Можно ли сформировать чек задним числом
Заманчиво, не правда ли? Забыл вовремя пробить чек, не беда — оформил, когда вспомнил, но датой совершения операции. Мечта! Однако, закон 54-ФЗ, основной документ, регулирующий применение ККТ, такие мечты не поддерживает. Что же делать в случае ошибки? Мы расскажем.
В каких случаях может потребоваться сделать чеки задним числом
Каких только методов честного приема денег от населения не предоставляют современные технологии. Помимо старых добрых наличных, это и платежные карты, и электронные кошельки, оплата через СБП или по QR-коду. Оформить фискальный документ (ФД) при расчетах с физическим лицом продавец обязан в любом случае.
Но даже самый законопослушный предприниматель, искренне озабоченный неукоснительным соблюдением всех норм закона 54-ФЗ, порой сталкивается с ситуацией, когда фискальный документ в кассе своевременно не оформлен.
При наличных расчетах проблем с формированием ФД, как правило, не возникает. А вот при расчетах по безналу случаются казусы:
- кассир не видит платежи, поступающие на расчетный счет, например, по СБП. В отсутствие должного контроля со стороны администрации или бухгалтерии чек по кассе не оформляется ни числом совершения операции, ни следующим рабочим днем;
- кассир выдал покупателю слип платежного терминала, а фискальный документ не оформил. Забыл.
Есть и иные ситуации.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать, если чек пробили ошибочно. Используйте эти инструкции бесплатно.
Можно ли пробить чек задним числом
Очевидно, что законодательство о применении ККТ не содержит такого понятия как «заднее число». Зато содержит самые четкие указания на момент формирования чеков ККТ (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ): получатель платежа обязан выдать ФД при осуществлении расчета. То есть буквально в момент получения оплаты от покупателя.
В случае поступления безналичной оплаты от физических лиц сформировать фискальный документ по кассе следует не позднее следующего рабочего дня (п. 5.4 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).
Все. Никакого заднего числа.
При наличии технической возможности, чек направляется покупателю в электронном виде. Для этого покупатель до момента расчета сообщает кассиру номер телефона или адрес электронной почты, на который надо отправить ФД (или БСО).
Как пробить чек задним числом
Мы уже выяснили, что задним числом ФД можно пробить примерно никак. Современные кассы передают сведения о каждой операции в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД) в режиме онлайн, какое уж тут заднее число. Надеемся, что пытаться исправлять свои ошибки непосредственно в базе ФНС никому не придет в голову.
Как же действовать в случае обнаружения ошибки при работе с кассой? Выход, как всегда, имеется. Разберем самые распространенные ситуации.
- Пропустили и это число, не важно, почему. В какой-то момент, например, при расчете авансового платежа при применении УСН, бухгалтер продавца осознал, что сумма, поступившая на расчетный счет по эквайрингу, превышает пробитую по кассе сумму безналичных платежей. Если не было какого-либо ошибочного зачисления, такая ситуация означает одно — не все операции эквайринга отражены по кассе. Это, безусловно, ошибка, но не катастрофа. Придется проанализировать поступления за каждое число периода, выявить каждое не оформленное чеком поступление.
- В кассе поступление отражено как наличный платеж, в то время как оплата произведена безналично.
- Фискальный документ по кассе не оформлен вовсе.
Такие ошибки необходимо исправить, сформировав чек коррекции. Нет, не задним числом, этого современные кассы не позволяют. Чек коррекции формируется датой обнаружения ошибки. Через оператора ФД он попадет в ФНС.
Правила оформления чека коррекции указаны в письме ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@. В нем подробно рассмотрены особенности формирования коррекционных ФД при использовании различных форматов фискальных документов: ФФД 1:1, 1:0 и 1:05.
Чек коррекции в формате 1:05 имеет особенности — он не содержит исчерпывающей информации для установления события нарушения, поскольку имеет неполный состав необходимых реквизитов. Если обнаружено несколько операций, по которым ранее фискальный документ не сформирован, то в формате 1:05 коррекция оформляется сразу на всю сумму ошибки. В этой ситуации, чтобы избежать административной ответственности, необходимо направить в ФНС сообщение в произвольной форме, поясняющее причину возникновения ошибки и сведения (в том числе обязательно дату) о ее исправлении.
Штрафных санкций за неприменение кассы не последует, если предприятие (ИП):
- самостоятельно выявило ошибку, исправило ее и сообщило о ней до того, как факт неприменения ККТ стал известен ФНС;
- предоставленные документы (чек коррекции, пояснения и т. п.) позволяют точно идентифицировать расчет, в отношении которого произведена корректировка по кассе.
