рубрики

Когда отменят трудовые книжки

Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года. Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях. Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников. Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда отменят трудовые

Впервые идею заменить обычные бумажные трудовые книжки на электронные озвучили в 2006 году. В 2012 чиновники попытались претворить ее в жизнь, но ничего не вышло. Следующая попытка предпринималась в 2016 году, но и тогда отмена трудовых книжек не произошла. Спустя несколько лет чиновники предложили ввести новые правила кадрового делопроизводства только для фирм, число работников на которых не превышает 15 человек. Всю информацию о сотрудниках предлагалось хранить в электронной форме. Затем это правило хотели распространить и на крупные компании. Но и эта инициатива одобрена не была.

Сейчас власти точно знают, когда отменят трудовые книжки полностью, — с 2021 года. Новая норма содержится в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Из документа следует, что на всех работников, впервые принятых после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются. Те, у кого такой документ уже есть, до 31.12.2020 подают письменное заявление работодателю с просьбой продолжить вести документ. Если по объективным причинам человек не уточнил, нужен ли ему бумажный вариант, или он согласен на онлайн-аналог, работодатель обязан продолжить работать по прежним правилам. В случае перехода на другую работу гражданин вправе требовать ведения его трудовой от нового работодателя. Но если он уже перейдет на электронный вариант хранения сведений о своей рабочей деятельности, то вернуться к бумажному документу не сможет.

Чтобы не потерять сведения о стаже граждан, работодателям добавят отчетности в ПФР. Уже с января 2020 года Фонд начнет собирать все сведения о заключении (расторжении) трудовых договоров, переводах, выполняемой работе. Сам работник сможет получать данные после запроса в МФЦ, через личный кабинет на портале госуслуг, у работодателя. Последнего хотят еще обязать выдавать сотруднику сведения, касающиеся его деятельности, при увольнении.

Поскольку закон уже одобрен, и до вступления его в силу остается несколько недель, кадровики должны представлять общую картину:

  • с 01.01.2020 начинается постепенный переход и подготовка к работе по новым правилам;
  • до 30.06.2020 работодателям предстоит уведомить работников об изменениях, объяснить им, в чем их смысл. Одновременно компании предложат сотрудникам выбрать тот вариант хранения сведений о работе и стаже, какой им кажется удобным;
  • до 31.12.2020 все работники должны определиться, какую трудовую книжку иметь, — бумажную или электронную. Решение фиксируется в заявлениях в свободной форме либо по образцу, который разработает работодатель. Главное — соблюдение письменной формы;
  • с 01.01.2021 компании переходят на новые правила работы, фиксируется полная отмена трудовых книжек в России. По тем сотрудникам, которые согласны на электронное хранение информации о своем стаже и рабочей деятельности, они передают данные в ПФР. Если вновь принятых работников больше 25 человек, отчитываться обязательно по телекоммуникационным каналам связи и интернету. Тем компаниям, где новых сотрудников меньше, разрешается выбрать способ подачи сведений. По тем работникам, кто предпочел сохранить бумажные трудовые книжки, тоже придется передавать сведения в ПФР, но и дополнительно фиксировать все события в бумажном документе.

По словам Альберта Мицевича, руководителя отдела по работе с персоналом онлайн-сервиса микрокредитования «Честное слово», решение об отмене бумажных бланков и переходе на формирование электронной базы данных о трудовой деятельности граждан приняли, но сам процесс отмены книжек на бумаге займет несколько лет. Окончательный уход от них произойдет к 2025 году, прогнозирует эксперт.

«Чтобы полностью и бесповоротно перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо первым делом внести изменения в ТК РФ (ст. 66) и создать единую электронную базу, чтобы хранить всю информацию о стаже работников. Затем необходимо обеспечить доступ к этой базе как работодателю, так и работнику», — подчеркивает Альберт Мицевич.

Что изменится

Сейчас все данные о стаже трудящихся поступают в ПФР с помощью персонифицированного учета при выплате отчислений руководителем. Планируется, что после отмены бланков и введения электронных книжек подтверждение стажа с помощью бумажного бланка уже не потребуется, а процедура пенсионного учета упростится. Информацию начнут передавать в Фонд с помощью специальной компьютерной программы. Отмена бланков позволит сократить документооборот и упростит хранение информации.

Свое мнение по этому поводу высказала Ольга Калинина, руководитель отдела по работе с персоналом «ГК РДВ-медиа» (Работа.ру): «Если электронный документооборот качественно реализуют, то, безусловно, это удобнее и быстрее как для сотрудников, так и для работодателей. Но непонятно, каким образом привычные трудовые книжки переведут в электронный формат: кто это сделает, где, в какие сроки. Есть очень большой шанс потерять ценную информацию, восстановление которой займет долгое время. В таком формате удобнее оставить бумажные бланки».

Плюсы и минусы

С помощью трудовой книжки руководителю компании легко оценить рабочий путь человека и принять решение, подходит ли он в качестве нового сотрудника или нет. Для работника книжка является документом, с помощью которого он подтверждает стаж. Поэтому и обычных граждан, и нанимателей тревожит возможность ее отмены.

«Перспектива отмены трудовых книжек маячит на нашем законодательном горизонте довольно давно. Кому они точно не нужны, так это государству. Что касается работников и работодателей, то грядущие перемены таят в себе как достоинства, так и недостатки для обеих сторон трудовых отношений», — отмечает Алина Тухватуллина, юрист компании «Конструктор документов FreshDoc.ru».

В случае с нанимателями преимущества электронного документооборота следующие:

  • сократятся расходы на кадровое делопроизводство;
  • кадровое делопроизводство станет проще;
  • с руководителя снимут ответственность за хранение, учет и передачу бланков при расторжении договора с работником.

К недостаткам эксперты относят:

  • об опыте человека работодателю удастся узнать только из его резюме и из рекомендаций с прошлого места работы;
  • причины увольнения с предыдущих мест работы гражданин легко скроет, так как они нигде не отражаются (они содержатся в приказе об увольнении, но соискатель не обязан предоставлять его при трудоустройстве).

Закон в полном объеме начнет работать уже через год, но уже с января работодатели вправе начать процедуру отказа от бумажных трудовых. Так что при приеме на работу нового сотрудника кадровикам придется еще внимательнее отнестись к его документам об образовании, проверять, насколько хорошо человек проявил себя на собеседовании. Рабочие отношения предпочтительнее оформлять с испытательным сроком. Это поможет убедиться в профпригодности работника.

Для работника очевидный минус введения электронного документооборота — лишение официального документа, подтверждающего стаж. Контракт не всегда примут как доказательство стажа, так как его легко подделать. А в случае сбоя в кадровой программе, если данные человека потеряются, восстановить их непросто. В таких случаях органам ПФР и организациям-работодателям предстоит оказать содействие работнику. Другой вариант — за защитой придется обращаться в ГИТ или в суд.

С другой стороны, гражданам предстоит надеяться на добросовестность работодателя. Если директор не производит отчисления в ПФР, подтвердить стаж работнику не удастся. Преимущество электронной системы очевидно: сведения о трудоустройстве есть, и работнику достаточно только написать заявление о выходе на пенсию.

Альтернатива книжке после ее отмены

Власти заявляют, что все данные, которые ранее содержались в книжке, гражданин сможет получать на бумажном носителе или в электронной форме, заверенной квалифицированной подписью. Кроме того, для людей, трудоустроенных по соглашению о дистанционной работе, полная замена трудовой книжки — трудовой договор, и в будущем его тоже разрешат использовать для подтверждения факта работы и наличия стажа. Но эксперты считают, что теперь необходимо менять требования к содержанию и оформлению договора, чтобы максимально защитить от подделки. А еще в него следует вносить обязательные условия, при наличии которых трудовой стаж подтверждать не понадобится.

«Хорошим вариантом оптимизации трудовых отношений, на мой взгляд, является использование электронных трудовых договоров и обмен кадровой документацией в электронном виде. В последнее время эта инициатива активно обсуждается, предлагается сделать возможным заключение трудового договора через портал госуслуг», — напоминает Максим Бычков, руководитель ЦПТ «Юрком».

Несмотря на множество спорных моментов по этой проблеме, внедрение электронного документооборота — вопрос недалекого будущего. Насколько болезненно пройдет реформа, покажет время.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Клеить голограмму на трудовую книжку в 2020 необходимо на первую страницу оформляемого документа. Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране.

Трудовые книжки

05 Апреля 2020 в 11:35

Записи в трудовой книжке совместителя

Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

Трудовые книжки Совместительство

28 Января 2020 в 11:47

Как вести электронные трудовые книжки с 2020: правила для работодателей

Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

Актуально Трудовые книжки

24 Января 2020 в 17:50

Что делать при потере трудовой книжки

Что делать при потере трудовой книжки, если утрата произошла в период официального трудоустройства, ясно — обратиться к работодателю за дубликатом. Если гражданин официально не трудоустроен, необходимо:

  1. Обратиться к последнему работодателю за новой трудовой.
  2. Запросить данные о прежних местах работы у предыдущих работодателей, в государственном Архиве или в Пенсионном фонде РФ.
  3. При необходимости обратиться в суд с заявлением  о восстановлении данных.

Трудовые книжки

16 Декабря 2019 в 14:48

Недействительная запись в трудовой книжке

Как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи, зависит от того, в какой части документа возникла необходимость в исправлении и на каком этапе его ведения: на титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются, при исправлении данных о работе информация об их ложности указывается отдельной строкой. Существуют и другие нюансы.

Трудовые книжки

13 Декабря 2019 в 09:26

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА