рубрики

Образец письма о предоставлении информации о товаре

КонсультантПлюс

Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации). Его отправителем является:

  • юридическое лицо или его представитель;
  • физическое лицо или его представитель.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Назначение письма на закупку товара

Письма-запросы — важная часть деловой документации. В хозяйственной деятельности они адресуются большому количеству получателей.

Цель подготовки письма::

  • закупка товара;
  • получение дополнительных сведений и документации;
  • подготовка решений о коммерческих сделках и пр.

При сопровождении коммерческих сделок с помощью писем на закупку товара и пр. стороны запрашивают и получают следующие сведения о продукции (услугах):

  • об ассортименте и стоимости;
  • о качестве и технических характеристиках, наличии;
  • пояснения условий покупки — вид доставки, требование о страховании;
  • о способах и сроках оплаты.

Письмо о закупке товара — юридически значимый документ. К нему предъявляются следующие требования:

  • наличие полного перечня реквизитов;
  • соответствие с государственным регламентом, если адресован госорганам (например, запрос цен на продукцию в системе государственных закупок).
ВАЖНО!
Сведения, содержащие коммерческую тайну или персональные данные, с помощью такого письма получить нельзя.

Какую форму использовать

Каждое письмо о закупке уникально, унифицированного бланка не существует. Содержание определяют:

  • составитель и его позиция в ситуации;
  • цель получения данных и документов, в том числе дополнительных;
  • регламент, если запрос готовится в госкомпании.

Запрос о закупке товара и получении иных данных пишется от имени организации. Его готовит уполномоченный сотрудник:

  • по поручению руководителя;
  • в рамках исполнения должностных обязанностей.

Наиболее точно и полно пункты бланка письма-запроса описывает ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации — ‎01.06.2019). ГОСТ относит эти письма к служебным и рекомендует следующие смысловые блоки (на картинке перечислены в правой колонке):

В таблице — краткая «шпаргалка» для оформления запроса на закупку товара или получения дополнительных сведений..

Некоторые дополнительные рекомендации:

  • используйте деловой язык и стиль, единый шрифт без выделений текста;
  • текст делите на смысловые абзацы;
  • оформляйте на бланке организации, даже если используете электронную отправку;
  • доведите до адресата цель обращения или обоснуйте ее;
  • при необходимости используйте ссылки на нормы закона, правовые акты, договоры и иные организационно-правовые документы;
  • укажите желаемый срок получения ответа.
ВАЖНО!
Деловые письма направляются, по усмотрению инициатора, всеми доступными средствами: почтовым отправлением, в электронном виде или с помощью систем программного обеспечения, обслуживающих бизнес-процессы.

Образцы

Самый простой пример запроса на официальном бланке содержит наименование товара, которым интересуется покупатель, желаемые сроки поставки и запрос на получение ответа на обращение.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk»

123 321 г. Санкт-Петербург, ул. Солнечная, д. 12, ИНН 123000111000 ОГРН 1230032100011

07.04.2021 № 77/07-21

Генеральному директору

На № _____ от _______ ООО «Производство»

Разумову А.А.

ул. Лунная, 21

Санкт-Петербург, 101123

О поставке оборудования для кондиционирования воздуха

Уважаемый Алексей Алексеевич!

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели SAMSUNG в количестве 150 шт. в течение мая 2021 г., а также сообщить условия платежа и доставки до 23 апреля 2021.

Директор Воронов Воронов А.В.

Если в запросе содержится просьба ознакомиться с прайсом или спецификациями на продукцию, в полученном ответе все дополнительные сведения вы найдете в виде приложений. Если ответ электронный, информацию прикрепят отдельными файлами.

Особый вид письменных обращений о закупке товара — письмо о предоставлении ценовой информации в госзакупках. Цель использования — получение сведений о стоимости. Письмо имеет свободную форму. Ниже — примерный образец, как писать запрос в организацию о получении ценовой информации.

Сколько ждать ответа

По цели и содержанию запрос поставщику о предоставлении документов требует ответа. Если письмо о закупке товара или получении дополнительной информации ушло не в госорганы, ответы рекомендуют давать:

  • в соответствии с договором;
  • в соответствии с локальным нормативным актом конкретной организации;
  • в разумные сроки.

Значит, ответ адресата, следуя правилам делового этикета, последует в срок, включающий время на его доставку.

Как составить отчет по социальному контракту

Отчет по социальному контракту — это документ, в котором получатель льгот предоставляет сведения в соцзащиту о реализации программы соцадаптации. Его составляют граждане, заключившие с органом соцзащиты сделку, направленную на преодоление трудной жизненной ситуации.

Образцы документов

24 Сентября 2021 в 17:25

Как написать заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении

Заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении — это документ установленной формы, без подачи которого дубликат не выдадут. С 2021 года подать его можно не только по месту выдачи первоначального документа.

Образцы документов

22 Сентября 2021 в 10:39

Как составить приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов

Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов — это документ, который фиксирует количество штатных единиц в организации для резерва работникам, имеющим инвалидность. Работодатели обязаны резервировать вакансии в соответствии с законодательством.

Гарантии и компенсации Образцы документов

21 Сентября 2021 в 17:05

Передача электронной подписи другому лицу

Можно ли передать электронную подпись другому лицу — нет, закон об ЭЦП не предусматривает такую возможность напрямую. Но при необходимости владелец дает согласие на использование ЭП и контролирует конфиденциальность сведений.

Делопроизводство

21 Сентября 2021 в 15:50

Локальные нормативные акты на предприятии в связи с коронавирусом

Локальные нормативные акты по коронавирусу:

  • приказ о введении режима повышенной готовности;
  • распоряжение о профилактике;
  • распоряжение об организации работы в период эпидемии;
  • распоряжение об обеспечении средствами индивидуальной защиты;
  • распоряжение о переводе на дистанционку;
  • приказ о вакцинации;
  • журнал регистрации по выдаче средств индивидуальной защиты.

Коронавирус Образцы документов

21 Сентября 2021 в 15:47

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА