Club
Нормативная база
Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.
Сроки хранения документов устанавливают:
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел.
1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
2. В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.
Сроки хранения
В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.
|
Продолжительность нахождения в архиве компании |
Наименование документов |
|
1 г. |
Данные лиц, не принятых на работу |
|
3 г. |
|
|
Записи о трудовой дисциплине |
|
|
5 л. |
Акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
|
Выписки по улучшению условий и охраны труда |
|
|
Документы по технике безопасности и ее соблюдению |
|
|
50 лет, если не были востребованы |
Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
|
75 л. |
Характеристики и личные карточки сотрудников |
|
Трудовые договоры, ЭПК* |
|
|
Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
|
|
Личные дела руководителей, ЭПК |
|
|
Постоянно |
|
|
* ЭПК — документы, которые после истечения срока хранения отбирают для постоянного хранения. ДМН — до минования надобности, но не менее года. |
|
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов.
|
Таблица сроков хранения документов в организации в 2020 году |
||
|---|---|---|
|
Постоянное хранение |
||
|
П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ |
||
|
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) |
||
|
Приказы по основной деятельности |
||
|
Длительное хранение |
||
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
75 л. |
|
|
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
75 л. |
|
|
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
75 л. |
|
|
Ч. 3 ст. 91 ТК РФ |
|
|
|
Трудовые договоры, соглашения к ним |
75 л. |
|
|
Ограниченный срок хранения |
||
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий |
10 л. |
|
|
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков |
5 л. |
|
|
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда |
5 л. |
|
|
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников |
5 л. |
|
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
5 л. |
|
|
Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.) |
Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000 |
75 л. |
|
Приказы о командировании, о дежурствах |
5 л. |
|
|
Приказы о дисциплинарных взысканиях |
3 г. |
|
|
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
5 л. |
|
|
1 г. |
||
|
3 г. |
||
|
Ч. 4 ст. 189 ТК РФ |
1 г. |
|
|
Перечень профессий с вредными условиями труда |
ДЗН (до замены новыми) |
|
|
Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции |
|
5 л. |
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Административная ответственность
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.
Судебная практика
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25 КоАП РФ, в которой штрафы на порядок выше и достигают в некоторых случаях 300 000 рублей.
