Можно ли оформить сотрудника на работу задним числом

В каких случаях возникает необходимость оформить на работу задним числом

Вот случай из моей практики. Работал человек у одного собственника долгое время, больше 20 лет. Работал официально, по договору, потом названия компаний менялись, сотрудников переводили через увольнение в другие юрлица, человек исправно работал на одном месте. Кадры и бухгалтерия были на аутсорсе, и ввиду человеческого фактора в очередную дату смены названия компании о нем «забыли» или решили официально не проводить. Подошел у него срок оформления пенсии, а оказалось, что последние несколько лет он нигде не работает. Конечно, в таких случаях возникает необходимость в оформлении задним числом.

А другой человек работал неофициально, получал наличными, без оформления, потом у него возникла необходимость в официальном трудоустройстве. Доказательства работы у него есть, поэтому он вправе подать в суд и обязать работодателя принять его официально. В этом случае работодателю следует выбирать меньшее из зол, самому исправить свое нарушение или исправить его по решению суда со всеми проверками, разбирательствами и санкциями. Конечно, такие ситуации возможны только в компаниях, работающих по «серым» схемам, т.е. принимающих сотрудников и официально, и неофициально.

А бывает, что работодатель допустил человека до работы, а тот до кадров не дошел, ходит такой сотрудник, работает, а в зарплату выясняется, что он не проведен нигде официально и сведений о нем нет ни в кадрах, ни в бухгалтерии. К сожалению, и такие ситуации бывают в компаниях, где плохо следят за дисциплиной и соблюдением норм трудового законодательства.

Сроки оформления сотрудника на работу

Статьей 67 ТК РФ определено, что, в случае когда человека допустили до выполнения работы в интересах работодателя и с его ведома (это важный момент), с ним необходимо заключить договор в трехдневный срок с момента его фактического допущения. О возможности оформления человека задним числом в ТК РФ не сказано.

При этом не вся работа подпадает под понятие трудовых отношений. Здесь имеется в виду именно осуществление работы по определённой должности (специальности/квалификации), а не та работа, которую выполняют по ГПХ, где главной целью является результат, а не процесс. Не всегда, конечно, это легко определить, поэтому приведу пример. Если организации требуется человек на выполнение некой разовой, непостоянной работы, такой, как уборка после фуршета или расчистка снега после снегопада, то эта работа относится к выполнению задания по ГПХ. Если же требуется сотрудник для выполнения деятельности, которая необходима организации на постоянной основе, изо дня в день, и от ее выполнения зависит эффективная работа компании (сюда относят такие должности, как инженер, экономист, специалист по охране труда и т.д.), то это будут трудовые отношения, которые необходимо оформить трудовым договором.

Можно ли принять сотрудника задним числом

Если одна из указанных выше ситуаций или подобная произошли в вашей компании, то принять сотрудника задним числом не только можно, но и нужно, поскольку, если не сделать этого добровольно, есть вероятность, что придется сделать это принудительно, соответственно, следует выбрать первый вариант.

Для того чтобы принять сотрудника, необходимо выполнить следующие действия:

1. Попросить его написать заявление о приеме на работу тем числом, с которого предполагалось его принятие.
2. Получить согласие на обработку персональных данных и их распространение.
3. Заключить с ним трудовой договор (тем числом), подписать его у руководителя и у принимаемого лица.
4. Создать приказ о приеме на работу в той программе, где ваша организация ведет кадровый и бухучет.
5. Подписать его также у обеих сторон трудовых правоотношений.
6. Направить отчетность в СФР.
7. Внести коррективы в ранее поданную налоговую отчетность.
8. Внести запись в трудовую книжку принятого лица, взять ее на хранение и отметить в журнале учета таких книжек.
9. Оформить выплаты заработной платы за прошлые периоды надлежащим образом (подписать ведомости за получение денег).
10. Провести инструктажи по охране труда и технике безопасности, подписать все необходимые документы и журналы по ОТ и ТБ.

А если принимать работника потребуется по решению суда, то в приказе о приеме поставьте не дату фактического издания, но срок, с какого сотрудник принят, — дату, с которой лицо приступило к работе. Это выглядит так:

Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно

Риски для работодателя при оформлении сотрудника задним числом

Оформление сотрудника задним числом равносильно признанию в правонарушении, и, когда нарушение всплывет, организация пострадает гораздо больше. Рассмотрим, что влечет для работодателя оформление сотрудника задним числом.

1. Самое неприятное — внимание со стороны контролирующих органов, особенно налоговой инспекции. Увидев исправления в отчете, налоговая заинтересуется причинами и проведет проверку, чтобы установить причину недоплаты по налогам за тот период, а затем выпишет штраф. Если налоговая установит это самостоятельно или по решению суда, то взыщет и недоимку, и пени, помимо штрафа.
2. При выявлении нарушений в отчетности, СФР направляет информацию в трудовую инспекцию, которая теперь имеет полномочия штрафовать за нарушение срока. За не вовремя сданный ЕФС-1 к штрафу привлекут ответственное должностное лицо на сумму от 300 до 500 руб. за каждого принятого или уволенного.
3. А вот трудовая инспекция заинтересуется этим случаем, если работник или иное лицо, которому стало известно о нарушении, напишет письмо в инспекцию (например, налоговая в рамках взаимодействия между двумя контрольно-надзорными ведомствами) либо если этот факт выявят в ходе плановой проверки. Но велика вероятность, если туда поступит решение суда о необходимости оформления сотрудника задним числом. В любом случае штрафные санкции за такое нарушение определены ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.