Отчетность по форме ЕФС-1: порядок заполнения и сроки сдачи

Что такое отчет по форме ЕФС-1

Это единый страховой отчет. С 2023 года страхователи сдают общий отчет ЕФС-1 вместо старых форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, СИоЗП, ДСВ-3 и расчета 4-ФСС. ЕФС-1 расшифровывается как единая форма сведений.

Куда сдавать отчет ЕФС-1

В приказе № 2281 разъясняется, куда сдавать новый отчет ЕФС-1, — работодатели подают единую форму сведений в Социальный фонд России. Направить отчет надо в территориальное отделение СФР по месту регистрации страхователя.

ЕФС-1 — не единственный отчет по страховым взносам. Страхователи также обязаны сдавать расчет по страховым взносам в территориальную ИФНС (Приказ ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022). Отчет по страховым взносам на ОПС, ОМС и ВНиМ состоит из двух частей:

• ежемесячный отчет — персонифицированные сведения о физлицах надо сдавать каждый месяц, до 25-го числа следующего месяца;
• ежеквартальные отчеты — сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах (РСВ) надо сдавать каждый квартал, до 25-го числа следующего месяца после отчетного периода.

Кто сдает отчет ЕФС-1

Специалисты СФР объяснили, кто сдает отчет ЕФС-1 в 2025 году, — все страхователи. К страхователям относят юридических лиц (независимо от форм собственности) и индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников по трудовым и гражданско-правовым договорам. То есть отчитываться по единой форме сведений обязаны все работодатели.

Какие сведения отражаются в отчете ЕФС-1

Единая форма сведений состоит из двух разделов и девяти подразделов. Вот какую информацию надо подавать в СФР:

• в составе раздела 1 — о трудовой и иной деятельности, страховом стаже, зарплате, дополнительных взносах на накопительную пенсию;
• в составе раздела 2 — о начисленных страховых взносах от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях.

Каждому разделу соответствуют формы страховой отчетности, сдаваемые ранее. К примеру, форма по трудовой деятельности — это аналог СЗВ-ТД, по стажу — СЗВ-СТАЖ, а раздел 2 по взносам на травматизм заменяет расчет 4-ФСС.

С 01.01.2024 в форму добавили следующие изменения:

1. В подразделе 1.2 подраздела 1, кроме сведений «Назначение пенсии», добавятся сведения «Назначение выплат по ОСС». Отчет с таким типом сведений предоставляется на тех, кто подал заявление об отпуске по беременности и родам (БИР) или отпуске по уходу за ребенком (ОПУХ).
2. В подраздел 1.3 подраздела 1 вносится столбец «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности».
3. В п. 11 порядка заполнения документа предусмотрено, что при ликвидации подают:
   • страхователи-юрлица (физлица при прекращении деятельности как ИП) — подраздел 1.1 и подраздел 1.2 подраздела 1 на всех работающих (работавших в отчетном периоде) застрахованных лиц;
   • бюджетники — подраздел 1.3 подраздела 1 дополнительно к подразделам 1.1 и 1.2;
   • работодатели, перечисляющие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных и взносы в их пользу (в случае уплаты взносов) по закону № 56-ФЗ, — подраздел 3 подраздела 1.
4. В графе 5 табличной части подраздела 1.1 подраздела 1 теперь указывается код вида трудового договора:
   • 0 — бессрочный трудовой договор;
   • 0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
   • 0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;
   • 1 — трудовой договор по совместительству;
   • 1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
   • 1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

При приеме или переводе сотрудника на дистанционную или удаленную работу или работу на дому в графе 6 таблицы подраздела 1.1 подраздела 1 к коду ОКЗ надо указывать код «ДИСТ» или «НДОМ». А при приеме или переводе сотрудника на неполное рабочее время, в этой графе проставляют код «НЕПД» или «НЕПН».

Когда сдавать новый отчет ЕФС-1

СФР утвержден следующий срок сдачи новой формы ЕФС-1: сдавать сразу весь отчет не надо, форму подают по разделам. Для каждого раздела установили отдельный срок и периодичность отчетности. По сути, отчетные периоды совпадают со старыми формами, а вот сроки изменили — для ЕФС-1 соблюдается новая концепция о едином сроке сдачи отчетов 25-го числа.

В таблице мы показали сроки сдачи для каждого раздела ЕФС-1.

Какой бланк использовать для единой отчетности ЕФС-1

За утверждение ЕФС-1, его бланка и порядка заполнения отвечает Социальный фонд России. С 01.01.2024 действуют актуальная форма и правила заполнения ЕФС-1. Они утверждены Приказом СФР № 2281 от 17.11.2023.

Как заполнить ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 подают как в бумажном, так и в электронном виде. Порядок сдачи отчета зависит от количества застрахованных лиц. Если у страхователя в штате 10 работников или меньше, то он сможет выбрать формат отчетности — бумажный или электронный. Если застрахованных сотрудников более 10, то работодатель отчитывается исключительно в электронной форме.

С 2024 года действует актуальный порядок заполнения ЕФС-1: для каждого раздела правила различаются (Приказ СФР № 2281). Покажем пошагово, как заполнять единую форму сведений:

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Обязательно отражаем сведения о страхователе:

• регистрационный номер;
• название;
• его ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП;
• коды — ОКФС, ОКОГУ, ОКВЭД;
• код категории страхователя-физлица;
• контакты — номер телефона, адрес электронной почты.

Подписываем титульный лист у руководителя или уполномоченного лица. Ставим дату заполнения.

Шаг 2. Заполняем подраздел 1 раздела 1. Указываем персональные сведения о застрахованном лице:

• СНИЛС;
• ИНН (если есть);
• ФИО;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица (для российских граждан — ГРФ);
• гражданство — код страны (для РФ — 643).

Подраздел 1 обязательно заполняем, если сдаем подразделы 1.1, 1.2 и 1.3.

Шаг 3. Заполняем подраздел 1.1. В этом разделе отражаем сведения о трудовой деятельности. Не забываем, что сведения надо подавать и при заключении ГПХ.

Если работодатель заполняет сведения о трудовой деятельности при увольнении, то он обязательно пишет причину увольнения, норму по ТК РФ и код причины увольнения. Все коды приведены в специальном классификаторе (приложение к Приказу СФР № 2281).

Шаг 4. Заполняем подраздел 1.2. В сведениях по стажу указываем:

• отчетный период;
• тип сведений формы — исходная, начисление пенсии, назначение выплат по ОСС, корректирующая, отменяющая;
• корректируемый или отменяемый период, если страхователь меняет сведения;
• период работы;
• территориальные условия — код и районный коэффициент;
• особенности исчисления стажа — код основания и дополнительная информация;
• условия для досрочной пенсии — особые условия труда, код основания и вид занятости;
• результат специальной оценки труда — индивидуальный номер рабочего места и класс (подкласс) УТ.

Вместе с подразделом 1.2 заполняем и подаем подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1.

Шаг 5. Заполняем подраздел 1.3. Указываем сведения о зарплате бюджетников. Но подавать этот раздел надо только для тех видов деятельности, которые укажет Минфин.

Шаг 6. Заполняем подраздел 3. Отражаем сведения о застрахованных лицах, по которым платят дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Шаг 7. Заполняем раздел 2:

• в подразделе 2.1 рассчитываем суммы страховых взносов на травматизм;
• в подразделе 2.1.1 показываем сведения об облагаемой базе по особым видам страхователей — СКЕ, страхователей с частичным финансированием и страхователей, исчисляющих взносы по нескольким основаниям;
• в подразделе 2.2 отражаем информацию, необходимую для исчисления взносов по сотрудникам, которых временно перевели к другим работодателям;
• в подразделе 2.3 фиксируем результаты проведения обязательных предварительных, периодических медосмотров и спецоценки условий труда.

Все работодатели заполняют подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 ЕФС-1. Подразделы 2.1.1 и 2.2 надо заполнить только тем организациям, которых они касаются. Но сдавать раздел 2 о начисленных взносах на травматизм каждый квартал обязаны все страхователи.

Как накажут за нарушения в отчете ЕФС-1

Если в ЕФС-1 есть ошибки, несоответствия и неточности, то СФР не примет отчет. В таком случае работодатель получит протокол с кодом выявленной ошибки. С 2024 года ввели новые основания для отказа в приеме отчетности (Приказ СФР № 2281), если:

• отчет отправит лицо с неподтвержденными полномочиями;
• отправитель не выполнил условия признания действительности квалифицированной подписи заявителя при отправке электронной формы;
• отправили недействительную или старую форму ЕФС-1.

Ответственность за несдачу отчета или ошибки в нем установлена законами 27-ФЗ от 01.04.1996 и 125-ФЗ от 24.07.1998. К примеру, если не вовремя сдать сведения, то страхователю придется заплатить:

• 500 рублей — за каждое застрахованное лицо, если не отправили сведения персонифицированного учета (ст. 17 27-ФЗ);
• 5 % суммы взносов к уплате за последние три месяца отчетного периода — за каждый полный или неполный месяц просрочки, если не отправили сведения о взносах на травматизм. Минимальный штраф за просрочку составляет 1000 рублей, максимальный — 30 % неуплаченных взносов (п. 1 ст. 26.30 125-ФЗ).

Должностному лицу тоже грозит ответственность за несвоевременное предоставление или несдачу достоверных и полных сведений в СФР: штраф — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). А за несоблюдение формата отчетности — за сдачу бумажного ЕФС-1 вместо электронного — придется заплатить 1000 рублей.

Часто задаваемые вопросы по теме