100 0

Номенклатура дел в 2022 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Делопроизводство Архивное хранение

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, какой срок хранения у того или иного документа, образующегося в процессе деятельности организации. Выясним, могут ли компанию наказать за нарушение правил сохранности документации и каких размеров достигают штрафы. 

Содержание

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Федеральный закон «О внесении изменения в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 15.10.2020 № 341-ФЗ содержит санкции за неправильное хранение архивной документации.

Нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативное регулирование

Порядок комплектования дел и сроки хранения документов со ссылками в номенклатуре дел бухгалтерии и иной документации компании определяет архивное законодательство:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
  4. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, утвердивший Перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (далее — Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
ВАЖНО!
18.02.2020 Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился Перечень, утвержденный Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Пример:

Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 — задачи, решаемые экспертной комиссией.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива от 07.09.2018 № 108.

При установлении времени иногда используются пометки, выясним, что они обозначают:

  • расшифровка ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, документация с данной отметкой может быть выделена на постоянное хранение в зависимости от ее ценности;
  • расшифровка ДЗН в номенклатуре дел — это означает «до замены новыми», то есть документацию хранят до тех пор, пока ее не заменят новой;
  • расшифровка срока хранения ДМН — это значит хранение «до минования надобности».

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО!
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, то выбор делают в пользу большего.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2022 году

Постоянное

Положение о защите персональных данных

П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

75

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75

Табели учета рабочего времени

Ч. 3 ст. 91 ТК РФ

  • 5;
  • при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

10

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

п. 434 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236

75

Приказы о командировании, о дежурствах

5

Приказы о дисциплинарных взысканиях

3

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5

Журналы учета рабочего времени

1

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

3

Правила внутреннего трудового распорядка

Ч. 4 ст. 189 ТК РФ

1

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

5

Видим, что в соответствии с перечнем кадровые бумаги не имеют пометки «до минования надобности».

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2022 году
Наименование Статья Перечня Срок действия в номенклатуре дел
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 301 50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 12 5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества 29 Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 224 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту. Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним 11 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

Ниже представлена таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации.

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2022 году
Наименование Статья Перечня Срок хранения
Годовые отчеты 269 Постоянно
Квартальные отчеты 269

5 лет.

При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянно
Месячные отчеты 269

1 год,

при условии что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно
Акты аудиторских проверок 287

5 лет

  • кроме актов по годовой отчетности;
  • акты по годовой хранятся постоянно
Документы учетной политики 268

5 лет.

Отсчет срока начинают с первого дня действия новых

Любая первичка, в частности:

  • переписка с контрагентами по поводу контрактов;
  • чеки и квитанции;
  • банковская и кассовая;
  • акты на списание имущества, ТМЦ;
  • кассовые ордера;
  • накладные и т.д.
278

5 лет.

Отсчет срока начинается с момента окончания отчетного года

Регистры бухучета, в том числе:

  • журналы операций;
  • учетные карточки и книги учета;
  • главная книга
277

5 лет,

если проводилась ревизия
Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности 267

5 лет

с момента погашения долга
Информация о недостачах, растратах, кражах 277

10 лет

  • с момента погашения долга, если он закрыт;
  • если идет суд, то до вынесения решения
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат 295

Не менее 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов:

  • 50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Выше указано, что что ДМН в номенклатуре — это «до минования надобности». Что касается бухгалтерских бумаг по учету и отчетности, в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, они не встречаются.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации. Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

