Отчет о командировке

Законом предусмотрен только один вид отчетности — авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (эта норма определена пунктом 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749).

Все остальные документы, порядок и сроки их предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку требование предоставить отчет о проделанной работе в командировке в ТК РФ не содержится. С этой целью работодатель, опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ, вправе издать нормативный акт, которым обяжет сотрудников оформлять необходимые бумаги при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация вправе разработать собственные бланки либо воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Отчет по командировке в бухгалтерию по форме Т-10

Пример написания отчета по командировке по форме Т-10а

В случае использования формы Т-10а заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки делает руководитель подразделения, вписывая в бланк короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель в ходе рабочей поездки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия, по которым оно не выполнено, излагаются работником в виде докладной записки на имя руководителя (генерального директора), который принимает решение:

• о направлении работника в очередную поездку для достижения поставленных целей;
• о нецелесообразности новых поездок;
• о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т. п.

Собственные разработки

Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:

• какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
• в какой срок их предоставить;
• по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
• кому передать и т. д.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:

• одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
• родители детей в возрасте до 3 лет;
• родители детей-инвалидов;
• ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Эту категорию работников следует письменно проинформировать о возможности отказаться от служебных поездок.

Отчетность в свободной форме

Работодатель вправе использовать любой формат документации, в том числе требовать от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет. После этого бумаги разрешено уничтожить в установленном на предприятии порядке (как правило, их сжигают и составляют об этом акт).