Club
В процессе работы
По постановлению правительства от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями в его документе о стаже. Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника, фиксируются в его личной карточке. Вот в личной карточке работник и ставит свою подпись об ознакомлении.
Бывает, что структурные подразделения организации находятся в разных городах. Тогда доведение соответствующих сведений и информации осуществляется заочно, сотруднику высылается извещение с последующей отметкой об этом в личной карточке. При проведении проверок такой способ ознакомления вызывает вопросы, поэтому мы рекомендуем прикалывать к личной карточке расписку работника, в которой он пишет, что с записями в трудовой книжке ознакомлен.
Это не совсем обычный способ, но он не противоречит законодательству. В законодательстве не указано, каким образом процесс ознакомления необходимо организовывать, поэтому и электронный способ обмена сведениями подходит, но для такого способа взаимодействия у персонала должны быть электронные подписи.
При увольнении
В соответствии с пунктом 35 правил ведения и хранения книжек, при увольнении все сведения, которые были внесены в трудовую сотрудника, должны заверяться подписью работодателя или уполномоченного им лица, печатью организации и подписью самого сотрудника.
На практике работодатели лично редко заверяют документы о стаже работы своих сотрудников, обычно это делегируется ответственному сотруднику, уполномоченному приказом. В этом случае ответственное лицо вносит запись в книжку, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Некоторые делопроизводители при ознакомлении работника с внесенной записью ставят «ознакомлен» или «с записью ознакомлен» в трудовой книжке, и некоторые проверяющие на это указывают. Формально такая запись не нужна, нормативные документы не предписывают вносить подобное. Тем не менее, это не является ошибкой и инспектора об этом знают.
Образец с записью в трудовой книжке «ознакомлен»
Ошибки заполнения
| № п/п | Описание ошибки | Обоснование |
| 1 | Работник оставляет только свою подпись | Инспектора говорят, что в этом случае непонятно, работник ли это расписался или кто-то иной. Формулировка такая: личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет понять, кто ее поставил |
| 2 | При ознакомлении указывается дата | Дата и так уже указана в первом столбце |
| 3 | Пишут слово «ознакомлен» или что-то еще в разных вариациях, например, «с записью в трудовой ознакомлен» или «трудовую на руки получил» | Формально закон это делать не обязывает, кроме того, подтверждением получения книжки на руки является подпись сотрудника в книге учета движения, там же и дата указывается |
| 4 | Работник подписывается и указывает только свою фамилию | Инспектора настаивают, чтобы указывались фамилия и инициалы, причину см. в пункте 1 |
| 5 | Записи заверяются печатью отдела кадров | В этом случае инспектора указывают на однозначную ошибку и ссылаются на пункт 35 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225 |
Образец ознакомления работника с записью в трудовой книжке
Нюансы
Если человек сменил фамилию (например, в связи с вступлением в брак), сведения об этом указываются на титульном листе. Фамилия работника, указанная при ознакомлении с информацией об увольнении, должна совпадать с той, что указана на титульном листе документа. Ошибки при смене фамилии имеют неприятные для работника последствия при оформлении пенсии.
