рубрики

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

КонсультантПлюс

Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  3. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
  4. Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

ВАЖНО!
18.02.2020 Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Учитывайте эти изменения в ЛНА.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Пример:

Федеральный закон №152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива №2 от 19.01.1995 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО!
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор делают в пользу большего.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году

Постоянное

Положение о защите персональных данных

П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

75

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004

75

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75

Табели учета рабочего времени

Ч. 3 ст. 91 ТК РФ

  • 5;
  • при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

10

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000

75

Приказы о командировании, о дежурствах

5

Приказы о дисциплинарных взысканиях

3

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5

Журналы учета рабочего времени

1

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

3

Правила внутреннего трудового распорядка

Ч. 4 ст. 189 ТК РФ

1

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

5

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2020 году
Наименование Статья перечня Срок хранения
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 301 50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 12 5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества 29 Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 224 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним 11 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2020 году
Наименование Статья перечня Срок хранения
Годовые отчеты 269 Постоянно
Квартальные отчеты 269

5 лет.

При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянно
Месячные отчеты 269

1 год

при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно
Акты аудиторских проверок 287

5 лет

  • кроме актов по годовой отчетности;
  • акты по годовой хранятся постоянно
Документы учетной политики 268

5 лет.

Отсчет срока начинают с первого дня действия новых

Любая первичка, в частности:

  • переписка с контрагентами по поводу контрактов;
  • чеки и квитанции;
  • банковская и кассовая;
  • акты на списание имущества, ТМЦ;
  • кассовые ордера;
  • накладные и т.д.
278

5 лет.

Отсчет срока начинается с момента окончания отчетного года

Регистры бухучета, в том числе:

  • журналы операций;
  • учетные карточки и книги учета;
  • главная книга
277

5 лет,

если проводилась ревизия
Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности 267

5 лет

с момента погашения долга
Информация о недостачах, растратах, кражах 277

10 лет

  • с момента погашения долга, если он закрыт;
  • если идет суд, то до вынесения решения
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат 295

Не менее 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов:

