рубрики

Образец письма о предоставлении информации о товаре

КонсультантПлюс

Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации). Его отправителем является:

  • юридическое лицо или его представитель;
  • физическое лицо или его представитель.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Назначение письма на закупку товара

Письма-запросы — важная часть деловой документации. В хозяйственной деятельности они адресуются большому количеству получателей.

Цель подготовки письма::

  • закупка товара;
  • получение дополнительных сведений и документации;
  • подготовка решений о коммерческих сделках и пр.

При сопровождении коммерческих сделок с помощью писем на закупку товара и пр. стороны запрашивают и получают следующие сведения о продукции (услугах):

  • об ассортименте и стоимости;
  • о качестве и технических характеристиках, наличии;
  • пояснения условий покупки — вид доставки, требование о страховании;
  • о способах и сроках оплаты.

Письмо о закупке товара — юридически значимый документ. К нему предъявляются следующие требования:

  • наличие полного перечня реквизитов;
  • соответствие с государственным регламентом, если адресован госорганам (например, запрос цен на продукцию в системе государственных закупок).
ВАЖНО!
Сведения, содержащие коммерческую тайну или персональные данные, с помощью такого письма получить нельзя.

Какую форму использовать

Каждое письмо о закупке уникально, унифицированного бланка не существует. Содержание определяют:

  • составитель и его позиция в ситуации;
  • цель получения данных и документов, в том числе дополнительных;
  • регламент, если запрос готовится в госкомпании.

Запрос о закупке товара и получении иных данных пишется от имени организации. Его готовит уполномоченный сотрудник:

  • по поручению руководителя;
  • в рамках исполнения должностных обязанностей.

Наиболее точно и полно пункты бланка письма-запроса описывает ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации — ‎01.06.2019). ГОСТ относит эти письма к служебным и рекомендует следующие смысловые блоки (на картинке перечислены в правой колонке):

В таблице — краткая «шпаргалка» для оформления запроса на закупку товара или получения дополнительных сведений..

Некоторые дополнительные рекомендации:

  • используйте деловой язык и стиль, единый шрифт без выделений текста;
  • текст делите на смысловые абзацы;
  • оформляйте на бланке организации, даже если используете электронную отправку;
  • доведите до адресата цель обращения или обоснуйте ее;
  • при необходимости используйте ссылки на нормы закона, правовые акты, договоры и иные организационно-правовые документы;
  • укажите желаемый срок получения ответа.
ВАЖНО!
Деловые письма направляются, по усмотрению инициатора, всеми доступными средствами: почтовым отправлением, в электронном виде или с помощью систем программного обеспечения, обслуживающих бизнес-процессы.

Образцы

Самый простой пример запроса на официальном бланке содержит наименование товара, которым интересуется покупатель, желаемые сроки поставки и запрос на получение ответа на обращение.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk»

123 321 г. Санкт-Петербург, ул. Солнечная, д. 12, ИНН 123000111000 ОГРН 1230032100011

07.04.2021 № 77/07-21

Генеральному директору

На № _____ от _______ ООО «Производство»

Разумову А.А.

ул. Лунная, 21

Санкт-Петербург, 101123

О поставке оборудования для кондиционирования воздуха

Уважаемый Алексей Алексеевич!

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели SAMSUNG в количестве 150 шт. в течение мая 2021 г., а также сообщить условия платежа и доставки до 23 апреля 2021.

Директор Воронов Воронов А.В.

Если в запросе содержится просьба ознакомиться с прайсом или спецификациями на продукцию, в полученном ответе все дополнительные сведения вы найдете в виде приложений. Если ответ электронный, информацию прикрепят отдельными файлами.

Особый вид письменных обращений о закупке товара — письмо о предоставлении ценовой информации в госзакупках. Цель использования — получение сведений о стоимости. Письмо имеет свободную форму. Ниже — примерный образец, как писать запрос в организацию о получении ценовой информации.

Сколько ждать ответа

По цели и содержанию запрос поставщику о предоставлении документов требует ответа. Если письмо о закупке товара или получении дополнительной информации ушло не в госорганы, ответы рекомендуют давать:

  • в соответствии с договором;
  • в соответствии с локальным нормативным актом конкретной организации;
  • в разумные сроки.

Значит, ответ адресата, следуя правилам делового этикета, последует в срок, включающий время на его доставку.

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения. 

Документооборот

04 Мая 2021 в 10:12

Что такое договор субаренды

Договор субаренды нежилого помещения — это документ, на основании которого арендатор получает право сдачи арендуемого объекта в аренду третьему лицу. Ответственность за предмет аренды перед собственником продолжает нести первоначальный арендатор.

Документооборот

03 Мая 2021 в 10:12

Как провести собрание работников компании-должника при банкротстве

Собрание работников должника при банкротстве — это предусмотренная законом процедура при несостоятельности организации-работодателя. Ее цель — закрепить требования сотрудников и учесть их интересы в рамках судебного разбирательства.

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Трудовые споры

02 Мая 2021 в 10:52

Справка о трудоустройстве по месту требования

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций, инстанций, контролирующих органов.

Документооборот

23 Апреля 2021 в 12:00

Как составить ходатайство о запросе информации через суд

Ходатайство о запросе информации через суд — это документ, в котором содержится просьба стороны процесса о содействии судебного органа в истребовании доказательств. Его направляют, когда возможность самостоятельного получения документов отсутствует.

Документооборот

14 Апреля 2021 в 13:17

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА