Образец положения о КЭДО
Чтобы на предприятии внедрить цифровой документооборот в кадрах, понадобится специальный документ с подробностями перехода на обмен электронными документами и дальнейшим порядком такого взаимодействия. Рассказываем, как составить положение о КЭДО.
Какие локальные нормативные акты регламентируют переход на КЭДО в организации
Решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы оформляют отдельным распоряжением. По условиям ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ в приказ на КЭДО следует включить такие обязательные данные:
- наименование всех информационных систем, через которые планируется осуществлять электронное взаимодействие;
- перечень документов, которые переводятся в цифровой формат;
- список категорий работников, для которых изменятся правила документооборота;
- лицо, ответственное за проведение подготовительной работы;
- сроки, в течение которых каждому сотруднику выдается уведомление о переходе на КЭДО, и сроки непосредственного введения цифрового обмена данными. Учитывайте, что согласие надо получить от каждого работника, который состоял в штате компании на 31.12.2021. Если трудовой договор заключен после этой даты, то ни уведомлять об использовании КЭДО, ни получать согласия не надо.
К этому перечню обязательных сведений работодатели вправе добавлять любые иные важные подробности. Но учтите: хотя такой приказ не имеет специальной формы, при наличии профсоюза содержание распоряжения обязательно согласовывают с этой организацией.
По этой теме:
Положение о кадровом электронном документообороте: надо ли и как составить
Из той же ст. 22.2 ТК РФ видим, что еще одним локальным нормативным актом власти считают специальный порядок осуществления обмена кадровой документацией в онлайн-виде. К его содержанию тоже есть специальные требования, и его тоже следует согласовывать с профсоюзом. Среди информации, которую следует включить в порядок:
- сроки ознакомления и подписания работником электронных документов;
- правила проведения инструктажа по работе с информационной системой;
- исключительные случаи, когда документы, переведенные в электронный вид, разрешено оформлять на бумаге;
- при наличии профсоюзной организации и сформированной комиссии по трудовым спорам необходим порядок взаимодействия работодателя с этими органами.
Эксперты полагают, что всю эту информацию следует включать в отдельное положение. Специальных требований к структуре локального нормативного акта нет, его готовят с учетом правил делопроизводства. Положение разрабатывает лицо, ответственное за внедрение КЭДО, совместно с заинтересованными лицами и специалистами организации, а утверждает руководитель.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Предлагаем для ознакомления пример положения о КЭДО:
Используйте этот пример в качестве образца, исключая лишнюю информацию и добавляя все необходимые нюансы. Уже после утверждения положения, если появится необходимость, дополните либо полностью перепишите и утвердите новый вариант правил взаимодействия.
