Налогообложение аванса умершего сотрудника
Работодателю предоставили свидетельство о смерти сотрудника — незаурядная ситуация. Следует действовать четко, со знанием дела! Увольнение, выплаты родственникам, НДФЛ с аванса умершего, отчетность... И это еще не все, что предстоит решить.
Алгоритм действий работодателя в случае смерти сотрудника
Если подходить формально, то следует осуществить следующие мероприятия:
Шаг 1. На основании свидетельства о смерти издается приказ об увольнении.
Дата увольнения — это дата смерти. Дата приказа — это дата, когда предоставлены подтверждающие документы.
Шаг 2. Внести приказ и сделать соответствующие записи в личную карточку Т-2.
Шаг 3. Регистрация записи в трудовой книжке с последующей отправкой отчетности в Социальный фонд России.
С начала 2023 года сведения о трудовой деятельности направляются по форме ЕФС-1, утвержденной Постановлением правления ПФР 31.10.2022 № 245п. Заполняем титульный лист, подраздел 1 раздела 1, подраздел 1.1 подраздела 1 и передаем в фонд не позднее следующего рабочего дня.
Если у работника была бумажная трудовая, то в нее вносится запись об увольнении. Заполненный подписанный документ отдается родственнику умершего, который предоставил свидетельство.
Шаг 4. Произвести окончательный расчет родственникам в связи с увольнением по причине смерти и прочие выплаты, связанные с потерей члена семьи.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как выплатить зарплату умершего работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Выплаты родственникам сотрудника
Родственники умершего коллеги получат суммы, которые полагались бы самому сотруднику при увольнении:
- заработная плата;
- оплата по больничному листу (при его наличии);
- компенсация за неиспользованные дни отпуска;
- премия;
- доплаты и надбавки.
Работодатель, по своему решению или в соответствии с локальным актом, принятом в организации, выплачивает материальную помощь родственникам. Если лицо, похоронившее сотрудника, обратилось с заявлением на выплату пособия на погребение, работодатель обязан предоставить его с дальнейшим возмещением средств из Социального фонда.
Часто родственники не знают о возможности получения денежных средств. Человеческий долг работодателя — проинформировать, помочь подготовить пакет необходимых документов и произвести перечисление положенных сумм не позднее недельного срока.
Пакет документов включает:
- свидетельство, выданное органами ЗАГС;
- заявление;
- паспорт заявителя;
- документ о родстве с усопшим (не обязательно);
- платежные документы на похороны.
Аванс умершего сотрудника и НДФЛ
Доходы физического лица облагаются налогом — это не секрет. Если коллега умер, как облагать его доход? Смерть является законным основанием для прекращения обязанностей по уплате налога, согласно пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ.
С 2023 года НДФЛ удерживается работодателем при каждой выплате физлицу. Аванс — это заработная плата за первую половину месяца. Работник получил аванс, работодатель удержал НДФЛ.
Пример.
В организации дни получения зарплаты — 10-ое и 25-ое числа месяца. Зарплата лица составляет 40 000 рублей. Аванс рассчитывается, исходя из фактически отработанного времени. В феврале дата зарплаты за первую половину месяца приходится на выходной день, поэтому бухгалтер произвела перечисление сумм всему трудовому коллективу накануне праздничных и выходных дней — 22.02.2023. Фактически в первой половине месяца сотрудник отработал 11 рабочих дней.
40 000 руб. / 18 раб. дн. × 11 раб. дн. = 24 444 руб., удержан НДФЛ с аванса умершего сотрудника 13% в сумме 3178 руб., который следует запланировать к перечислению не позднее 28.02.2023. В понедельник 27 февраля родственники предоставили свидетельство о смерти, датируемое 26.02.2023. Аванс выплачен, и налог удержан правомерно: в этот период факт смерти не подтвержден, обязанность по уплате налога не прекращена.
Пример.
Дата в свидетельстве — 10.02.2023, документы предоставлены 27.02.2023. Бухгалтер 22 февраля перечислила умершему зарплату за первую половину месяца и удержала налог с доходов, не зная о том, что коллега умер. В этом случае НДФЛ удержан неправомерно.