100
Комментарии
  • 2019-02-05 06:51:52
    Здравствуйте.В первой таблице указан срок хранения 1 год для журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля) .В Перечне управленческих архивных документов п.7.1 ст.586 указан срок хранения 5 лет.Объясните,пожалуйста,про ваш пункт в таблице.
  • 2019-02-05 09:22:41
    Добрый день. Срок хранения в таблице указан 75 лет, но он изменён на 50 (с.2 ст.22.1 ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в РФ с изменениями, внесенными ФЗ от 02.03.2016 г. N 43-ФЗ О внесении изменений в Закон об архивном деле в РФ).
  • 2019-02-05 10:08:01
    Видимо описались, спасибо, поправим
  • 2019-02-05 10:12:24
    Добрый день, Вы про документы по личному составу, так понимаю. Не соглашусь с Вами, да, дела заведенные после 01.01.2003 хранятся 50 лет, но для госов личные дела хранятся по прежнему 75 лет.
  • 2019-02-05 10:28:11
    Спасибо. Подскажите, что означает дела заведенные после 2003 года? То есть при оформлении и передаче сейчас в архив ООО Ромашка, например, Т-2 работников, уволенных в 2018 году, ставить на титульном листе этой пачке срок хранения 50 лет, или внимательно смотреть на дату приёма каждого сотрудника...
  • 2019-02-18 17:34:17
    Добрый вечер, подскажите: график рабочего времени также как и табель хранится 75 лет? Или я что то не поняла?!Спасибо
  • 2019-02-19 08:09:45
    Сори, только сейчас увидел. Надо смотреть на дату приема работника, если он принят до 2003 года, храним 75 лет, если после 50 лет. Так это понимаю)))
  • 2019-02-19 08:11:23
    Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет, но если условия труда тяжелые, вредные или опасные, то они хранятся 75 лет.
  • 2019-02-20 15:03:56
    По какой номенклатуре уничтожать дело со сроком хранения до 10 лет если в течении этого периода хранения поменялся индекс дела и срок хранения
  • 2019-02-21 07:48:41
    Если индекс и срок поменялся, то уничтожайте по новому индексу и новому сроку хранения.
  • 2019-02-21 10:52:20
    Спасибо!
  • 2019-03-22 05:44:55
    Добрый день! Какой срок хранения для договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами и договоров подряда?
  • 2019-03-22 08:32:52
    Добрый день, считаю это документами по личному составу, соответственно срок хранения их 50 или 75 лет в зависимости от даты составления, см. статью 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) Об архивном деле в Российской Федерации
  • 2019-04-04 14:19:22
    Добрый день! Скажите пожалуйста, а что делать с копиями документов (паспорт, ИНН, СНИЛС ит.д) в личном деле? Если сдавать в архив (свой), то все эти документы оставить или уничтожить?
  • 2019-04-04 14:56:13
    Уничтожайте, зачем они Вам?
  • 2019-05-05 07:29:40
    сроки хранения охраны труда в школе
  • 2019-05-06 08:27:19
    см. раздел 7.3 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
  • 2019-05-06 11:20:27
    Здравствуйте. Сколько хранится книга жалоб?
  • 2019-05-06 11:44:26
    Добрый день, пять лет, см. подпункт Е пункта 258 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
  • 2019-06-26 11:07:05
    Здравствуйте,где найти информацию о сроках хранения дополнений и изменений к страховым договорам?
  • 2019-06-26 11:30:40
    Добрый день, посмотрите здесь https://clubtk.ru/docs/prikazy/prikaz-minkulta-25082010-558
  • 2019-08-08 08:05:51
    Сколько хранятся документы по личному составу ? По осн. деят-ти ? Трудовые и доп.соглашения ? Командировки ? Отпуска ?
  • 2019-08-08 15:08:25
    Смотрите нормативку здесь https://clubtk.ru/nomenklatura-del--sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-
  • 2019-08-09 10:59:16
    ссылка не открывается
  • 2019-11-14 07:45:17
    Здравствуйте , не могу найти сколько хранятся договоры купли - продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд
  • 2019-11-14 08:11:23
    Скопируйте и положите ее в адресную строку
  • 2019-11-14 08:25:04
    Добрый день, храните постоянно, посмотрите Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) пункт 459
  • 2019-11-14 09:10:56
    в п. 459 не нашла таких договоровнашла только : е) договоров, актов о приеме-передаче имущества (пост)но это совсем не то
  • 2019-11-15 07:22:19