  • 50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

  • 2019-02-05 06:51:52
    Здравствуйте.В первой таблице указан срок хранения 1 год для журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля) .В Перечне управленческих архивных документов п.7.1 ст.586 указан срок хранения 5 лет.Объясните,пожалуйста,про ваш пункт в таблице.
  • 2019-02-20 15:03:56
    По какой номенклатуре уничтожать дело со сроком хранения до 10 лет если в течении этого периода хранения поменялся индекс дела и срок хранения
  • 2019-02-21 10:52:20
    Спасибо!
  • 2019-05-05 07:29:40
    сроки хранения охраны труда в школе
  • 2019-05-06 11:20:27
    Здравствуйте. Сколько хранится книга жалоб?
  • 2019-06-26 11:07:05
    Здравствуйте,где найти информацию о сроках хранения дополнений и изменений к страховым договорам?
  • 2019-08-08 08:05:51
    Сколько хранятся документы по личному составу ? По осн. деят-ти ? Трудовые и доп.соглашения ? Командировки ? Отпуска ?
  • 2019-08-09 10:59:16
    ссылка не открывается
  • 2019-11-14 07:45:17
    Здравствуйте , не могу найти сколько хранятся договоры купли - продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд
  • 2019-11-14 08:11:23
    Скопируйте и положите ее в адресную строку
  • 2019-11-14 08:25:04
    Добрый день, храните постоянно, посмотрите Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) пункт 459
  • 2019-11-14 09:10:56
    в п. 459 не нашла таких договоровнашла только : е) договоров, актов о приеме-передаче имущества (пост)но это совсем не то
  • 2019-11-15 07:22:19
    ну естественно что там не будет написано что это договор купли продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд))) посмотрите пункт 797, но в любом случае эти документы надо хранить постоянно
  • 2019-11-15 08:54:08
    не согласна... один и тот же человек выписывает такой договор каждый год, действие договора только 1 год, так зачем их хранить постоянно? купил - вырубил, сжег дрова в печке.где-то находила сноску , что договора, не перечисленные в перечне хранятся 5 лет - вот и не могу найти.
  • 2019-12-16 08:43:24
    Добрый день. Подскажите пожалуйста нужно ли хранить лист согласования к приказам о приеме на работу?
  • 2019-12-19 06:52:40
    Какой срок хранения в номенклатуре дел учредительных документов и устава организации
  • 2019-12-19 07:13:39
    Постоянно, см пункт 50 перечня, утвержденного приказом минкультуры 558
  • 2020-03-19 01:01:55
    Добрый день! подскажите, пожалуйста - у нас Положения, регламенты (по разным направлениям деятельности) выделены в отдельное Дело. Какой срок хранения может быть у такого дела?
  • 2020-03-20 08:58:34
    Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, сколько хранить и надо ли подписанные справки, выписанные при увольнении (182-н и 2-ндфл) если их сотрудник не соизволил забрать?
  • 2020-04-30 05:13:31
    сколько хранится журнал с индивидуальными планами развития для детских домов
  • 2020-12-02 13:50:59
    Скажите пожалуйста,какой срок хранения в ЖКХ протокола капитального ремонта дома. И кому мы обязаны выдавать эту копию? Каким законом эти вопросы регулируются?
  • 2021-02-23 12:22:33
    Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у входящей корреспонденции в сельсовете?
  • 2021-03-04 07:58:40
    Здравствуйте, подскажите, сколько хранятся документы по проверке деятельности ДОУ вышестоящими организациями
  • 2019-02-05 10:08:01
    Видимо описались, спасибо, поправим
  • 2019-02-05 10:12:24
    Добрый день, Вы про документы по личному составу, так понимаю. Не соглашусь с Вами, да, дела заведенные после 01.01.2003 хранятся 50 лет, но для госов личные дела хранятся по прежнему 75 лет.
  • 2019-02-19 08:09:45
    Сори, только сейчас увидел. Надо смотреть на дату приема работника, если он принят до 2003 года, храним 75 лет, если после 50 лет. Так это понимаю)))
  • 2019-02-19 08:11:23
    Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет, но если условия труда тяжелые, вредные или опасные, то они хранятся 75 лет.
  • 2019-02-21 07:48:41
    Если индекс и срок поменялся, то уничтожайте по новому индексу и новому сроку хранения.
  • 2019-03-22 08:32:52
    Добрый день, считаю это документами по личному составу, соответственно срок хранения их 50 или 75 лет в зависимости от даты составления, см. статью 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) Об архивном деле в Российской Федерации
  • 2019-04-04 14:56:13
    Уничтожайте, зачем они Вам?
  • 2019-05-06 08:27:19
    см. раздел 7.3 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
  • 2019-05-06 11:44:26
    Добрый день, пять лет, см. подпункт Е пункта 258 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
  • 2019-06-26 11:30:40
    Добрый день, посмотрите здесь https://clubtk.ru/docs/prikazy/prikaz-minkulta-25082010-558
  • 2019-08-08 15:08:25
    Смотрите нормативку здесь https://clubtk.ru/nomenklatura-del--sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-
  • 2019-12-16 08:46:27
    Добрый день, не вижу в этом никакого смысла. Это типа чтобы когда что случится, достать этот лист и сказать - ааа, вот видишь, а ты его рекомендовал... давай вместе с ним на улицу... так что ли?
  • 2020-12-08 11:14:54
    Добрый день, сдаются, хранятся, но сроки разные, см. раздел 5.4. перечня, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 № 112
  • 2020-12-08 11:15:52
    Добрый день, см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
  • 2020-12-08 11:17:27
    Добрый день, вообще 5 лет, но смысл их хранить если их по запросу изготовить все равно придется
  • 2020-12-08 11:17:48
    См. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
  • 2020-12-08 11:18:49
    Добрый день, по протоколам см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, по обращениям см. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ
  • 2021-02-24 09:47:43
    См. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
  • 2021-03-04 08:48:42
    Добрый день, 5 лет, см. пункт 54 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
  • 2019-04-04 14:19:22
    Добрый день! Скажите пожалуйста, а что делать с копиями документов (паспорт, ИНН, СНИЛС ит.д) в личном деле? Если сдавать в архив (свой), то все эти документы оставить или уничтожить?
  • 2019-03-22 05:44:55
    Добрый день! Какой срок хранения для договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами и договоров подряда?
  • 2019-02-18 17:34:17
    Добрый вечер, подскажите: график рабочего времени также как и табель хранится 75 лет? Или я что то не поняла?!Спасибо
  • 2019-02-05 09:22:41
    Добрый день. Срок хранения в таблице указан 75 лет, но он изменён на 50 (с.2 ст.22.1 ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в РФ с изменениями, внесенными ФЗ от 02.03.2016 г. N 43-ФЗ О внесении изменений в Закон об архивном деле в РФ).
  • 2019-02-05 10:28:11
    Спасибо. Подскажите, что означает дела заведенные после 2003 года? То есть при оформлении и передаче сейчас в архив ООО Ромашка, например, Т-2 работников, уволенных в 2018 году, ставить на титульном листе этой пачке срок хранения 50 лет, или внимательно смотреть на дату приёма каждого сотрудника...
Как написать заявление на налоговый вычет за обучение

Заявление на налоговый вычет за обучение — документ, который оформляют при желании вернуть из бюджета 13 % от общей суммы, потраченной на учебу для себя или близких родственников.

Гарантии и компенсации Образцы документов

17 Ноября 2021 в 18:21

Как отстранение от работы обозначается в табеле

Как в табеле отметить отстранение от работы — НО или НБ, в зависимости от того, сохраняется за сотрудником заработная плата или нет. Помимо буквенных, есть еще цифровые коды — 34 и 35 соответственно.

Образцы документов Рабочее время

11 Ноября 2021 в 17:02

Что такое принцип свободы договора

Свобода договора в гражданском праве — это основополагающий принцип, который заключается в возможности сторон самостоятельно и без принуждений принимать на себя права и обязанности и вступать в договорные правоотношения. Имеются исключения, когда вступление в правоотношения для субъекта обязательно.

Договоры

08 Ноября 2021 в 13:55

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях. 

Делопроизводство Образцы документов

29 Октября 2021 в 10:51

Как правильно указать цель в резюме

Цель в резюме — это краткое вступление, в котором описаны планы в дальнейшей карьере кандидата на вакансию и мотивация для получения работы. Если ее грамотно сформулировать, она поможет подтолкнуть потенциального работодателя к положительному решению в пользу претендента.

Резюме

15 Октября 2021 в 16:31

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА