Переход на электронные трудовые книжки увеличит объемы отчетности в ПФР

Суть нововведения

Министр труда и социальной защиты Максим Топилин рассказал журналистам, что в конце 2018 года его ведомство представит законопроект о введении в России электронных трудовых книжек. По его словам, это будет не просто сканированная копия главного документа, подтверждающего стаж работника, а полноценная база данных обо всех трудящихся.

— Электронная трудовая книжка является документом, который идет за человеком от работодателя к работодателю. Очень важно связать все, что нужно, сохранить в базах данных. Сейчас же мы имеем в Пенсионном фонде фактически только стаж и заработок, ну и различные специальные режимы для отдельных категорий, — уточнил Топилин.

Он не стал скрывать, что для работы новой системы от работодателей понадобится дополнительная информация о трудовой карьере каждого сотрудника. Но иные подробности пока умалчиваются.

Тем временем замминистра Любовь Ельцова разъяснила, какие преимущества дают электронные трудовые книжки:

• сохранность персональных данных;
• снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;
• дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
• сокращение времени оказания государственных и муниципальных услуг через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

К чему готовиться работодателям

За комментарием по этому вопросу редакция КлубаТК обратилась к кадровому эксперту — исполнительному директору консалтинговой компании ООО «ЭйчАрЛоджистик» Наталии Зиминой. Она напомнила, что про введение электронных трудовых книжек говорят уже несколько лет. Но пока все время что-то останавливает. Хотя у этого изменения в законодательстве, как у практически любого другого, есть и плюсы, и минусы.

— Безусловный плюс в том, что больше не нужно будет специально вести и хранить трудовые книжки. И учет трудового стажа сотрудников, у которых не было работы, станет проще и экономнее по времени, — считает эксперт.

Но с работниками со стажем будет сложнее. Во-первых, учет в ПФР стажа работников велся не всегда, поэтому большого объема информации нет. Во-вторых, на данный момент информация в ПФР содержит только место работы и размер отчислений. А информация о должностях, перемещениях, награждениях и т. д. отсутствует. Это означает, что данную информацию нужно будет как-то передать в ПФР. Как предполагает Наталия Зимина, делать это придется вручную: руками переносить все данные из трудовых книжек в некую электронную базу или некий документ.

Также очевидно, что увеличится объем отчетности, сдаваемой в ПФР. По словам эксперта, придется регулярно сообщать:

• даты приемов, переводов, увольнений;
• должности, на которые принимается или переводится работник.

— Сложность в том, что при формальной автоматизированности отчетности часто бывают программные сбои, которые добавляют работы и специалистам по кадрам, и бухгалтерам, — говорит Наталия Зимина. — А если в отчете есть ошибки, то его считают несданным. И назначают штраф в 500 рублей за отсутствие данных на одного человека. У одного моего клиента при подаче данных в ПФР совместились 2 отчета. Бухгалтер видела свой корректный отчет, а представитель ПФР — общие данные из двух отчетов. И ПФР отчет не принимали. Выявить, что именно некорректно, удалось только благодаря «человеческому лицу» сотрудника ПФР. Но такие действия сотрудника противоречили идее «электронной отчетности», — вспоминает эксперт. — И лично я боюсь, что увеличение информации в отчетах увеличит число ошибок и, как следствие, количество несданных отчетов.

Когда может вступить в силу инициатива

По предварительным оценкам, на разработку и утверждение законопроекта, в том числе внесение поправок в действующие нормативные акты, необходимо не менее 2 лет. Все это время редакция КлубаТК будет следить за развитием событий и обязательно сообщит обо всех новых идеях чиновников и способах решения имеющихся технических и правовых вопросов.