Планирование расходов на персонал
Предпринимательская деятельность имеет своей главной целью извлечение максимальной прибыли. Для этого используются соответствующие ресурсы: капитал, земля, труд, предпринимательские способности и информация. При этом персонал рассматривается как такой же производственный ресурс, как финансы или материально-техническая база компании. Его можно изменять — по количеству и(или) качеству, в зависимости от принятой стратегии управления.
Что собой представляют расходы на персонал
Расходы на персонал представляют собой общепризнанный показатель, применяемый в странах с рыночной экономикой. Нужно отметить, что в таких странах уже более 30 лет применяется концепция «человеческих ресурсов» (по-английски Human Resource - сокр. HR), которая заменила понятия «кадры» и «персонал» на понятие «управление человеческими ресурсами».
В нашей стране к расходам, связанным с использованием человеческих ресурсов, можно отнести:
- затраты на заработную плату, в том числе стимулирующие и компенсационные выплаты, включаемые в ФОТ (фонд оплаты труда);
- социальные и приравненные к ним выплаты;
- затраты, не относящиеся к ФОТ и социальным выплатам;
- отчисления и выплаты по обязательному и добровольному страхованию.
Подобные показатели установлены различными нормативными актами Минфина РФ (например, ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н), указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения (например, приказ Росстата от 26.10.2015 № 498), многочисленными отраслевыми методическими рекомендациями по определению себестоимости продукции (работ, услуг), Налоговым кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ.
Затраты на заработную плату являются основными, так как составляют большую часть в составе расходов на персонал. К ним относятся:
- оплата за труд в соответствии с применяемой системой оплаты труда (повременно, сдельно и т.п.);
- дополнительная оплата в виде доплат и премий, в т.ч. за качественное выполнение производственных заданий (в натуральной и(или) денежной форме);
- компенсационные выплаты в связи с условиями труда и режимом работы;
- иные аналогичные выплаты.
К социальным и приравненным к ним выплатам можно отнести расходы организации в рамках проводимой социальной политики, закрепленной в коллективном договоре. Это:
- предоставление санаторных и туристических путевок;
- надбавки к пенсиям для работающих на предприятии;
- единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда;
- выходные пособия при прекращении трудового договора;
- материальная помощь в связи с семейными обстоятельствами работника и т.д.
Затраты, не относящиеся к ФОТ и социальным выплатам, могут осуществляться на обучение и повышение квалификации персонала, на приобретение спецодежды и форменной одежды, на содержание социальной инфраструктуры (лагерей детского отдыха, домов отдыха и т.п.), затраты на командировки и т.д. Кроме того, к этой категории относят и выплату дивидендов по акциям и приобретение работниками льготных акций своей кампании.
Отчисления и выплаты по различным видам обязательного страхования осуществляются любой организацией-работодателем на основании (в условиях 2020 года) требований главы 34 НК РФ, фед. закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, фед. закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, Трудового кодекса РФ, прочих нормативных актов. Помимо перечисленного, организациям не запрещено осуществлять добровольное страхование своих работников в рамках и на условиях действующего законодательства России. К указанным расходам можно отнести выплаты по больничному листу, расходы по т.н. «декретному отпуску» для женщин, компенсации по уходу за детьми, компенсации за вред, причиненный здоровью работников, и т.д.
Планирование расходов на персонал
Планирование расходов на персонал осуществляется с целью выявления резервов организации для повышения ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Для этого используются соответствующие инструменты планирования и бюджетирования расходов на персонал, которые применяются последовательно, в несколько этапов.
1-й этап
Подготовка и анализ необходимых данных с целью сопоставления результатов деятельности организации с деятельностью конкурентов. При этом учитываются перспективы развития организации и особенности местного рынка труда по состоянию на дату расчета.
2-й этап
Определяются показатели эффективности — качественные и количественные, используемые для оценки планируемого бюджета.
К качественным можно отнести показатели соответствия уровня образования, квалификации, производственного опыта работников требованиям к занимаемой должности — для последующего расчета затрат на обучение, профподготовку.
Количественные показатели определяют сопоставлением фактической и плановой численности работников — для расчета показателей укомплектованности кадров.
Важнейшие показатели эффективности, определяемые на данном этапе планирования, — это производительность труда, норматив численности административно-управленческого персонала (далее по тексту — АУП), годовой экономический эффект, финансовая экономия, показатель текучести кадров.
