Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

• хранения;
• комплектования;
• учета;
• использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

• для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Получить доступ ко всем материалам КонсультантПлюс на 2 дня

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
3. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
4. Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
   • наименование организации (в полном виде);
   • наименование структурного подразделения (в полном виде);
   • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
   • заголовок дела;
   • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
2. В дело подшиваются:
   • только оформленные и исполненные документы;
   • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
   • изданные в одном календарном году.
3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Пример:

Федеральный закон №152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива №2 от 19.01.1995 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-02-05 06:51:52
  Здравствуйте.В первой таблице указан срок хранения 1 год для журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля) .В Перечне управленческих архивных документов п.7.1 ст.586 указан срок хранения 5 лет.Объясните,пожалуйста,про ваш пункт в таблице.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-02-20 15:03:56
  По какой номенклатуре уничтожать дело со сроком хранения до 10 лет если в течении этого периода хранения поменялся индекс дела и срок хранения
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-02-21 10:52:20
  Спасибо!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-05 07:29:40
  сроки хранения охраны труда в школе
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-06 11:20:27
  Здравствуйте. Сколько хранится книга жалоб?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-26 11:07:05
  Здравствуйте,где найти информацию о сроках хранения дополнений и изменений к страховым договорам?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-08 08:05:51
  Сколько хранятся документы по личному составу ? По осн. деят-ти ? Трудовые и доп.соглашения ? Командировки ? Отпуска ?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-09 10:59:16
  ссылка не открывается
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-11-14 07:45:17
  Здравствуйте , не могу найти сколько хранятся договоры купли - продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-11-14 08:11:23
  Скопируйте и положите ее в адресную строку
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-11-14 08:25:04
  Добрый день, храните постоянно, посмотрите Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) пункт 459
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-11-14 09:10:56
  в п. 459 не нашла таких договоровнашла только : е) договоров, актов о приеме-передаче имущества (пост)но это совсем не то
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-11-15 07:22:19
  ну естественно что там не будет написано что это договор купли продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд))) посмотрите пункт 797, но в любом случае эти документы надо хранить постоянно
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-11-15 08:54:08
  не согласна... один и тот же человек выписывает такой договор каждый год, действие договора только 1 год, так зачем их хранить постоянно? купил - вырубил, сжег дрова в печке.где-то находила сноску , что договора, не перечисленные в перечне хранятся 5 лет - вот и не могу найти.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-12-16 08:43:24
  Добрый день. Подскажите пожалуйста нужно ли хранить лист согласования к приказам о приеме на работу?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-12-19 06:52:40
  Какой срок хранения в номенклатуре дел учредительных документов и устава организации
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-12-19 07:13:39
  Постоянно, см пункт 50 перечня, утвержденного приказом минкультуры 558
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-03-19 01:01:55
  Добрый день! подскажите, пожалуйста - у нас Положения, регламенты (по разным направлениям деятельности) выделены в отдельное Дело. Какой срок хранения может быть у такого дела?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-03-20 08:58:34
  Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, сколько хранить и надо ли подписанные справки, выписанные при увольнении (182-н и 2-ндфл) если их сотрудник не соизволил забрать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-30 05:13:31
  сколько хранится журнал с индивидуальными планами развития для детских домов
