Как заполнить форму персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ в ПФР

Правовая основа

С 2017 года Пенсионный фонд лишили права собирать взносы на пенсионное страхование, это полномочие сейчас у ФНС. В ведении ПФР остался лишь персонифицированный учет. Для этого придумали новые отчеты:

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц»;
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)» — обязательное приложение к СЗВ-СТАЖ;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

В 2019 году появилось постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, которым утверждены актуальные бланки персонифицированной отчетности. Несмотря на некоторые изменения в прошлом году, бланк СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника и по итогам года чиновники менять не стали.

Порядок заполнения

Отчет состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Краткая инструкция, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ для ПФР, следующая:

1. Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчет.
2. Выбрать тип подаваемых сведений.
3. Указать отчетный период — календарный год.
4. Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:
   • столбец 1 — номер записи по порядку;
   • столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
   • столбец 5 — СНИЛС;
   • столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
   • столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
   • столбец 11 — дополнительные сведения, например, об отпусках или больничных;
   • столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчетного года, в этом случае в графе ставится «Х».
5. Раздел № 4 формы заполняется, только если ее тип — «Назначение пенсии». В этом случае знаком «Х» обозначается начисление страховых взносов за периоды, указанные в разделе 3.
6. Раздел № 5 предназначен для случаев, когда имеются пенсионные договоры досрочного негосударственного пенсионного обеспечения и только при типе отчета «Назначение пенсии».
7. В заключение руководитель организации или лицо, уполномоченное на подписание соответствующей доверенностью, подписывает документ, ставит дату составления и печать компании, при ее наличии.

Кто и когда подает

Перечень лиц, кто сдает СЗВ-СТАЖ, указан в ст. 1 27-ФЗ: это все страхователи, то есть организации и ИП, в том числе иностранные, которые нанимают граждан по трудовому договору или договору ГПХ и платят за них страховые взносы.

В Федеральном законе от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрена сдача отчета СЗВ-СТАЖ за 2022 год по итогам прошлого не позднее 1 марта. Сдают документ только 1 раз в год.

Дожидаться первого марта не надо в случае реорганизации или ликвидации организации (ИП): отчет о стаже сотрудников необходимо подать прежде, чем информацию о прекращении деятельности компании или ИП занесут в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Данные должны поступить в Пенсионный фонд в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя). В случае применения процедуры банкротства отчет предоставляют прежде, чем в арбитражный суд направят отчет конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)».

Аналогичный порядок предусмотрен, если ИП или компания проводят реорганизацию.

Есть еще несколько ситуаций, когда подают отчет, не дожидаясь окончания отчетного периода. Его готовят в течение 3 рабочих дней с момента:

• подачи заявления на срочную пенсионную выплату;
• обращения за единовременной выплатой средств пенсионных накоплений.

Как отчитаться о лицах, которые продолжают работать после оформления пенсии

В отчете обязательно должны присутствовать все работники, которые в течение года сотрудничали с организацией или ИП. Не важно, кто и в каком объеме получал выплаты и получал ли, основное требование — с работодателем заключен трудовой договор, договор ГПХ или договор авторского заказа, лицензионный договор.

Если сотрудник идет оформлять пенсию, но собирается продолжить трудиться, то работодатель подает в ПФР информацию о нем в течение трех дней со дня получения соответствующего заявления. В правом верхнем углу, где вписывают тип сведений, отмечаем поле «Назначение пенсии». Поскольку данные о новых работниках отдельно в Пенсионный фонд не подаются, в дальнейшем (по итогам года) по работнику-пенсионеру надо отчитываться по форме с типом «Исходная», как и по всем остальным работникам.

В каком формате подавать

Закон позволяет сдавать бумажную версию отчета СЗВ-СТАЖ лично, по почте или с использованием сети Интернет. Электронный отчет подается через портал Госуслуг либо телекоммуникационными каналами связи. Работодатели, у которых подчиненных менее 10 человек (с учетом тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера), вправе пользоваться любым из предложенных способов отчета. Организации, где работников больше, должны сдавать данные персонифицированного учета только в электронном виде. Причем с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Надо ли предоставлять копии отчетов СЗВ-СТАЖ работникам

По просьбе работника (застрахованного лица) работодатель в течение 5 дней со дня получения обращения обязан выдать выписку из отчета. Увольняющемуся надо выдать такие сведения в день прекращения договора о сотрудничестве.

Так как форма на законодательном уровне не утверждена, не всегда понятно, где взять выписку СЗВ-СТАЖ для работника и как ее оформить. Самое простое — заполнить бланк только на одного сотрудника и отдать его обратившемуся. Вот пример заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении для наглядности:

Обратите внимание: сведения в отчете СЗВ-СТАЖ касаются конкретного сотрудника, а не всего персонала. В противном случае работодателю грозит административная ответственность за нарушение закона о персональных данных в отношении иных работников.

Ответственность за нарушения

Закон № 27-ФЗ возлагает всю ответственность за точность данных в отчете СЗВ-СТАЖ на работодателя. Если сведения будут неполными или недостоверными либо страхователь предоставит их позже установленного срока, то штраф в отношении каждого застрахованного лица составит 500 рублей. 1000 рублей придется заплатить за несоблюдение порядка предоставления информации в электронном виде.

Что касается выдачи копии сведений персонифицированного учета по форме отчета СЗВ-СТАЖ на руки сотруднику, то за отказ предоставить нужные документы работодателю грозит ответственность по ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Должностные лица и ИП получат штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей.