рубрики

Оптимизируем работу с трудовыми книжками

23 Августа 2018 в 11:29
Заполнение трудовых книжек не изменилось с момента их введения – мы по-прежнему заносим все записи вручную, а вкладыш вшиваем иголкой с ниткой. Можно ли в рамках действующего законодательства упростить и ускорить работу с ними?
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

- Але! – голос коллеги звучал раздраженно.

- Я не вовремя? Когда можно перезвонить?

- А, уже не важно. Опять в трудовой ошибку сделала. Терпеть их не могу. Все давно перешло в электронный вид, а здесь сиди и вписывай вручную! Спасибо, что не гусиным пером.

- А что за ошибка?

- В записи об увольнении номер части статьи забыла указать!

- Ну, это не так сложно исправить…

- Ага, главное, при исправлении новых ошибок не наделать!

- Ну, оставь как написала. В конце концов, в семьдесят седьмой статье пункты содержит только одна часть, разночтений быть не может, трудовой стаж засчитается…

- Лучше оставлю, чтоб опять не накосячить. Ты знаешь, меня начинает трясти, едва эти трудовые в руки беру. Через раз ошибаюсь! То номер и дату записи поставлю в той же строке, что и название, то в увольнении по истечении срока договора на автомате ссылку на пункт 3 дам, недавно не в ту книжку запись внесла… И знаешь, чем больше стараюсь все сделать правильно, тем чаще ошибаюсь.

- Так ты своими страхами себя и… толкаешь на ошибки.

- Сама понимаю, а сделать ничего не могу…

Алла, забыв зачем звонила, задумалась – как же помочь коллеге. Она еще во время учебы заметила, как мешает Юле этот «синдром отличницы» и желание улучшить то, что и так хорошо сделано. Вспомнила, что в одной трудовой видела вместо рукописной записи штамп.

- А ты купи несколько самонаборных штампов и сделай шаблоны самых распространенных записей – с названием организации, увольнением по инициативе работника, информацией о смене фамилии. И времени будешь меньше тратить, и голову освободишь от лишних переживаний.

- Да я вообще на все записи штампы заготовлю: приеме, переводе, для подписи генеральным! Спасибо огромное!

Шпаргалка

Хотя Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, (ред. от 31.10.2016), далее – «Инструкция») регламентирует вносить записи роллером, перьевой или гелевой ручкой (часть вторая п. 1.1 Инструкции), а штамп следует ставить только при выдаче вкладыша в Трудовую книжку (п. 39 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", далее - "Постановления 225") в настоящее время инспекторы не считают нарушением использование различных штампов, а также комбинирование печатного текста с рукописным. Данная позиция поддерживается Письмом Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1, главное, чтобы записи были достоверными и не содержали ошибок. В письме речь идет об использовании штампа в указании наименовании организации, но ни в нем, ни в документах, регламентирующих работу с трудовыми книжками, не содержатся оговорки о том, что к написанию наименования организации предъявляются требования, отличные от требования к прочим записям. Для штампов должны использоваться световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (часть вторая п. 1.1 Инструкции). Чтобы оттиск штампа четко читался, ставить его следует только на одной странице разворота книжки.

Пункт 8 Постановления 225 требует заполнять новую трудовую книжку в присутствии работника. Вероятно, это требование продиктовано необходимостью получить подпись работника на титульном листе трудовой, а также заботой о сохранении персональных данных работника: оригиналы документов, на основании которых вносятся записи, будут у него перед глазами и работник лично убедится в их правомерном использовании. На практике же соблюдение данного требования увеличивает нервозность и риск ошибки при оформлении документа. Поскольку нам не известны случаи, когда трудовые инспекторы интересовались у кадровика (а тем более работника), в какой момент и как оформлялась трудовая, заполнять их лучше в отсутствие посторонних в кабинете. И вообще, для работы с трудовыми книжками лучше выбирать наиболее спокойное время, по возможности заперев дверь на ключ и выключив телефон.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как отменить запись в трудовой книжке

Информация, указанная в документе о рабочем стаже человека, должна быть верной и правильно оформленной. Но случаются ситуации, когда в него вносятся ошибочные сведения. Расскажем о том, как внести запись об отмене записи в трудовой книжке.

Трудовые книжки

09 Июля 2019 в 13:56

Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2019 году

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году — этот вопрос кадровики обсуждают снова и снова, несмотря на то, что написано на эту тему уже достаточно много. Дело в том, что 01.07.2018 в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он определил новые правила оформления документов и заверения трудовых книжек (ТК). Собрали в одну статью все, что необходимо помнить кадровому специалисту в связи с изменениями.

Трудовые книжки Актуально

04 Июля 2019 в 14:49

Пенсионный фонд уже оцифровал все трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — идея, которая совсем скоро может стать реальностью. В правительстве уверены, что такой способ ведения учета трудового стажа работников очень выгоден всем сторонам: и работникам, и работодателям, и контролирующим органам. Правда, полностью отказываться от бумажных документов чиновники пока не собираются. Пусть остаются. На всякий случай…

Актуально Трудовые книжки

25 Мая 2019 в 07:34

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек — свод правовых актов законодательства Российской Федерации, содержащих правила заполнения трудовых книжек. Важно помнить, что трудовая книжка — документ строгой отчетности, и все действия с ней нужно делать, строго соблюдая букву закона.

Трудовые книжки

11 Мая 2019 в 14:27

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек и записи в них — это строго регламентированный и упорядоченный процесс, осуществлять который могут только специально назначенные в организации кадровые работники. Такая строгость связана прежде всего с необходимостью защиты персональных данных работников. Расскажем, какие правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 году.

Трудовые книжки Документооборот

04 Апреля 2019 в 13:29

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА