рубрики

Оплата командировочных расходов

20 Июня 2019 в 16:10
Возмещение командировочных расходов заказчиком — это обязанность работодателя. Отправляясь в командировку, следует понимать, что возмещение потраченных денег сотруднику может оказаться неполным. Как оплатить командировку, учитывая нормы суточных? Какие документы необходимо включать для подтверждения командировочных расходов? Какие суммы командировочных расходов облагаются НДФЛ? Как выплатить зарплату за время в командировке?
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что возможно учесть в авансовом отчете

После возвращения из служебной поездки необходимо сдать отчет, в котором нужно учесть:

  • проезд к месту пребывания и обратно (за исключением такси, если иное не оговорено в ЛНА компании);
  • проживание;
  • суточные (если командировка длилась более суток);
  • представительские расходы (по согласованию с работодателем);
  • дополнительные траты, которые работник понес по согласованию с руководством.
ВАЖНО!
Приобретение в чужом городе продуктов питания или билетов на проезд в городском общественном транспорте включены в суточные, чеки на них сохранять и прикладывать к отчету нет необходимости. Если работодатель примет решение оплатить подобного рода траты отдельно, то с них придется удержать 13 % НДФЛ.

Как происходит оплата командировочных расходов в 2019 году

До отправки сотрудника в поездку оформляется следующий пакет документов:

  • служебное задание (может оформляться по форме Т-10а);
  • приказ о направлении в командировку для выполнения задания;
  • маршрутный лист (можно использовать командировочное удостоверение);
  • журнал работников, уезжающих в командировку (служит для фиксации работников, которые едут в поездки);
  • служебная записка — необходима, если работник использует личный транспорт.

Из всего перечисленного необходимым по закону является приказ, оформлять остальные документы закон не требует. Но если внутренняя политика предприятия или заведенные правила документооборота требуют оформления этих бумаг, придется оформить.

Приказ о направлении в командировку составляется до ее начала. Его можно составлять по унифицированной форме Т-9 или разработать свой собственный бланк. В собственной форме можно предусмотреть предварительный расчет затрат на командировку. Этот расчет позволит выплатить аванс на командировочные расходы сотруднику.

Образец приказа о направлении в командировку

Вернувшись, необходимо в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с приложением подтверждающих документов на каждую позицию;
  • отчет о выполнении служебного задания;
  • заполненный маршрутный лист.
ВАЖНО!
Из всех перечисленных документов обязательными для использования являются:
  1. Приказ или распоряжение работодателя (оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке организации).
  2. Авансовый отчет (составляется по форме АО-1).

Образец заполненного авансового отчета

Бланк авансового отчета

Скачать

Остальные документы являются рекомендуемыми. Они необходимы для обоснования расходов для целей налогообложения. Для подтверждения произведенных расходов сотрудник прилагает к авансовому отчету:

  • проездные документы: ж/д, авиабилеты, билеты на пригородные автобусы и др.;
  • счета гостиниц;
  • договор аренды жилого помещения (если проживание было не в гостинице, а снималась квартира);
  • счета или квитанции такси (возмещается, только если такой проезд был обоснован. Например, необходимо было в позднее время добраться от аэропорта до гостиницы);
  • входные билеты на выставки (если целью командировки было посещение выставки);
  • отчет о проведении представительского мероприятия (если это соответствует цели и задачам командировки) и др. документы.

Привычный для всех бланк командировочного удостоверения не обязателен для использования. Рекомендуем вместо него применять маршрутный лист, чтобы не было необходимости проставлять печати и штампы сторонних организаций по всему пути следования. Подтверждением пребывания в том или ином пункте назначения будут проездные билеты общественного транспорта или служебная записка и путевой лист (при использовании личного авто).

На основании указанных документов происходит возмещение командировочных расходов в 2019 году.

Кроме этого, организация обязана выплатить зарплату за все время отсутствия, связанного с отъездом от рабочего места. Законодательно гарантирована оплата минимума в размере среднего заработка за 12 месяцев. Но на основании внутренних локальных актов возможна выплата зарплаты по действующему на текущий момент тарифу. Выходные и праздничные дни, в которые не удалось отдохнуть во время поездки (имеется в виду работа в выходной день), оплачиваются по двойному тарифу (если в выходные человек не работал, но находился в командировке, они оплате не подлежат), включая время, проведенное в дороге. Альтернативой может быть оплата по одинарному тарифу с предоставлением отгула.

Расчет суточных на период выполнения служебного задания

Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году подчиняется прежним правилам. Установить их размер компания вправе самостоятельно, но сверхнормативные выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Действующий норматив установлен Налоговым кодексом и составляет:

  • 700 рублей в сутки — по России;
  • 2500 рублей — за границей.

Рассчитать размер суточных можно с помощью нашего калькулятора.

Любые суммы, которые превышают установленные нормы, облагаются не только НДФЛ, но также и страховыми взносами (с суммы превышения).

Выплата командировочных расходов в 2019 году, если они документально подтверждены и экономически обоснованны, не облагается взносами в фонды и НДФЛ (за исключением случаев, предусмотренных законом). Сумму затрат налогоплательщик-работодатель вправе учесть для целей уменьшения налога на прибыль или УСН.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Страховые взносы 2019: о чем надо знать работодателям

Страховые взносы — обязательные платежи для всех работодателей. Они уплачиваются за счет средств компании, поэтому любые изменения в этой сфере очень важны. В правительстве предлагают ввести новый вид обязательного страхования и планируют отказаться от предельной базы для начисления взносов, а в ФНС придумали еще один вариант наказания за неуплату.

Актуально Бухгалтерия в кадрах Законодательство

03 Июля 2019 в 12:14

Неустойка и пени: в чем разница

Неустойка и пени — это штрафные санкции за неисполнение обязательств. Эти понятия нередко путают между собой. Но понимать разницу необходимо для того, чтобы защитить свои интересы еще на стадии заключения договорных соглашений.

Бухгалтерия в кадрах

27 Июня 2019 в 15:46

Минимальная сумма алиментов

Минимальная сумма алиментов — это минимум денежных средств, выплачиваемый на содержание несовершеннолетних детей или иных членов семьи. Российское законодательство в его установлении является достаточно противоречивым. И если с работающим плательщиком все более-менее понятно, то как взыскать содержание на ребенка с неработающего лица — большой вопрос.

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Расчеты с персоналом

24 Июня 2019 в 16:17

Профессиональные налоговые вычеты

Профессиональный вычет — это один из законных способов уменьшить сумму НДФЛ. Налог на доходы физических лиц уплачивается каждым физическим лицом с полученных доходов. Уменьшить сумму налога можно, применив установленные главой 23 НК РФ налоговые вычеты. Что такое профессиональный налоговый вычет, порядок того, как его получить, и какие для этого необходимо оформить документы, прописано в НК РФ.

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации

06 Мая 2019 в 09:34

Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Бухгалтерский учет заработной платы — это раздел бухучета, который включает в себя порядок формирования проводок по отражению заработной платы, иных начислений сотрудникам в рамках трудовых отношений, страховых взносов, НДФЛ и прочих удержаний. Зарплата является обязательной выплатой каждому сотруднику компании. Она состоит из всех начислений за труд: оклада, премий, надбавок. Очень важно установить порядок оплаты труда работников в организации, соответствующий законодательству, не допускать выдачу зарплаты ниже минимально установленной и правильно отразить операции по выплате зарплаты сотрудникам в учете.

Бухгалтерия в кадрах Оплата труда

16 Апреля 2019 в 14:17

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА