рубрики

Оптимизируем работу с трудовыми книжками

23 Августа 2018 в 11:29
Заполнение трудовых книжек не изменилось с момента их введения – мы по-прежнему заносим все записи вручную, а вкладыш вшиваем иголкой с ниткой. Можно ли в рамках действующего законодательства упростить и ускорить работу с ними?
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

- Але! – голос коллеги звучал раздраженно.

- Я не вовремя? Когда можно перезвонить?

- А, уже не важно. Опять в трудовой ошибку сделала. Терпеть их не могу. Все давно перешло в электронный вид, а здесь сиди и вписывай вручную! Спасибо, что не гусиным пером.

- А что за ошибка?

- В записи об увольнении номер части статьи забыла указать!

- Ну, это не так сложно исправить…

- Ага, главное, при исправлении новых ошибок не наделать!

- Ну, оставь как написала. В конце концов, в семьдесят седьмой статье пункты содержит только одна часть, разночтений быть не может, трудовой стаж засчитается…

- Лучше оставлю, чтоб опять не накосячить. Ты знаешь, меня начинает трясти, едва эти трудовые в руки беру. Через раз ошибаюсь! То номер и дату записи поставлю в той же строке, что и название, то в увольнении по истечении срока договора на автомате ссылку на пункт 3 дам, недавно не в ту книжку запись внесла… И знаешь, чем больше стараюсь все сделать правильно, тем чаще ошибаюсь.

- Так ты своими страхами себя и… толкаешь на ошибки.

- Сама понимаю, а сделать ничего не могу…

Алла, забыв зачем звонила, задумалась – как же помочь коллеге. Она еще во время учебы заметила, как мешает Юле этот «синдром отличницы» и желание улучшить то, что и так хорошо сделано. Вспомнила, что в одной трудовой видела вместо рукописной записи штамп.

- А ты купи несколько самонаборных штампов и сделай шаблоны самых распространенных записей – с названием организации, увольнением по инициативе работника, информацией о смене фамилии. И времени будешь меньше тратить, и голову освободишь от лишних переживаний.

- Да я вообще на все записи штампы заготовлю: приеме, переводе, для подписи генеральным! Спасибо огромное!

Шпаргалка

Хотя Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, (ред. от 31.10.2016), далее – «Инструкция») регламентирует вносить записи роллером, перьевой или гелевой ручкой (часть вторая п. 1.1 Инструкции), а штамп следует ставить только при выдаче вкладыша в Трудовую книжку (п. 39 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", далее - "Постановления 225") в настоящее время инспекторы не считают нарушением использование различных штампов, а также комбинирование печатного текста с рукописным. Данная позиция поддерживается Письмом Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1, главное, чтобы записи были достоверными и не содержали ошибок. В письме речь идет об использовании штампа в указании наименовании организации, но ни в нем, ни в документах, регламентирующих работу с трудовыми книжками, не содержатся оговорки о том, что к написанию наименования организации предъявляются требования, отличные от требования к прочим записям. Для штампов должны использоваться световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (часть вторая п. 1.1 Инструкции). Чтобы оттиск штампа четко читался, ставить его следует только на одной странице разворота книжки.

Пункт 8 Постановления 225 требует заполнять новую трудовую книжку в присутствии работника. Вероятно, это требование продиктовано необходимостью получить подпись работника на титульном листе трудовой, а также заботой о сохранении персональных данных работника: оригиналы документов, на основании которых вносятся записи, будут у него перед глазами и работник лично убедится в их правомерном использовании. На практике же соблюдение данного требования увеличивает нервозность и риск ошибки при оформлении документа. Поскольку нам не известны случаи, когда трудовые инспекторы интересовались у кадровика (а тем более работника), в какой момент и как оформлялась трудовая, заполнять их лучше в отсутствие посторонних в кабинете. И вообще, для работы с трудовыми книжками лучше выбирать наиболее спокойное время, по возможности заперев дверь на ключ и выключив телефон.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Правила ведения и хранения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек и записи в них — это строго регламентированный и упорядоченный процесс, осуществлять который могут только специально назначенные в организации кадровые работники. Такая строгость связана прежде всего с необходимостью защиты персональных данных работников. Расскажем, какие правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 году.

Трудовые книжки Документооборот

04 Апреля 2019 в 13:29

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Одним из часто задаваемых на форумах вопросов оформления рабочих отношений работодателя с работником является вопрос о том, куда приклеить голограмму в трудовой книжке. Попробуем ответить на этот вопрос

Трудовые книжки

27 Марта 2019 в 13:35

Запись об увольнении в трудовую книжку

Правильное заполнение основного документа о стаже работника является важным элементом в кадровом делопроизводстве. Несоблюдение инструкций, незнание или грубые нарушение установленных правил могут повлечь судебные иски со стороны сотрудников, выплаты штрафов и компенсаций, а также нанести урон репутации компании.

Трудовые книжки Увольнение

16 Марта 2019 в 13:49

Правила оформления трудовой книжки

Правила оформления трудовой книжки необходимо знать каждому сотруднику отдела кадров. Это поможет не допустить ошибок при заполнении документа и избежать недоразумений при подсчете стажа. О том, как правильно ее оформить, в том числе впервые, расскажем в этом материале.

Трудовые книжки

16 Марта 2019 в 09:28

Как внести исправления в трудовую книжку

Исправления в трудовой — это приведение всех ее записей в соответствие с личными данными работника, действительными в настоящий момент. Чаще всего приходится исправлять ошибки, допущенные по вине кадровика, но бывают и другие ситуации: человек изменил имя или фамилию, и теперь сведения необходимо обновить. Но ничего страшного в этом нет, любую неточность можно исправить. В статье разберем подробнее, как правильно внести исправления в трудовую книжку (2019 г.) в различных ситуациях.

Трудовые книжки

26 Февраля 2019 в 08:36

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА