Перерасчет отпускных: когда нужен и как его сделать
В некоторых случаях расчет отпускных не становится окончательным, и требуется сделать перерасчет. Что это за ситуации, какие документы для этого составляются? Давайте разбираться.
В каких случаях нужен перерасчет отпускных
Пять ситуаций становятся причиной для повторного расчета выплат в связи с уходом работника в очередной отпуск.
Изменение окладов, МРОТ
Пересчитать отпускные нужно, если:
- должностные оклады либо МРОТ повысились в период, когда отпуск не наступил, но дата повышения не входит в расчетный период. В этом случае средний заработок увеличивается на коэффициент изменения показателя;
- повышение произошло в период, когда сотрудник находился в отпуске. В этом случае пересчитываются дни, на которые приходится повышенный оклад.
Делать перерасчет следует только в том случае, когда оклады (тарифные ставки) повышаются по компании в целом. Если это касается отдельных должностей, то пересчитывать отпускные не надо (Письмо Минтруда № 14-1/В-623 от 18.08.2015).
Отзыв сотрудника из отпуска
Производственная необходимость нередко становится причиной прерывания отдыха сотрудника. В этом случае со дня выхода ему начисляется зарплата. Предусмотрены два варианта отгула неиспользованных дней отдыха:
- отгулять остаток до конца текущего года;
- присоединить оставшиеся дни к следующему очередному отпуску (ст. 125 ТК РФ).
Если бухгалтер не сделает перерасчет за оставшиеся дни отдыха, то столкнется с ситуацией переплаты. Поэтому удобнее сделать перерасчет с момента отзыва.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить отзыв работника из отпуска по производственной необходимости.
Выплата годовой премии после расчета отпускных
При расчете среднего заработка премиальные выплаты по итогам года учитывают его размер. Поэтому, если премия выплачена позже того, как отпускнику произведены начисления, требуется пересчитать сумму выплат за дни отдыха.
Болезнь сотрудника
Когда работник уходит на больничный во время нахождения в очередном отпуске, то он продлевается, а сумма, выплаченная ранее, подлежит перерасчету (не всегда).
Счетная ошибка
Если бухгалтер ошибся при расчете, неточность надо исправить. Здесь следует учитывать, что вернуть переплату разрешено только с согласия работника. В противном случае это — убыток компании. Не удается работодателю вернуть переплату даже через суд. Об этом свидетельствуют: Письмо Минтруда от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784 и Определения Верховного Суда от 05.02.2018 № 59-КГ17-19 и от 14.03.2014 № 19-КГ13-18.
Подробнее:
Порядок перерасчета отпускных
Чаще всего ситуация касается моментов, когда повышаются МРОТ либо оклады (тарифные ставки). В этом случае рассчитайте коэффициент, на который повышена оплата труда, и примените его при перерасчете среднего заработка.
Пример.
В компании с 1 августа 2024 года повысились оклады. Зарплата системного администратора увеличилась с 25 000 до 32 000 руб.
Коэффициент увеличения = 32 000/ 25 000 = 1,28.
Когда повышение оклада происходит в период нахождения работника на отдыхе, пересчитываются только дни, в которые он получил бы повышенный оклад, если бы осуществлял трудовую деятельность.
Пример.
Менеджер ушел в отпуск с 17 марта по 10 апреля. При расчете отпускных его среднедневной заработок составил 700 рублей. Оклады в компании повышены на коэффициент 1,3 с 1 апреля текущего года. По данному примеру пересчитать требуется только апрельские дни отдыха:
- за 10 дней апреля — 700 * 1,3 *1 0 = 9100 руб.;
- за 10 дней марта сумма останется прежней — 700 * 10 = 7000 руб.
Итого оплата за дни отдыха: 9100 + 7000 = 16 100 руб.
Если прерывается отпуск сотрудника, определите, когда он станет отдыхать оставшиеся дни. Если это произойдет в рамках одного месяца, то перерасчет делать не нужно. Когда дни отдыха переносятся на последующие месяцы, сделайте перерасчет.
Ситуация с больничным листом также неоднозначна. В большинстве случаев перерасчет делать не нужно, а продлеваются только дни отпуска. Но бывают ситуации, когда сотрудник заболел перед началом очередного отпуска, получив отпускные, и просит его перенести. В этом случае он возвращает деньги в кассу, а расчет делается заново, когда работник пожелает отдохнуть.
Может пригодиться:
Как выглядит заявление на перерасчет отпускных
У бухгалтеров нередко возникает вопрос: когда необходимо заявление для того, чтобы пересчитать оплату дней отпуска. Следуя логике, документ потребуется, если инициатива исходит от отпускника:
- он вышел на больничный и просит перенести дни отдыха;
- заметил счетную ошибку.
Остальные случаи предусмотрены законодательством и не требуют обращения работника.
Бланк заявления:
Генеральному директору ООО «Clubtk.ru» Воронову А. В. от главного бухгалтера Смирновой В.Ф. ЗАЯВЛЕНИЕ о перерасчете отпускных Прошу сделать перерасчет отпускных с 21 марта по 8 апреля в связи с арифметической ошибкой, допущенной бухгалтером. 10.04.2024 Смирнова / Смирнова В.Ф. |
Как выглядит приказ на перерасчет отпускных
В приказе отражаются ФИО сотрудника (перечень сотрудников), причина перерасчета. Основание для составления — изменение штатного расписания, личное заявление сотрудника.

Часто задаваемые вопросы по теме:
-
Нужен ли перерасчет отпускных, если сотрудник просит перенести отпуск на другой период?
Да, нужен.
-
Нужно ли заявление, если в период отпуска сотрудник заболел?
Да, в этом случае требуется написать заявление.
-
Если руководящему составу компании повысили оклад, то требуется ли делать перерасчет отпускных?
Нет, не нужно.