Кто вправе расписаться и выдать трудовую книжку при увольнении

Кто вправе подписывать и выдавать документы, связанные с работой

ТК РФ и иные подзаконные акты требуют, чтобы при увольнении и передаче документов, связанных с работой, в них стояла подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но четко не указывают, кто это лицо.

Анализ нескольких нормативных актов (ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ, ст. 13 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ) позволяет сделать вывод, что к таким лицам относятся:

• руководитель организации (ИП);
• его представитель, действующий по доверенности, где обязательно прописано, что он вправе заменить подпись директора в трудовой книжке при увольнении собственной подписью;
• назначенный руководителем работник — кадровик, секретарь, бухгалтер, заместитель — кто угодно, у кого имеется необходимый опыт работы и знания.

Учитывая эти правила, запись об увольнении в трудовой книжке удостоверяется либо самим директором, либо его доверенным лицом, либо назначенным сотрудником.

Как передать полномочия

Если в компании отсутствует кадровый специалист, кто подписывает трудовые книжки, если нет кадровика, решает руководитель. Он вправе сделать это самостоятельно с учетом правил ведения документа, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Второй вариант — выпустить приказ, которым назначить конкретного работника (указать должность), который сможет выполнять все обязанности в кадровой сфере.

Еще одна возможность делегировать полномочия — оформить доверенность на сотрудника компании, который сможет подписывать документы, связанные с рабочей деятельностью, и выдавать их сотрудникам. Чтобы не возникло споров, может ли бухгалтер подписать трудовую книжку или секретарь, ответим — может, но при условии, что у него имеются на это полномочия, и они зафиксированы как в доверенности, так и в договоре.

Расписывается ли сам сотрудник в ТК

Часто возникает вопрос, нужна ли подпись работника в трудовой книжке при увольнении или достаточно только данных уполномоченного лица. В прежних правилах оговаривалось, что работник тоже расписывается, чтобы подтвердить факт ознакомления с записями. Но в действующих нормативных актах такая запись не указана как обязательная.

Как заполнить документ при увольнении

Независимо от того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении, необходимо соблюдать определенные правила. Среди них:

• все записи делаются разборчиво;
• обязательно указывать фамилию и имя как лица, сделавшего запись, так и работника (если он тоже расписывается);
• при наличии печати не допускать, чтобы она перекрывала текст.

Пример корректной записи в ТК, сделанной начальником отдела кадров: