рубрики

Когда отменят трудовые книжки

КонсультантПлюс
Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года. Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях. Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников. Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда отменят трудовые

Впервые идею заменить обычные бумажные трудовые книжки на электронные озвучили в 2006 году. В 2012 чиновники попытались претворить ее в жизнь, но ничего не вышло. Следующая попытка предпринималась в 2016 году, но и тогда отмена трудовых книжек не произошла. Спустя несколько лет чиновники предложили ввести новые правила кадрового делопроизводства только для фирм, число работников на которых не превышает 15 человек. Всю информацию о сотрудниках предлагалось хранить в электронной форме. Затем это правило хотели распространить и на крупные компании. Но и эта инициатива одобрена не была.

Сейчас власти точно знают, когда отменят трудовые книжки полностью, — с 2021 года. Новая норма содержится в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Из документа следует, что на всех работников, впервые принятых после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются. Те, у кого такой документ уже есть, до 31.12.2020 подают письменное заявление работодателю с просьбой продолжить вести документ. Если по объективным причинам человек не уточнил, нужен ли ему бумажный вариант, или он согласен на онлайн-аналог, работодатель обязан продолжить работать по прежним правилам. В случае перехода на другую работу гражданин вправе требовать ведения его трудовой от нового работодателя. Но если он уже перейдет на электронный вариант хранения сведений о своей рабочей деятельности, то вернуться к бумажному документу не сможет.

Чтобы не потерять сведения о стаже граждан, работодателям добавят отчетности в ПФР. Уже с января 2020 года Фонд начнет собирать все сведения о заключении (расторжении) трудовых договоров, переводах, выполняемой работе. Сам работник сможет получать данные после запроса в МФЦ, через личный кабинет на портале госуслуг, у работодателя. Последнего хотят еще обязать выдавать сотруднику сведения, касающиеся его деятельности, при увольнении.

Поскольку закон уже одобрен, и до вступления его в силу остается несколько недель, кадровики должны представлять общую картину:

  • с 01.01.2020 начинается постепенный переход и подготовка к работе по новым правилам;
  • до 30.06.2020 работодателям предстоит уведомить работников об изменениях, объяснить им, в чем их смысл. Одновременно компании предложат сотрудникам выбрать тот вариант хранения сведений о работе и стаже, какой им кажется удобным;
  • до 31.12.2020 все работники должны определиться, какую трудовую книжку иметь, — бумажную или электронную. Решение фиксируется в заявлениях в свободной форме либо по образцу, который разработает работодатель. Главное — соблюдение письменной формы;
  • с 01.01.2021 компании переходят на новые правила работы, фиксируется полная отмена трудовых книжек в России. По тем сотрудникам, которые согласны на электронное хранение информации о своем стаже и рабочей деятельности, они передают данные в ПФР. Если вновь принятых работников больше 25 человек, отчитываться обязательно по телекоммуникационным каналам связи и интернету. Тем компаниям, где новых сотрудников меньше, разрешается выбрать способ подачи сведений. По тем работникам, кто предпочел сохранить бумажные трудовые книжки, тоже придется передавать сведения в ПФР, но и дополнительно фиксировать все события в бумажном документе.

По словам Альберта Мицевича, руководителя отдела по работе с персоналом онлайн-сервиса микрокредитования «Честное слово», решение об отмене бумажных бланков и переходе на формирование электронной базы данных о трудовой деятельности граждан приняли, но сам процесс отмены книжек на бумаге займет несколько лет. Окончательный уход от них произойдет к 2025 году, прогнозирует эксперт.

«Чтобы полностью и бесповоротно перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо первым делом внести изменения в ТК РФ (ст. 66) и создать единую электронную базу, чтобы хранить всю информацию о стаже работников. Затем необходимо обеспечить доступ к этой базе как работодателю, так и работнику», — подчеркивает Альберт Мицевич.

Что изменится

Сейчас все данные о стаже трудящихся поступают в ПФР с помощью персонифицированного учета при выплате отчислений руководителем. Планируется, что после отмены бланков и введения электронных книжек подтверждение стажа с помощью бумажного бланка уже не потребуется, а процедура пенсионного учета упростится. Информацию начнут передавать в Фонд с помощью специальной компьютерной программы. Отмена бланков позволит сократить документооборот и упростит хранение информации.

Свое мнение по этому поводу высказала Ольга Калинина, руководитель отдела по работе с персоналом «ГК РДВ-медиа» (Работа.ру): «Если электронный документооборот качественно реализуют, то, безусловно, это удобнее и быстрее как для сотрудников, так и для работодателей. Но непонятно, каким образом привычные трудовые книжки переведут в электронный формат: кто это сделает, где, в какие сроки. Есть очень большой шанс потерять ценную информацию, восстановление которой займет долгое время. В таком формате удобнее оставить бумажные бланки».

Плюсы и минусы

С помощью трудовой книжки руководителю компании легко оценить рабочий путь человека и принять решение, подходит ли он в качестве нового сотрудника или нет. Для работника книжка является документом, с помощью которого он подтверждает стаж. Поэтому и обычных граждан, и нанимателей тревожит возможность ее отмены.

«Перспектива отмены трудовых книжек маячит на нашем законодательном горизонте довольно давно. Кому они точно не нужны, так это государству. Что касается работников и работодателей, то грядущие перемены таят в себе как достоинства, так и недостатки для обеих сторон трудовых отношений», — отмечает Алина Тухватуллина, юрист компании «Конструктор документов FreshDoc.ru».

В случае с нанимателями преимущества электронного документооборота следующие:

  • сократятся расходы на кадровое делопроизводство;
  • кадровое делопроизводство станет проще;
  • с руководителя снимут ответственность за хранение, учет и передачу бланков при расторжении договора с работником.

К недостаткам эксперты относят:

  • об опыте человека работодателю удастся узнать только из его резюме и из рекомендаций с прошлого места работы;
  • причины увольнения с предыдущих мест работы гражданин легко скроет, так как они нигде не отражаются (они содержатся в приказе об увольнении, но соискатель не обязан предоставлять его при трудоустройстве).

Закон в полном объеме начнет работать уже через год, но уже с января работодатели вправе начать процедуру отказа от бумажных трудовых. Так что при приеме на работу нового сотрудника кадровикам придется еще внимательнее отнестись к его документам об образовании, проверять, насколько хорошо человек проявил себя на собеседовании. Рабочие отношения предпочтительнее оформлять с испытательным сроком. Это поможет убедиться в профпригодности работника.

Для работника очевидный минус введения электронного документооборота — лишение официального документа, подтверждающего стаж. Контракт не всегда примут как доказательство стажа, так как его легко подделать. А в случае сбоя в кадровой программе, если данные человека потеряются, восстановить их непросто. В таких случаях органам ПФР и организациям-работодателям предстоит оказать содействие работнику. Другой вариант — за защитой придется обращаться в ГИТ или в суд.

С другой стороны, гражданам предстоит надеяться на добросовестность работодателя. Если директор не производит отчисления в ПФР, подтвердить стаж работнику не удастся. Преимущество электронной системы очевидно: сведения о трудоустройстве есть, и работнику достаточно только написать заявление о выходе на пенсию.

Альтернатива книжке после ее отмены

Власти заявляют, что все данные, которые ранее содержались в книжке, гражданин сможет получать на бумажном носителе или в электронной форме, заверенной квалифицированной подписью. Кроме того, для людей, трудоустроенных по соглашению о дистанционной работе, полная замена трудовой книжки — трудовой договор, и в будущем его тоже разрешат использовать для подтверждения факта работы и наличия стажа. Но эксперты считают, что теперь необходимо менять требования к содержанию и оформлению договора, чтобы максимально защитить от подделки. А еще в него следует вносить обязательные условия, при наличии которых трудовой стаж подтверждать не понадобится.

«Хорошим вариантом оптимизации трудовых отношений, на мой взгляд, является использование электронных трудовых договоров и обмен кадровой документацией в электронном виде. В последнее время эта инициатива активно обсуждается, предлагается сделать возможным заключение трудового договора через портал госуслуг», — напоминает Максим Бычков, руководитель ЦПТ «Юрком».

Несмотря на множество спорных моментов по этой проблеме, внедрение электронного документооборота — вопрос недалекого будущего. Насколько болезненно пройдет реформа, покажет время.

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Как и где хранится трудовая книжка работника

Где хранить трудовые книжки работников организации — в месте, безопасном от утраты и порчи. Самое надежное место — сейф, как правило, его используют все организации.

Актуально Архивное хранение Трудовые книжки Трудовые споры Увольнение

25 Февраля 2021 в 09:48

Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей

Электронные трудовые книжки — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.

Актуально Трудовые книжки Документооборот Законодательство

17 Февраля 2021 в 13:58

Можно ли иметь две трудовые книжки

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно на двух работах официально в России — закон этого напрямую не запрещает. Тем не менее есть нюансы.

Трудовые книжки Кадровики советуют

10 Февраля 2021 в 12:50

Как вести электронные трудовые книжки внешних совместителей

Электронная трудовая книжка при совместительстве — это документ сотрудника, находящийся в ПФР. Работодатели подают в Пенсионный фонд сведения по форме СЗВ-ТД на всех застрахованных лиц, это касается и работников, занятых на таких условиях.

Трудовые книжки Управление персоналом

09 Февраля 2021 в 12:22

Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

Как заверять трудовые книжки в 2021 году:

  1. Откопировать необходимые страницы.
  2. Прошить и пронумеровать листы.
  3. На каждой странице написать вручную «Верно. Ф.И.О. и должность исполнителя» или проставить специальный штамп.

Трудовые книжки Актуально

01 Февраля 2021 в 18:54

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА