Надо ли сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ

Отмена формы СЗВ-СТАЖ с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.

По форме СЗВ-СТАЖ последний раз отчитываемся за 2022 год по привычным правилам. Срок — до 1 марта 2023 года. После этого СЗВ-СТАЖ сдавать не нужно. Данные подавайте в составе ЕФС-1.

В каких случаях сдают отчет

Нулевую отчетность считают в двух случаях: если нет сотрудников и если нет деятельности. Возникает вопрос, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если не было сотрудников и деятельности, — да, сдавать обязательно. Отчет предполагает подачу сведений обо всех трудящихся, работавших и накопивших трудовой стаж в течение года, независимо от количества отработанных дней и заработанных выплат. В такой ситуации есть вероятность, что у гражданина отразятся периоды, которые не зачтутся в стаж. Но ПФР распределяет стаж по лицевым счетам физических лиц для расчета в будущем пенсий, даже если нет доходов и взносов.

По количеству сотрудников отчет не может быть нулевым. В него следует включить:

• работников, принятых по трудовому договору;
• наемных сотрудников по гражданско-правовому договору, договору услуг, авторскому договору и др.;
• сотрудников, не оформленных соответствующим образом, но выполняющих трудовую деятельность.

К примеру, особая ситуация, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если не было кадров, кроме директора (единственного учредителя), — да, даже если он не оформлен по трудовому договору и не получает выплаты по заработной плате, он приравнивается к сотрудникам. Свою позицию Пенсионный фонд России выразил в обращении к работодателям от 29.03.2018 № Л4-08-24/5721, ссылаясь на письмо Минтруда № 17-4/10/В-1846 от 16.03.2018.

Обязательны для включения в отчет работники, уволенные в течение года, ушедшие в декрет и отпуск по уходу за ребенком. Информация об уволенных подается в конце года в одной отчетности с работающими, независимо от даты увольнения. Исключение — граждане, вышедшие на пенсию. На них необходимо подать форму не позднее 3 календарных дней с даты получения заявления о предоставлении индивидуальных сведений.

Надо ли сдавать отчет, если нет работников

Небольшие организации, представленные индивидуальным предпринимателем или самозанятым, часто не имеют наемных работников. В такой ситуации есть однозначный ответ, нужно ли сдавать СТАЖ, если нет наемных работников у ИП, — нет, такого обязательства у бизнесменов без наемного труда не возникает. Небольшие торговые лавочки, адвокатские кабинеты, парикмахерские и другие точки бытового обслуживания населения содержат сами ИП. Самозанятые и работающие индивидуальные предприниматели без сотрудников за себя нулевой отчет сдавать не обязаны. Стаж самозанятого подтверждается оплатой страховых взносов и отсчитывается с момента регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя до даты снятия его с учета в ФНС.

Если не ведется деятельность

Другой вопрос: за отрезок времени, когда компания не работала из-за простоя, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если никто не работал, — да, но заполнить документ при отсутствии деятельности следует не только на директора, но и на всех сотрудников, которые входили в штат. В графе 11 указываем специальные коды. Если в связи с реорганизацией предприятия работников отправили в неоплачиваемый отпуск, пишем НЕОПЛ.

В законе нет четкого указания, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ за 2022 год, если нет работников, при ликвидации компании, но если ранее организация отчитывалась перед Пенсионным фондом, то отправить отчет придется.

В таких случаях:

• при ликвидации организации или реорганизации нулевой отчет подается в течение месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса или передаточного акта на всех работавших в течение календарного года;
• при работе по гражданско-правовому договору СЗВ-СТАЖ при отсутствии деятельности со стороны подрядчика заполняется с проставлением кода НЕОПЛ.

Позиция госорганов аналогична и по вопросу, надо ли ООО подавать СЗВ-СТАЖ при отсутствии работников, если предприятие не вело деятельность по разным причинам (например, из-за модернизации или реконструкции помещения), — да, если в компании все равно числятся работники.

Пример заполнения нулевой отчетности

Для заполнения используют форму персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ, утвержденную Постановлением правления ПФР № 507п от 06.12.2018. В ней указывают личную информацию о застрахованных лицах, их сроки работы в отчетном году, начисления зарплаты и страховых взносов.

Рассмотрим пример, как заполнять СЗВ-СТАЖ при отсутствии работника, например, если он ушел в отпуск по уходу за ребенком. Подают эту информацию по итогам года в одной отчетности с работавшими.

Например, Клубтэкаева К.К. находилась в отпуске по уходу за ребенком с полутора до 3 лет с 01.01.2022 до 19.11.2022. Затем, 20 ноября, сотрудница вышла на работу и, проработав до конца месяца, ушла в неоплачиваемый отпуск на 4 дня. В примере показано, как заполнить нулевую СЗВ-СТАЖ для работника, вернувшегося после долгого отсутствия.

Заполняем сведения о страхователе: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП организации и наименование в сокращении.

В правом верхнем углу отмечаем «Х» тип сведений:

• исходная, если подаем впервые за этот отчетный отрезок времени;
• дополняющая, если что-то не учли в исходной;
• назначение пенсии, если заполняем на сотрудника, выходящего на пенсию.

Далее вносим данные сотрудника, на которого подаем нулевой СТАЖ: Ф.И.О., продолжительность работы и нерабочие периоды. В нашем примере с января до 19 ноября сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, за это время в графах «Исчисление страхового стажа», «Дополнительные сведения» проставляем код «ДЛДЕТИ». Период с 20.11.2022 по 30.11.2022 — рабочий, оставляем без пояснений. С 1 декабря по 4 декабря — отпуск без сохранения заработной платы, поясняем кодом «НЕОПЛ». Аналогично заполняем все кадровые отклонения до конца календарного года.

При подаче отчета не забудьте приложить сопроводительную ведомость ОДВ-1. Для отправки отчетность подписываем у руководителя и закрепляем печатью. В бумажном виде сдать СЗВ-СТАЖ вправе организации, в которых численность персонала не превышает 10 человек. При подаче в электронном виде используется цифровая квалифицированная подпись.

Штраф за несдачу нулевой отчетности

За несдачу нулевого отчета, не вовремя предоставленные, неполные или искаженные данные грозит штраф, и надо ли сдавать нулевую СЗВ-СТАЖ, если нет работников, сомнений не вызывает. Сдать его необходимо вовремя, чтобы избежать штрафа в размере 500 рублей (п. 2 ст. 8, п. 2.1, 2.2 ст. 11, ч. 3 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). А если организация с численностью работников 10 и более человек предоставит нулевой отчет на бумажном носителе, то ее оштрафуют еще на 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).