Номенклатура дел в 2022 году: сроки хранения документов и новые штрафы
В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, какой срок хранения у того или иного документа, образующегося в процессе деятельности организации. Выясним, могут ли компанию наказать за нарушение правил сохранности документации и каких размеров достигают штрафы.
Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут
Федеральный закон «О внесении изменения в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 15.10.2020 № 341-ФЗ содержит санкции за неправильное хранение архивной документации.
Нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил:
- хранения;
- комплектования;
- учета;
- использования архивных документов.
Размер штрафа составляет:
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Следите за изменениями бесплатно
Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.
Нормативное регулирование
Порядок комплектования дел и сроки хранения документов со ссылками в номенклатуре дел бухгалтерии и иной документации компании определяет архивное законодательство:
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, утвердивший Перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (далее — Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Сроки хранения
В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие сроки хранения кадровых документов в организации, где все работники дистанционные. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример:
Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 — задачи, решаемые экспертной комиссией.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива от 07.09.2018 № 108.
При установлении времени иногда используются пометки, выясним, что они обозначают:
- расшифровка ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, документация с данной отметкой может быть выделена на постоянное хранение в зависимости от ее ценности;
- расшифровка ДЗН в номенклатуре дел — это означает «до замены новыми», то есть документацию хранят до тех пор, пока ее не заменят новой;
- расшифровка срока хранения ДМН — это значит хранение «до минования надобности».
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:
|
Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2022 году |
||
|---|---|---|
|
Постоянное |
||
|
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) |
||
|
Приказы по основной деятельности |
||
|
Длительное |
||
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
75 |
|
|
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
75 |
|
|
||
|
Трудовые договоры, соглашения к ним |
75 |
|
|
Ограниченное |
||
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий |
10 |
|
|
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков |
5 |
|
|
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда |
5 |
|
|
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников |
5 |
|
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
5 |
|
|
Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.) |
75 |
|
|
Приказы о командировании, о дежурствах |
5 |
|
|
Приказы о дисциплинарных взысканиях |
3 |
|
|
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
5 |
|
|
1 |
||
|
3 |
||
|
1 |
||
|
Перечень профессий с вредными условиями труда |
ДЗН (до замены новыми) |
|
|
Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции |
5 |
|
Видим, что в соответствии с перечнем кадровые бумаги не имеют пометки «до минования надобности».
| Таблица сроков хранения договоров в организации в 2022 году | ||
|---|---|---|
| Наименование | Статья Перечня | Срок действия в номенклатуре дел |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 301 | 50/75 лет |
| Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам | 12 | 5 лет |
| Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества | 29 | Постоянно |
| Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | 224 | 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту. Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение. |
| Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним | 11 | 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору |
Ниже представлена таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации.
| Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2022 году | ||
|---|---|---|
| Наименование | Статья Перечня | Срок хранения |
| Годовые отчеты | 269 | Постоянно |
| Квартальные отчеты | 269 |
5 лет. При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянно |
| Месячные отчеты | 269 |
1 год, при условии что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно |
| Акты аудиторских проверок | 287 |
5 лет
|
| Документы учетной политики | 268 |
5 лет. Отсчет срока начинают с первого дня действия новых |
|
Любая первичка, в частности:
|
278 |
5 лет. Отсчет срока начинается с момента окончания отчетного года |
|
Регистры бухучета, в том числе:
|
277 |
5 лет, если проводилась ревизия |
| Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности | 267 |
5 лет с момента погашения долга |
| Информация о недостачах, растратах, кражах | 277 |
10 лет
|
| Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат | 295 |
Не менее 6 лет. При отсутствии лицевых счетов:
|
Выше указано, что что ДМН в номенклатуре — это «до минования надобности». Что касается бухгалтерских бумаг по учету и отчетности, в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, они не встречаются.
Административная ответственность
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации. Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.
