирина Антоновна была несколько обескуражена и убавила громкость. — А почему вы, Андрей Петрович, собрались принимать нового сотрудника, не согласовав со мной?

— А я пока никого принимать и не собирался.

— Очень хорошо, тогда напишите это на заявлении, — Юлия положила перед Андреем заявление.

Такой оборот ее удивил, но не задавать же вопросы в присутствии коммерческого директора, потом все выяснит.

— А откуда взялось заявление, если вы не собирались никого принимать? — Ирина Антоновна буравила взглядом то Андрея, то Юлию. Последняя рассказала как было дело, начиная от появления бывшей сотрудницы у нее в отделе.

— Да я же ей ничего не обещал! Сказал, что вакансия может открыться недели через две и пообещал позвонить, когда будет определенность, — Андрей даже кивнул на лежащий перед ним ежедневник с записанным номером телефона.

Шпаргалка

Чтобы избежать подобных недоразумений, необходимо очень четко прописать и неукоснительно соблюдать порядок взаимодействия сотрудников в различных ситуациях: приеме не работу, предоставлении отпуска вне графика, неявки работника, премировании или вынесении дисциплинарного взыскания и т. д. Для крупных организаций подобные документы жизненно необходимы, но и в небольших не будут лишними, поскольку позволят сэкономить работникам время и нервы (что не получилось у героев нашей истории).

Называться документ может регламентом, инструкцией, порядком и т. д. и должен содержать в себе предельно конкретные указания для каждой должности: какие действия в какой срок необходимо предпринять в различных ситуациях. Допустимо оформлять его в виде блок-схемы для большей наглядности.

В идеале положения данного документа должны дублироваться в должностных инструкциях (если они используются в организации). Например, в ДИ начальника отдела в разделе «Обязанности» будет присутствовать пункт из регламента:

«В случае неявки сотрудника на работу:

  1. Незамедлительно принять меры для выяснения причин неявки.
  2. Изложить суть инцидента и результаты принятых действий в докладной записке на имя генерального директора.
  3. Передать докладную в отдел кадров.
  4. Совместно с назначенным сотрудником данного отдела составить акт о неявке работника.
  5. Убедившись, что докладная и акт зарегистрированы, подписать акт у свидетелей неявки сотрудника и мер по его розыску.
  6. Вернуть подписанный акт в отдел кадров».

Дальнейшие действия с докладной и актом, прописанные в регламенте, будут включены уже в ДИ начальника отдела кадров.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кадровая служба в организации

Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

Делопроизводство Госслужба

21 Августа 2019 в 17:25

Основы делопроизводства: как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно

Врио — это временно исполняющий обязанности. И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2019 в 16:46

Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2019).

Делопроизводство

10 Февраля 2019 в 09:07

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

07 Февраля 2019 в 10:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА