рубрики

Перечень типовых управленческих архивных документов

КонсультантПлюс

Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах. Их могут не востребовать в течение долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Списки архивных бумаг и сроки их хранения обновили

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» заявлено, что архивный документ — тот, который обладает значимостью для гражданина или общества, или государства, вследствие чего он подлежит сохранению в течение определенного срока.

На протяжении какого времени хранить бумаги, входящие в перечень типовых управленческих архивных документов 2019, разъяснялось в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но чиновники посчитали, что нормы в нем устарели и нуждаются в серьезных поправках, потому приказ № 558 в 2020 отменили (см. приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Одновременно организациям представили новый нормативный акт в этой сфере: с 18 февраля актуальный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности 2020, и сроки их хранения прописаны в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обратите внимание: в определенных случаях, если нужна инструкция по применению перечня типовых управленческих архивных документов, она утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Не забудьте, что для компаний, чьи бумаги передают в государственные и муниципальные архивы на постоянное хранение, действуют еще методические рекомендации к перечню типовых архивных документов (рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанные в соответствии с государственным контрактом от 30.11.2015 № 073 по заказу Росархива).

Что изменилось

Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:

  • управленческо-распорядительные;
  • бухгалтерские, финансовые;
  • кадровые;
  • имущественные и хозяйственные;
  • социально-бытовые.

Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.

Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.

Разновидность документа

Что нового в перечне типовых управленческих архивных документов в 2020 и сроках их хранения в организации

Ранее хранили, лет

Сейчас хранят, лет

Ведомости о получении зарплаты

5

6

Справки о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера

Не установлено

50-75 — в зависимости от того, завершено дело после 2003 года или до указанного срока

Акты, справки, записки, журналы, протоколы, касающиеся коррупции

Постоянно

5

Графики отпусков

1

3

Личные дела руководителей

Постоянно

50-75

Справки, предложения о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Постоянно

5

Журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Постоянно

45

Журналы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

10, но требование касалось инструктажа по технике безопасности

45

Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников

75

50/75

Как правильно исчислять сроки хранения

Ответ на этот вопрос далеко не очевидный. Осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 закона № 152-ФЗ «Об архивном деле». Теперь закон говорит, что если бумага входит в перечень документов, образующихся в деятельности организаций, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором она «закрыта».

Пример, как считать сроки хранения приказов по личному составу

Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.

Пример 1

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.

Пример 2

В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.

Что разрешается изъять из личного дела и уничтожить раньше

По приказу № 236, далеко не вся кадровая документация подлежит столь длительному хранению. Например:

Изменения в других перечнях

Приказ № 236 регулирует документооборот в государственных и муниципальных органах и организациях любых форм собственности. Но для отдельных категорий хозяйствующих субъектов утверждены дополнительные ПТУАД, в том числе:

  • для предприятий, которые ведут научно-техническую и производственную деятельность (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182);
  • для министерств и ведомств, для профсоюзной организации (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 с редакцией в 2007 г.);
  • для акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Хотя общие списки и сроки хранения уточнили, изменения в типовых управленческих архивных документах для вышеназванных организаций остались без изменений, а поправки в узкоспециализированные нормы пока не вносились.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Архивное хранение

14 Февраля 2019 в 16:21

Федеральный закон об архивном деле

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Архивное хранение Законодательство

28 Июня 2017 в 16:44

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА