Перерасчет отпускных в связи с больничным

Как больничный отражается на длительности отпуска

Электронный листок временной нетрудоспособности (ЭЛН) может быть открыт до наступления дня, с которого сотрудник обязан отдыхать, или в момент, когда отпускные получены и отдых начался. Для каждой из этих ситуаций существует определенный алгоритм предоставления неиспользованных дней и необходимость перерасчета:

• если ЭЛН открыт до начала отдыха — его переносят на другое время;
• если болезнь наступила во время отдыха — отпуск продлевается.

Об этом сказано в п. 1 ст. 124 ТК РФ. В обязанность сотрудника входит оповещение работодателя об открытии больничного листка. Но как это сделать, законодательство не дает ясного ответа. Поэтому работодателю надо заранее позаботиться о том, чтобы выработать алгоритм оповещения работодателя и ознакомить с ним сотрудников под роспись, так как бухгалтерии потребуется делать перерасчет.

Правила перерасчета отпускных в связи с больничным

Дни болезни и отпускные рассчитываются по разным алгоритмам. Для первого расчета берется доход за 12 предыдущих месяцев, для второго — два предыдущих года. Отличаются и формулы. Поэтому делается перерасчет, если отпуск переносится на другой месяц, а не продлевается. Сумма нового начисления после перерасчета зависит от периода предоставления дней отдыха в качестве компенсации за дни болезни.

В статье 124 предусмотрены два варианта, как разрешено отгулять дни, в которые сотрудник болел:

• продление отпуска;
• перенос неиспользованных дней на более позднее время.

В отношении возврата денег за неиспользованные дни после перерасчета тоже существуют нюансы. Работодатель не вправе потребовать возврата излишне уплаченной суммы за дни отдыха, но добровольно работник вправе вернуть столько, сколько получилось в результате перерасчета. Для этого он пишет заявление в бухгалтерию с просьбой удержать излишнюю сумму либо возвращает деньги в кассу.

Бухгалтер иногда сталкивается с одной из ситуаций в отношении перерасчета, если во время отдыха сотрудник заболел:

1. От сотрудника получено согласие на продление дней отдыха. В этом случае перерасчет отпускных не делайте. Основание — расчетный период не меняется, соответственно, не надо корректировать среднедневной заработок, налоги и взносы. Период отпуска разрывается при открытии больничного и продолжается после его закрытия.
2. Решено перенести дни отдыха, но сотрудник отказывается возвращать излишне уплаченную сумму. В этом случае деньги учтите в те дни, когда работник станет догуливать отпуск.
3. Неиспользованные дни отпуска переносятся, но работник вернул излишне выплаченные отпускные. В этом случае начисление неиспользованных отпускных производится в обычном порядке.

Еще одна ситуация: во время отдыха сотрудника заболел его ребенок. В этом случае дни отдыха не продлеваются и больничный не оплачивается (ст. 124 ТК РФ, Письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-393).

Сотрудник может не выходить на работу не только в связи с очередным отпуском, но и во время нахождения на сессии в учебном заведении либо взять дни за свой счет. В этих ситуациях листок временной нетрудоспособности не оплачивается, и срок не продлевается.

Пример перерасчета отпускных в связи с больничным

Начальник отдела кадров Иванов Иван Иванович находился в отпуске с 1 по 14 сентября 2024 года. За этот период он получил отпускные в размере 21 000 рублей. Расчетный период, который использовал бухгалтер для начисления, с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года. Среднедневной заработок его составил 1500 руб. Со 2 по 4 сентября отпускник болел, о чем свидетельствует электронный больничный лист.

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности берется доход за 2022–2023 гг., который составил 720 000 рублей. За три дня болезни Иванов И.И. получит 2958,90 руб. (720 000 / 730 * 3). И здесь дальнейшие шаги зависят от того, когда он будет догуливать отпуск.

Вариант 1

Иванов решил продлить отпуск. В этом случае начисленная сумма пересчитываться не будет, а на работу начальник отдела кадров выйдет на 3 дня позже — 18 сентября.

Вариант 2

Неиспользованные дни Иванов возьмет в декабре. Предположим, что среднедневной заработок на тот момент составит 1600 руб. За три дня, неиспользованных в сентябре, ему положена доплата:

(1600 * 3) — (1500 * 3) = 300 руб.

В программе 1С:ЗУП для перерасчета используется документ «Отпуск». Здесь выбирается интерактивная надпись «Исправление» и вносятся даты корректировки во вкладке «Продления, переносы, отзывы».

Часто задаваемые вопросы по теме