рубрики

Переход на электронные трудовые книжки увеличит объемы отчетности в ПФР

06 Марта 2018 в 10:54
В прошлом году чиновники заявили, что поддерживают переход на электронный документооборот, а недавно стало известно, что к концу 2019 появится законопроект, позволяющий вести трудовые книжки в электронном формате. Разберемся в плюсах и минусах этой инициативы.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Суть нововведения

Министр труда и социальной защиты Максим Топилин рассказал журналистам, что в конце 2019 года его ведомство представит законопроект о введении в России электронных трудовых книжек. По его словам, это будет не просто сканированная копия главного документа, подтверждающего стаж работника, а полноценная база данных обо всех трудящихся.

— Электронная трудовая книжка является документом, который идет за человеком от работодателя к работодателю. Очень важно связать все, что нужно, сохранить в базах данных. Сейчас же мы имеем в Пенсионном фонде фактически только стаж и заработок, ну и различные специальные режимы для отдельных категорий, — уточнил Топилин.

Он не стал скрывать, что для работы новой системы от работодателей понадобится дополнительная информация о трудовой карьере каждого сотрудника. Но иные подробности пока умалчиваются.

Тем временем замминистра Любовь Ельцова разъяснила, какие преимущества дают электронные трудовые книжки:

  • сохранность персональных данных;
  • снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;
  • дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
  • сокращение времени оказания государственных и муниципальных услуг через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

К чему готовиться работодателям

За комментарием по этому вопросу редакция КлубаТК обратилась к кадровому эксперту — исполнительному директору консалтинговой компании ООО «ЭйчАрЛоджистик» Наталии Зиминой. Она напомнила, что про введение электронных трудовых книжек говорят уже несколько лет. Но пока все время что-то останавливает. Хотя у этого изменения в законодательстве, как у практически любого другого, есть и плюсы, и минусы.

— Безусловный плюс в том, что больше не нужно будет специально вести и хранить трудовые книжки. И учет трудового стажа сотрудников, у которых не было работы, станет проще и экономнее по времени, — считает эксперт.

Но с работниками со стажем будет сложнее. Во-первых, учет в ПФР стажа работников велся не всегда, поэтому большого объема информации нет. Во-вторых, на данный момент информация в ПФР содержит только место работы и размер отчислений. А информация о должностях, перемещениях, награждениях и т. д. отсутствует. Это означает, что данную информацию нужно будет как-то передать в ПФР. Как предполагает Наталия Зимина, делать это придется вручную: руками переносить все данные из трудовых книжек в некую электронную базу или некий документ.

Также очевидно, что увеличится объем отчетности, сдаваемой в ПФР. По словам эксперта, придется регулярно сообщать:

  • даты приемов, переводов, увольнений;
  • должности, на которые принимается или переводится работник.
— Сложность в том, что при формальной автоматизированности отчетности часто бывают программные сбои, которые добавляют работы и специалистам по кадрам, и бухгалтерам, — говорит Наталия Зимина. — А если в отчете есть ошибки, то его считают несданным. И назначают штраф в 500 рублей за отсутствие данных на одного человека. У одного моего клиента при подаче данных в ПФР совместились 2 отчета. Бухгалтер видела свой корректный отчет, а представитель ПФР — общие данные из двух отчетов. И ПФР отчет не принимали. Выявить, что именно некорректно, удалось только благодаря «человеческому лицу» сотрудника ПФР. Но такие действия сотрудника противоречили идее «электронной отчетности», — вспоминает эксперт. — И лично я боюсь, что увеличение информации в отчетах увеличит число ошибок и, как следствие, количество несданных отчетов.

Когда может вступить в силу инициатива

По предварительным оценкам, на разработку и утверждение законопроекта, в том числе внесение поправок в действующие нормативные акты, необходимо не менее 2 лет. Все это время редакция КлубаТК будет следить за развитием событий и обязательно сообщит обо всех новых идеях чиновников и способах решения имеющихся технических и правовых вопросов.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

04 Июня 2019 в 06:59

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи. Считается, что такой способ сокращает издержки работодателей и упрощает процедуру кадрового учета. Но для перехода на е-документооборот есть преграды, и главная из них — отсутствие нормативной базы, закрепляющей понятия и правила организации деятельности компаний в электронном виде в кадровой сфере. Чтобы написать правовые основы, в прошлом году проводили эксперимент, который позволил определить, какие сложности могут возникнуть у работодателей при переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само реформирование. Сейчас чиновники хотят повторить пилотный проект, но цель его уже иная.

Актуально Документооборот

22 Мая 2019 в 18:18

Чем опасен избыток документов в личном деле

«Хорошее дело должно быть толщиной с кирпич», любили повторять старые следователи. Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?». Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.

Документооборот Разбираем на примерах

06 Мая 2019 в 14:35

Возможно ли объединение согласия и приказа на дополнительную работу

В кадровой работе необходимо делать огромное количество самых разнообразных документов, необходимость которых иногда вызывает сомнение и порождает желание оптимизировать работу. Например, объединить в одном документе согласие на привлечение к работе в праздничный день и приказ об этом привлечении. Всегда ли такая оптимизация полезна?

Документооборот Рабочее время Разбираем на примерах

02 Мая 2019 в 14:48

Зачем отражать замену отпуска компенсацией в личной карточке

Части ежегодного отпуска и отпуска за работу во вредных условиях труда, превышающие 28 и 7 дней соответственно, можно заменить денежной компенсацией. Но оформив по всем правилам выплату компенсации, кадровики часто забывают отразить ее в личной карточке работника, из-за чего могут возникнуть серьезные проблемы.

Документооборот Отпуска Разбираем на примерах

24 Апреля 2019 в 10:06

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА