Можно ли подписывать документы по ЭДО задним числом

НПА, правила подписания документов по ЭДО

Первым и основным НПА, который регулирует вопросы использования электронной подписи (ЭП) и электронного документооборота (ЭДО), является Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он определяет понятие ЭП, ее виды, порядок использования и признания действительности. Кроме того, он устанавливает требования к сертификатам ключей проверки ЭП и регламентирует процедуры их выдачи и аннулирования.

Другим важным НПА, касающимся вопросов ЭДО, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 кодекса указывает, что есть возможность заключения договора путем обмена документацией, подписанной ЭП, с помощью сети Интернет. Это означает, что электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, подписанный собственноручно.

Кроме того, существуют другие НПА, которые регулируют отдельные аспекты использования ЭДО. Например, Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает общие принципы работы с информацией и защиты персональных данных при использовании ЭДО.

При подписании документов по ЭДО следует учитывать следующие правила:

• документ подписывается УКЭП. Квалифицированная электронная подпись является наиболее защищенной и признается всеми организациями и государственными органами;
• подпись должна соответствовать требованиям закона и быть действующей на момент подписания. Проверяется действительность ЭП через специальные сервисы или программы. Например, с помощью портала Госуслуги;
• подпись ставится уполномоченным лицом. Это означает, что подписывающее лицо должно иметь соответствующие полномочия и вправе действовать от имени организации.

Общие принципы работы ЭДО: откуда берется дата и время

Дата и время подписания определяются автоматически системой ЭДО. Обычно это происходит в момент отправки и формирования подписи, то есть это фактическое время нажатия кнопки «Подписать». Дата и время фиксируются и сохраняются в ЭП и в протоколе к ней и являются неотъемлемой частью подписанного документа. Изменить подпись и проставить дату подписания задним числом без нарушения целостности ее кода невозможно.

Дата подписания имеет большое значение, поскольку позволяет точно определить момент, когда поставлена подпись. Это особенно важно в случае споров или конфликтов между сторонами.

Если возникнет спор относительно содержания документа, время подписания поможет установить, кто и когда его подписал. И это ключевое доказательство в судебном процессе или при разрешении претензий.

Кроме того, число подписания используется для определения сроков исполнения обязательств, указанных в документации.

Например, если в договоре указано, что оплата должна быть произведена в течение 30 дней с момента подписания, дата позволит точно определить последний срок оплаты.

В своей работе руководителем кадрового делопроизводства я пользовалась электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) и могла подписывать некоторые кадровые документы. На меня оформлялась унифицированная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), и она позволяла подписывать заявления, отчеты или графики работ.

На каждом мною подписанном отчете проставлялся специальный штамп, на котором указывалась моя фамилия, имя и отчество, дата и время подписания и специализированный цифровой код. Так вот при каждом изменении графика или отчета необходимо было снова формировать ЭП и каждый раз проставлялись новые дата и время, так как она ставится в реальном, текущем времени. Дата самого графика оформлялась той, которая была необходима, но ЭП поставить задним числом не представлялось возможным.

Если все же возникает необходимость проставить подпись задним числом, потребуется использовать бумажную версию документа.

Можно ли подписывать документы по ЭДО задним числом

Вопрос, возможно ли подписывать документы по ЭДО задним числом, часто возникает у пользователей ЭДО.
Ответ на этот вопрос однозначный: нет, нельзя.

Согласно действующему законодательству, дата и время подписи должны соответствовать реальному времени. Любые попытки изменить число считаются нарушением закона и повлекут за собой юридические последствия.

Например, представитель компании предоставит в суд заявление работника об увольнении, в котором дата проставлена задним числом. Суд вправе назначить экспертизу, и если она докажет, что подпись сфальсифицирована, то должностному лицу грозит ответственность по ст. 292 УК РФ «Служебный подлог» с соответствующим наказанием.

Подписание документов задним числом может привести к серьезным проблемам, потере доверия со стороны партнеров и клиентов, возможным юридическим последствиям.