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-12-02 13:50:59
  Скажите пожалуйста,какой срок хранения в ЖКХ протокола капитального ремонта дома. И кому мы обязаны выдавать эту копию? Каким законом эти вопросы регулируются?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2021-02-23 12:22:33
  Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у входящей корреспонденции в сельсовете?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2021-03-04 07:58:40
  Здравствуйте, подскажите, сколько хранятся документы по проверке деятельности ДОУ вышестоящими организациями
• Никита Костров
  2019-02-05 10:08:01
  Видимо описались, спасибо, поправим
• Никита Костров
  2019-02-05 10:12:24
  Добрый день, Вы про документы по личному составу, так понимаю. Не соглашусь с Вами, да, дела заведенные после 01.01.2003 хранятся 50 лет, но для госов личные дела хранятся по прежнему 75 лет.
• Никита Костров
  2019-02-19 08:09:45
  Сори, только сейчас увидел. Надо смотреть на дату приема работника, если он принят до 2003 года, храним 75 лет, если после 50 лет. Так это понимаю)))
• Никита Костров
  2019-02-19 08:11:23
  Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет, но если условия труда тяжелые, вредные или опасные, то они хранятся 75 лет.
• Никита Костров
  2019-02-21 07:48:41
  Если индекс и срок поменялся, то уничтожайте по новому индексу и новому сроку хранения.
• Никита Костров
  2019-03-22 08:32:52
  Добрый день, считаю это документами по личному составу, соответственно срок хранения их 50 или 75 лет в зависимости от даты составления, см. статью 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) Об архивном деле в Российской Федерации
• Никита Костров
  2019-04-04 14:56:13
  Уничтожайте, зачем они Вам?
• Никита Костров
  2019-05-06 08:27:19
  см. раздел 7.3 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
• Никита Костров
  2019-05-06 11:44:26
  Добрый день, пять лет, см. подпункт Е пункта 258 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
• Никита Костров
  2019-06-26 11:30:40
  Добрый день, посмотрите здесь https://clubtk.ru/docs/prikazy/prikaz-minkulta-25082010-558
• Никита Костров
  2019-08-08 15:08:25
  Смотрите нормативку здесь https://clubtk.ru/nomenklatura-del--sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-
• Никита Костров
  2019-12-16 08:46:27
  Добрый день, не вижу в этом никакого смысла. Это типа чтобы когда что случится, достать этот лист и сказать - ааа, вот видишь, а ты его рекомендовал... давай вместе с ним на улицу... так что ли?
• Никита Костров
  2020-12-08 11:14:54
  Добрый день, сдаются, хранятся, но сроки разные, см. раздел 5.4. перечня, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 № 112
• Никита Костров
  2020-12-08 11:15:52
  Добрый день, см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
• Никита Костров
  2020-12-08 11:17:27
  Добрый день, вообще 5 лет, но смысл их хранить если их по запросу изготовить все равно придется
• Никита Костров
  2020-12-08 11:17:48
  См. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
• Никита Костров
  2020-12-08 11:18:49
  Добрый день, по протоколам см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, по обращениям см. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ
• Никита Костров
  2021-02-24 09:47:43
  См. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
• Никита Костров
  2021-03-04 08:48:42
  Добрый день, 5 лет, см. пункт 54 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
• Алла Валентиновна
  2019-04-04 14:19:22
  Добрый день! Скажите пожалуйста, а что делать с копиями документов (паспорт, ИНН, СНИЛС ит.д) в личном деле? Если сдавать в архив (свой), то все эти документы оставить или уничтожить?
• Лилия
  2019-03-22 05:44:55
  Добрый день! Какой срок хранения для договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами и договоров подряда?
• Наташа Скворцова
  2019-02-18 17:34:17
  Добрый вечер, подскажите: график рабочего времени также как и табель хранится 75 лет? Или я что то не поняла?!Спасибо
• Виктория Дамова
  2019-02-05 09:22:41
  Добрый день. Срок хранения в таблице указан 75 лет, но он изменён на 50 (с.2 ст.22.1 ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в РФ с изменениями, внесенными ФЗ от 02.03.2016 г. N 43-ФЗ О внесении изменений в Закон об архивном деле в РФ).
• Виктория Дамова
  2019-02-05 10:28:11
  Спасибо. Подскажите, что означает дела заведенные после 2003 года? То есть при оформлении и передаче сейчас в архив ООО Ромашка, например, Т-2 работников, уволенных в 2018 году, ставить на титульном листе этой пачке срок хранения 50 лет, или внимательно смотреть на дату приёма каждого сотрудника...