    ну естественно что там не будет написано что это договор купли продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд))) посмотрите пункт 797, но в любом случае эти документы надо хранить постоянно
  • 2019-11-15 08:54:08
    не согласна... один и тот же человек выписывает такой договор каждый год, действие договора только 1 год, так зачем их хранить постоянно? купил - вырубил, сжег дрова в печке.где-то находила сноску , что договора, не перечисленные в перечне хранятся 5 лет - вот и не могу найти.
  • 2019-12-16 08:43:24
    Добрый день. Подскажите пожалуйста нужно ли хранить лист согласования к приказам о приеме на работу?
  • 2019-12-16 08:46:27
    Добрый день, не вижу в этом никакого смысла. Это типа чтобы когда что случится, достать этот лист и сказать - ааа, вот видишь, а ты его рекомендовал... давай вместе с ним на улицу... так что ли?
  • 2019-12-19 06:52:40
    Какой срок хранения в номенклатуре дел учредительных документов и устава организации
  • 2019-12-19 07:13:39
    Постоянно, см пункт 50 перечня, утвержденного приказом минкультуры 558
  • 2020-03-19 01:01:55
    Добрый день! подскажите, пожалуйста - у нас Положения, регламенты (по разным направлениям деятельности) выделены в отдельное Дело. Какой срок хранения может быть у такого дела?
  • 2020-03-20 08:58:34
    Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, сколько хранить и надо ли подписанные справки, выписанные при увольнении (182-н и 2-ндфл) если их сотрудник не соизволил забрать?
  • 2020-04-30 05:13:31
    сколько хранится журнал с индивидуальными планами развития для детских домов
  • 2020-12-02 13:50:59
    Скажите пожалуйста,какой срок хранения в ЖКХ протокола капитального ремонта дома. И кому мы обязаны выдавать эту копию? Каким законом эти вопросы регулируются?
  • 2020-12-08 11:14:54
    Добрый день, сдаются, хранятся, но сроки разные, см. раздел 5.4. перечня, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 № 112
  • 2020-12-08 11:15:52
    Добрый день, см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
  • 2020-12-08 11:17:27
    Добрый день, вообще 5 лет, но смысл их хранить если их по запросу изготовить все равно придется
  • 2020-12-08 11:17:48
    См. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
  • 2020-12-08 11:18:49
    Добрый день, по протоколам см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, по обращениям см. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ
  • 2021-02-23 12:22:33
    Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у входящей корреспонденции в сельсовете?
  • 2021-02-24 09:47:43
    См. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
  • 2021-03-04 07:58:40
    Здравствуйте, подскажите, сколько хранятся документы по проверке деятельности ДОУ вышестоящими организациями
  • 2021-03-04 08:48:42
    Добрый день, 5 лет, см. пункт 54 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
  • 2022-08-24 10:14:12
    Документы в организации следует комплектовать тщательно, выверяя, какой срок хранения у каждой бумаги. Несмотря на то что судебная практика по статье 13.20 КОАП еще не обширна, но уже содержит решения не в пользу нарушителей законодательства (Решение от 16.08.2021 по делу № А07-17886/2021, постановление от 04.10.2021 по делу № А75-20047/2020).
Стаценко Ольга Владимировна
Стаценко Ольга Владимировна
3 Публикаций
1988 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

В каждой организации для правильного учета документации составляется паспорт архива, в котором отражается информация обо всей документации компании. Разбираемся, что это за документ.

Читать дальше

Приказ об отмене ранее изданного приказа — это указание о признании недействительным прежнего распоряжения в полном объеме и издание вместо него нового полноценного документа с актуальной датой и уникальным номером.

Читать дальше

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это утилизация деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечению времени.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:16
2 года
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:30
Да, письмо с уведомлением, чтобы потом доказать, что писали
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Присоединиться к беседе