Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Какие коды использовать

Работодателям предложены на выбор буквенные или цифровые коды для регистрации того или иного события. Например, явка имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, а ДО в табеле учета рабочего времени — это отпуск без сохранения заработной платы (в цифровом выражении 16).

Вы найдете нужные коды в таблице, а полный их список содержится на первой странице формы Т-12.

Отметим, что унифицированную форму Т-12 вправе применять любая организация независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Кадровикам этих компаний следует использовать коды в табеле учета рабочего времени в 2021 году, которые описаны в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н (форма по ОКУД 0504421), иначе это признают нарушением требований.

Для бюджетных учреждений (больницы, поликлиники, детсады и школы, иные) таблица условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2021 году выглядит следующим образом:

Покажем пример заполнения формы Т-12 (частично), чтобы продемонстрировать, как в табеле обозначается отпуск без сохранения заработной платы, явка, прогулы и прочие события.

Какие коды ставить: цифровые или буквенные

Четких инструкций по этому поводу не существует, потому в каждой организации сведения в табель заносятся, исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравятся буквенные коды, то пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры. Предложенные выше таблицы помогут легко разобраться, что означает НВ в табеле, как обозначить отстранение от работы цифрами, каким кодом зашифровать труд в режиме неполного рабочего времени и прочие моменты.

В каких случаях ставят код НН

Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.

Как обозначаются выходные дни в командировках

Для кодового обозначения выходных дней при командировании существуют два буквенных обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году: либо это код К (командировка), либо В (выходной день). И у первого, и у второго варианта есть разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, потому исходите из сложившейся практики.

Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе за выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р) или уходу за ребенком по достижении им возраста трех лет (расшифровка ОЖ в табеле) и неоплачиваемом отпуске (код ДО).

Каким образом обозначают выходные дни в отпуске

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, то в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что на основании статьи 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отдыха, в число календарных дней отпуска не включаются.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения

Форма табеля не имеет значения, если нравится, то используйте форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), либо воспользуйтесь формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Коммерческие организации вправе разрабатывать и утверждать собственную форму табеля учета рабочего времени, определять, что означает код в табеле, решать, какие обозначения использовать — буквенные или цифровые. Никто этого не запрещает, главное, чтобы учет фактически велся.

Кто отвечает за учет рабочего времени

Если организация небольшая, то табельный учет сможет вести один человек. Если структура предприятия значительная, то целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы — пятидневка

Единого подхода к ведению учета не существует: разрешается регистрировать (проставлять коды) все факты либо фиксировать только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствие по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

Первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй — предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-11 09:31:10
  Пожалуйста подскажите как ставить часы явок/прогулов, если в верхней строке стоит код ПВ
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-15 08:03:57
  При составлении ШР при работе вахтовым методом можно включить надбавку за вахтовый метод и оплату в пути на вахту и с вахты в МРОТ? Нужно ли указать районный коэффициент и северную надбавку в ШР? Если да то как? Может есть образец ШР организации с вахтовиками. Спасибо.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-03-27 15:26:18
  у работника был суд и он осужден на 3 года, но решение суда не дали предложили придти через месяц. что ставить в табеле?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-21 09:27:09
  Подскажите пожалуйста как отражать в табеле административные отпуска б/сохранения з/платы если заявление написано с 1.05.19 по 20.05.19г. в календарях т.е. в выходные тоже ставить А , а в другом случае написали с 25.04.19г. по 24.05.19г.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-07-02 12:15:41
  Здравствуйте. Как правильно проставить, если женщина в отпуске по уходу за ребенком и вышла на неполный рабочий день на работу (получает и зп и пособие)?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-09 12:07:41
  Подскажите пожалуйста в форме утвержденной на нашем предприятии есть столбец Норма дней/часов, я считаю что туда нужно ставить норму по производственному календарю, а бухгалтер считает что ному по производственному календарю за минусов всех не явок (отпусков, командировок ит.д.). Таким образом норма например получается не 23 дня, а 10, т.к. сотрудник был в отпуске 13 дней.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-03 01:34:59
  Здравствуйте. Скажите если в связи с коронавирусом выходные ставим В, то как сохранится заработная плата. Надо приказ делать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-03 08:15:10
  Добрый день, по идее работник не должен потерять в заработной плате, рассчитывайте ее так, как будто там стоит код ЯНа самом деле, я всем рекомендую разработать отдельный код, не В, это не выходные дни
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-03 15:46:23
  Добрый день! Как оплачивать работнику зп, если в табеле сейчас проставить нп? Это 100% оплата будет или урезанная 2/3?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-08 08:30:41
  Добрый день! Нужно ли указывать время простоя при обозначении НП?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-08 08:33:36
  Добрый день, урезанная по-вашему, см. статью 157 ТК РФ, время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-08 08:33:54
  Добрый день, да нужно
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-08 08:53:47
  Спасибо!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-14 08:23:12
  Здравствуйте! При формировании табеля отпуск в рабочие дни проставляется с часами (ОТ 8), в следствии чего в отчете по статистике увеличиваются человекочасы, началось с марта, как исправить?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-15 11:14:48
  Подскажите пожалуйста, может ли работодатель поставить в табеле НП при удаленной работы сотрудника
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-15 15:04:39
  Нет, это простой, если работник работает, хоть удаленно, у него код Я
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-15 15:06:59
  Сделайте корректирующий табель, проставьте код ОТ
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-16 09:59:28
  Здравствуйте! Что означает Род(рабочий оплачиваемый день) в табеле. (я учитель) Как он должен оплачиваться, снимут ли дополнительную оплату?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-16 10:01:08
  Добрый день, это видимо креатив администрации учебного заведения на период самоизоляции, доплату снимать не должны
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-20 18:53:38
  Подскажите, каким кодом в табеле проставлять время отгулов. Человек отработал норму за учёный период раньше. По графику у него явка до конца учёного периода, а по факту должен быть отгул т. К. За отработанные часы работы он заработную плату уже получил. Кодом НВ?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-21 09:08:14
  Да, код НВ
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-28 10:01:22
  И какой код ставить в таком случае?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-28 11:00:55
  Придумайте какой нибудь, народ предпочитает НОД
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-05-08 04:38:35
  Бухгалтер прав, так как норма часов считается за минусом не рабочих периодов (больничный, отпуск и т.п.)
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-05-26 20:56:06
  Добрый день, подскажите. Подписано доп соглашение к тр договору, что с июля устанавливается сокращенная рабочая неделя в 24 часа вместо 40 (3 дня - понедельник, вторник, cреда). Так как 1 июля 2020 года это среда, мне надо будет выйти на работу в среду 1. 07. А надо ли выходить не в мои дни (четверг, пятница), чтобы выработать 24 часа в неделю? Спасибо
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-05-27 06:22:01
  Добрый день, надо с руководством решать, в принципе можно и не выходить, а отработать эти дни на другой неделе (полная)
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-06-17 06:37:36
  Как обозначается оплачиваемый отпуск на 3 дня, предоставляемый в связи со смертью близкого родственника? Спасибо!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-06-17 08:15:27
  ДО
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-07-29 12:24:01
  в условных обозначениях пишется, что ДО -это отпуск БЕЗ СОХРАНЕНИЯ заработной платы, а здесь с сохранением идет. как быть???
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-07-29 13:11:20
  Тогда он пойдет в счет основного оплачиваемого отпуска, код ОТ
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-08-12 11:36:23
  Добрый день! Забыла поднять з/п минималку с 01.01.2020г. Прислали требование. Хочу поставить 6 часов в табеле что бы не переделывать всю отчетность.Какую букву в табеле ставить? ЛЧ?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-08-13 15:04:49
  Согласна с Вами,так и надо было сделать,но не дождалась вашего ответа и отправила с ЛЧ. А ЛЧ совсем не из той оперы?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-08-14 12:42:27
  что делать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-08-14 14:12:17
  поднимайте минималку и делайте перерасчет за это время
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-08-27 12:24:21
  Добрый день, подскажите пожалуйста, если госслужащий во время отпуска взял больничный (с 01.08.2020 по 09.08.2020 отпуск, потом с 10.08.2020 по 24.08.2020 больничный, с 25.08.2020 по 27.08.2020 продлевает отпуск на три дня), какой код указывать в табеле?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-08-27 12:44:28
  спасибо, а в графе 15 (из них по причинам), где код? я могу поставить и О (отпуск), и Б (больничный) через дробь??
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2021-03-16 13:50:44
  Добрый день. Вопрос о переходящих сменах.Подскажите пожалуйста, что ставить в табеле сотруднику за 2-й день, если закрытие больничного совпадает с 1-м днем переходящей смены (т.е. смена, например, с 12 на 13, а б/л закрыт 12 числа, как быть с 13? Оставить пустым - программа ругается; поставить НН - но причина ясна, и с середины смены мы работать не начинаем)
• Никита Костров
  2018-12-12 10:05:52
  ПВ это вынужденный прогул, значит это время будет оплачиваться по среднему, если надо ставить цифру, ставьте 8
• Никита Костров
  2019-03-28 10:15:19
  Если это время входит в рабочее то включайте, да, коэффициент и надбавку указывайте, в форме т-3 есть необходимые графы, можете сами сделать свою форму, специального образца для вахтовиков нет
• Никита Костров
  2019-03-28 10:27:02
  Посмотрите здесь, мы уже отвечали на такой вопрос https://clubtk.ru/sovet/question/129
• Никита Костров
  2019-05-21 10:55:00
  Да, на весь период отпуска без сохранения заработной платы
• Никита Костров
  2019-07-02 13:11:10
  Добрый день, если вы используете унифицированную форму табеля (N Т-12 или N Т-13), то рекомендуем ставить два кода: код, обозначающий работу (например, буквенный - Я или цифровой - 01), и код для отпуска по уходу за ребенком (буквенный - ОЖ или цифровой - 15). Ниже в строке под кодами проставьте продолжительность отработанного времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ, Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Если у вас своя форма табеля и коды, применяйте их.
• Никита Костров
  2019-08-12 07:15:08
  Считаю, что Ваш бухгалтер прав, отпуск в рабочее время не входит
• Никита Костров
  2020-08-12 18:52:23
  Добрый день, если хотите схитрить и сделать как будто работники у Вас работали неполный рабочий день, то внесите изменения в их ТД и ставьте Я с обозначением количества часов
• Никита Костров
  2020-08-13 15:06:27
  Вообще не из той
• Никита Костров
  2020-08-27 12:30:51
  На дни отпуска (которые не болел) ставите О на дни болезни ставите Б на дни продления отпуска ставите О
• Никита Костров
  2020-08-27 12:49:36
  нет, отпуск это отпуск, больничный это больничный, тем более отпуск продлен работником, там только про больничный и почему Вы пользуете форму Т-12? у Вас же госы, там форма 0504421 (то что приказ 52н)