Налогообложение компенсации за разъездной характер работы
Нестыковки в трудовом и налоговом законодательстве вынуждают работодателей искать ответы на многие свои вопросы в арбитражной практике. К одной из таких проблем относится налогообложение компенсации за разъездной характер работы в 2024 году (включая суточные).
Какие выплаты предусмотрены при разъездном характере работы
Статьей 129 Трудового кодекса РФ определяется, что зарплата работника является составной: большая часть ее — это вознаграждение за труд, а дополнительные суммы — в виде компенсационных и стимулирующих выплат. Это определение можно представить в виде следующей расчетной формулы:

В основном, компенсационные выплаты предназначены для тех работников, кто трудится в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ). Несомненно, что этим требованиям соответствует труд водителей, экспедиторов и иных лиц, напрямую связанный с поездками, разъездами (работа, осуществляемая в пути).
Более подробно виды компенсаций на возмещение затрат, связанных со служебными поездками сотрудников, чья основная работа имеет разъездной характер, поименованы в ст. 168.1 ТК РФ:
- расходы по найму жилья;
- дополнительные затраты, к которым принуждает нахождение вне места постоянного проживания (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, возникающие в поездке (иногда непредвиденные), оплачиваемые работниками с санкции работодателя.
Исходя из анализа норм трудового законодательства, можно заключить, что выплаты на покрытие затрат, возникающих в рассматриваемых поездках, делятся на две категории:
- доплата (надбавка) к зарплате за разъездной характер работы (по смыслу норм ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ);
- компенсация затрат (включая суточные), оплаченных работником в связи с разъездным характером работы (по смыслу норм ст. 164 ТК РФ, ст. 168.1 ТК РФ).
Подобное разделение приводит к проблемам с обложением компенсаций страховыми взносами и НДФЛ, т. к. не всегда удается точно определить, относятся ли они к оплате труда (т. е. подлежат налогообложению) или это возмещение расходов работника (т. е. освобождены от налогообложения). Исключение составляет лишь выплата суточных (см. ниже).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформляется компенсация за разъездной характер работы. Используйте эти инструкции бесплатно.
Налогообложение компенсации за разъездной характер работы
При рассмотрении особенностей труда, связанных со служебными поездками при разъездном характере работы, выделяется одна — основная: сотрудник должен ежедневно тратить деньги на оплату питания, жилья, связи, на иные нужды. При этом у работодателя, которого закон обязывает компенсировать эти расходы, возникают две возможности:
- возместить затраты на основании оправдательных документов, прикладываемых работником к авансовому отчету (суточные — по норме, утвержденной в ЛНА);
- установить надбавку (доплату) к зарплате работника в виде постоянной лимитированной суммы.
Во втором случае, казалось бы, у работодателя меньше проблем с компенсациями: и работник доволен, и требования ТК РФ исполняются. Однако, возникает проблема с налогообложением.
Позиция фискальных органов по начислению НДФЛ и страховых взносов с компенсаций за разъездной характер работы за долгое время не изменилась. Она звучит так: если в ЛНА работодателя или в трудовом договоре с работником зафиксировано, что работа выполняется в пути, обладает подвижным или разъездным характером, то суммы денежного покрытия оплаченных в поездке затрат не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Но выдвигается обязательное требование: лишь при предъявлении работником документов, доказывающих осуществление этих расходов (а для суточных — соответствие норме, утвержденной в ЛНА).
Текущая арбитражная практика показывает, что суд может как признать правоту Минфина и ФНС, так и счесть требование документального удостоверения затрат несущественным. Так, Постановлением АС Северо-Западного округа от 05.09.2023 по делу № А21-14871/2022 признано, что в случае, когда:
- документы, удостоверяющие расходы, отсутствуют;
- выплаты производятся в рамках трудовых отношений за каждый рабочий день;
- выплаты являются систематическими;
- в ЛНА не установлено, какие именно расходы возмещаются;
- помимо компенсации, работникам отдельно оплачивается проезд и проживание, —
выплачиваемые суммы являются доплатой к зарплате за особые условия труда и поэтому должны облагаться страховыми взносами.
Однако в аналогичной ситуации, рассмотренной в определении ВС РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616, суды трех инстанций установили, что произведенные работодателем компенсационные выплаты:
- производятся вне зависимости от трудового результата;
- по своему смыслу и содержанию не являются оплатой труда, а выступают в качестве компенсации, возмещающей дополнительные затраты водителей, постоянная работа которых имеет разъездной характер.
После чего все суды, включая ВС РФ, пришли к выводу об отсутствии основания для начисления страховых взносов с сумм спорных выплат!
Налогообложение суточных при разъездном характере работы
В 2024 году суточные при разъездном характере работы, выдаваемые работнику во исполнение норм ст. 168.1 ТК РФ, с учетом, что их величина зафиксирована в ЛНА работодателя (например, в положении о компенсационных выплатах), не могут облагаться страховыми взносами и НДФЛ.
В рассматриваемых обстоятельствах позиции фискальной и судебной инстанций по обложению суточных в связи с разъездным характером работы совпадают. Тем не менее, Минфин требует, чтобы размер суточных при разъездном характере работы был подтвержден экономически, с учетом оценки осуществляемых затрат и наличия прочих гарантий работникам.