Можно ли оформить два отпуска одним приказом

История

— Татьяна Сергеевна, а как мне правильно поставить номер приказа? Маша из канцелярии берет ежегодный отпуск непосредственно перед декретом, мы с ней уже все даты посчитали.

Перед начальником отдела кадров стояла новая сотрудница, протягивая заявления и больничный лист.

Фирма была большой, отдел кадров состоял из нескольких человек и для предотвращения проблем с нумерацией документов их сначала регистрировали в журнале, а только затем заводили в компьютер. При этом в приказах о предоставлении ежегодного отпуска к порядковому номеру присваивался индекс «о», а в приказах о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком — «д». Вот Юля, решившая оформить два отпуска одним документом, и подошла к начальнице за советом.

— Юлечка, ты не можешь издать один приказ на два отпуска.

— Почему? Нас учили, что можно, специально такая форма разработана.

— Мы можем объединить в один приказ только отпуска с одинаковыми сроками хранения. Приказы о предоставлении ежегодного отпуска хранятся 5 лет, по беременности и родам — 50.

Юля недоуменно хлопала глазами. Похоже, на курсах об этом не говорили.

— Так у нас поэтому номера приказов различаются буквами и хранятся в разных папках? — спросила она после недолгих раздумий.

Татьяна Сергеевна кивнула, и Юля вернулась к столу с журналами — регистрировать два разных приказа, но вскоре опять вернулась.

— Хочу уточнить, правильно ли я поняла. Если у нас приказам присваивается одинаковое буквенное обозначение, их можно объединить в один, если разные — то нельзя?

Получив утвердительный ответ, Юля продолжила работу.

Шпаргалка

Все документы группируются в дела в зависимости от их содержания и сроков хранения. Сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2016 № 403, с изменениями, внесенными Решением Верховного Суда РФ от 04.02.2015 № АКПИ14-1405, а также Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"».

По результатам проверок Минкультуры наиболее распространенной ошибкой работодателей является объединение в одно дело документов с разными сроками хранения.

Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы, за работу во вредных и(или) опасных условиях труда должны храниться 50 лет, прочие — 5.

Также следует учитывать возможности компьютерных программ. Далеко не все из них позволяют увидеть и правильно рассчитать 2 отпуска в одном приказе.