Личная карточка Т-2 в 2022 году: ответы на частые вопросы

Большинство кадровиков знают, что личную карточку Т-2 уже разрешено не вести. Кто-то обрадовался: наряду со всё увеличивающимся количеством отчетов возможность не вести хотя бы один документ — уже хорошо.

Кто-то, наоборот, огорчился: все-таки карточка достаточно удобна в работе, да и привыкли к ней уже.

Что же касается работников, которые ведут кадровый учет в организации в дополнение к своим основным обязанностям, то когда они слышат, что карточку Т-2 разрешается уже не вести, то удивляются. Оказывается, многие не отследили эти изменения в законодательстве. Да и у кадровиков тоже возникают вопросы по этому поводу.

В этой статье постараемся ответить на самые частые из них.

Действительно ли можно отказаться от личной карточки Т-2?

Совершенно верно: сейчас ведение личной карточки стало необязательным.

До недавнего времени всего два нормативных документа упоминали о ведении личной карточки — это Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Положение о воинском учёте, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Раздел III Положения о воинском учете говорит, что воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Минобороны России. А Министерство обороны четко указывало на ведение личных карточек Т-2 (приказ Министра Обороны РФ от 18.07.2014 № 495).

Однако 2021 год внес значительные изменения в нормативную базу. Так, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 прекратило действовать с 01.09.2021, а новый Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, не содержит требования дублировать записи в трудовой книжке в личной карточке и знакомить с ними работника под подпись.

В ноябре 2021 года вышел новый приказ Министра Обороны РФ, которым была утверждена новая форма карточки, которую должны использовать работодатели при осуществлении воинского учета (приказ Министра Обороны РФ от 22.11.2021 № 700, вступил в силу с 08.01.2022).

Таким образом, в январе 2022 года окончательно отпала необходимость вести личные карточки Т-2.

Если мы решим отказаться от ведения личных карточек, то что делать с теми карточками, которые уже есть?

Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, работодатель обязан обеспечить сохранность этих документов. Хотя просто уничтожить их нельзя, поскольку в личных карточках содержится информация о трудовой деятельности работника, следовательно, они относятся к архивным документам (п. 3 ст. 3 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Если в компании приняли решение о прекращении ведения личных карточек работников, то следует оформить это таким образом:

1. Издать приказ об отмене ведения личных карточек, указав, с какого числа это решение работодателя вступает в силу.
2. Все имеющиеся личные карточки закрыть, внеся запись: «Ведение личной карточки прекращено с «___» _____ 20___г. Основание: приказ от…№…». Предварительно надо проверить, чтобы по состоянию на дату закрытия все записи были в карточку внесены, причем не только о работе и об отпусках, но и записи, которые фиксируют личную информацию о работнике: ФИО, образование, паспортные данные, адрес и пр.
3. После этого, по аналогии с личными карточками уволенных, закрытые карточки необходимо подготовить к архивному хранению. Срок хранения личных карточек работников, законченных делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет, а после 01.01.2003 — 50 лет (п. 1 и 2 ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ»).

Дело в том, что в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан исполнять условия своих локальных нормативных актов. Если в ЛНА закреплена обязанность вести личные карточки, а по факту это делаться не будет, то ГИТ сможет оштрафовать компанию по основанию, предусмотренному п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Можно ли оставить ведение личных карточек, но не собирать в них подписи работников?

Если организация по каким-то причинам не хочет отказываться от ведения личных карточек, то это ее право. Однако, поскольку сейчас законодательство не требует знакомить работника под подпись с записями о приеме, переводах и увольнении, то отсутствие подписей не станет нарушением. Такое мнение представлено на официальном сайте Роструда.

Можно утвердить собственную форму личной карточки, убрав из существующего бланка все разделы, которые в организации не заполняются (напр., аттестация), и расширив те разделы, на которые обычно не хватает места (напр., сведения об отпусках). Одновременно разрешается убрать реквизит «подпись работника» там, где подпись сейчас не требуется.

Новая форма утверждается приказом работодателя, при этом надо указать, с какого числа будут применяться новые карточки. Разумеется, старые карточки в этом случае переписывать не надо.

Можно ли вести личную карточку только в электронном виде?

Конечно, можно. Запрета на ведение личных карточек, в том числе и в электронном виде, нет. Эту информацию подтверждает Роструд на своем сайте.

Но в этом случае работодатель обязан решить, как поступить с личными карточками на бумажном носителе. Можно прекратить их ведение, подготовив к архивному хранению. Можно оставить в кадровой службе до увольнения работника, просто не внося в них данные. Выбранный вариант необходимо закрепить в соответствующем приказе, которым будете вводить электронное ведение личных карточек.

Если решите оставить бумажную карточку до увольнения работника, но не вести ее, то на последней странице можно сделать запись:

«Внесение записей в личную карточку не производится с «___» ____ 20___ г., в связи с переходом на электронный формат. Основание: приказ от …. № ….»

Таким образом, сейчас работодатель имеет право решить, вести ему личные карточки на работников или нет. А если вести, то в каком виде: в бумажном или электронном. Законом это не регламентировано.