3-й этап
Составляется плановый бюджет (с определением объектов расходов в виде статей затрат).
4-й этап
Корректировка полученных плановых показателей с точки зрения экономической эффективности, рациональности, соответствия текущим финансовым возможностям организации. Рассмотрение результатов производится с учетом ключевого условия, по которому повышение расходов на персонал не может опережать рост производительности труда.
Оптимизация расходов на персонал
Необходимость в оптимизации, а зачастую, назовем прямо, — в сокращении затрат на персонал, возникает по многим факторам:
- недостаток средств вследствие ужесточения конкуренции или ухудшения текущей экономической ситуации в стране;
- несоответствие осуществляемых выплат имеющейся квалификации работников;
- появление новых технических, технологических, информационных возможностей, позволяющих повысить эффективность труда и высвободить определенное количество работников;
- прочие факторы.
В нашей стране кадровые службы (или HR-подразделения) планируют такую оптимизацию, применяя один из двух методов:
- метод прямого счета;
- метод планирования по факторам.
Первый метод позволяет рассчитать потенциальное уменьшение численности персонала в случае внедрения определенных организационных и технических мероприятий. Для этого рассчитывают плановую численность персонала по отдельным категориям с учетом ее возможного уменьшения в результате осуществления указанных мероприятий.
Затем, на основании показателей плановой численности персонала и планового выпуска продукции, определяют уровень производительности труда и темпы ее роста по сравнению с базовым периодом.
Метод планирования по факторам позволяет представить экономическое воздействие на результаты деятельности организации в виде групп факторов:
- внешних — не зависящих от работы организации, таких как: текущие инфляционные ожидания, возможные изменения в налоговом, трудовом и ином действующем законодательстве РФ, колебания спроса и предложения на рынке труда и т.д.;
- внутренних — факторов, определяющих изменения количественных и качественных параметров выпуска продукции, системы хозяйствования, управления и других.
Грамотный подход при осуществлении оптимизации персонала заключается в подготовке наиболее точного прогноза, с тем чтобы организация заблаговременно могла принять необходимые меры по корректировке указанных расходов.
Бюджетирование расходов на персонал должно учитывать и Трудовой кодекс РФ: все планируемые мероприятия должны быть в рамках действующего законодательства, в противном случае негативные последствия могут «перекрыть» всю предполагаемую экономию.
Эффективность расходов, показатели
Как уже отмечалось выше, важнейшими показателями эффективности расходов на персонал являются:
- производительность труда;
- норматив численности АУП;
- годовой экономический эффект;
- финансовая экономия;
- показатель текучести кадров.
Производительность труда
Результативность трудовых затрат работника при производстве продукции определяется его способностью создавать в единицу времени определенное количество этой продукции. Поэтому важнейшим показателем эффективности деятельности персонала является производительность труда. Она определяется выработкой продукции в единицу времени и, на уровне организации, вычисляется по формуле:
Эт = ВП / ЧР
где:
Эт — показатель эффективности труда,
ВП — стоимость выпущенной продукции,
ЧР — среднегодовая численность работников, занятых на предприятии.
На крупных производствах эффективность затратности труда в виде показателя производительности труда исчисляется немного по-другому:
Пт = Оп / Т
где:
Пт — показатель производительности труда;
Оп — объем произведенной продукции (работ, услуг) в течение определенного периода времени, руб.;
Т — затраты труда (чел/час, чел/день) или среднесписочная численность работников.
Норматив численности АУП
Потребность в управленческих кадрах можно рассчитать по формуле Розенкранца:

где:
n — количество видов управленческих работ;
mi — среднее количество организационных действий, выполняемых в рамках i-го вида управленческих работ;
ti — время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i-го организационно-управленческого вида работ;
Тпол — полное рабочее время, согласно трудовому договору со специалистом, за расчетный промежуток календарного времени;
Кнрв — коэффициент необходимого распределения времени;
tр — дополнительное фактическое время, которое нельзя было учесть при планировании;
Кфрв — коэффициент фактического распределения времени, определяемый отношением общего фонда рабочего времени к суммарному расчетному времени.
Годовой экономический эффект
Для сопоставления затрат на проведение оптимизационных мероприятий и полученного в результате их реализации дохода можно применить формулу годового экономического эффекта:
Эг = (С1 – С2) * В – Ен * З
где
Эг — годовой экономический эффект,
С1 и С2 — себестоимость единицы продукции до и после проведения мероприятия,
В — годовой объем работ после внедрения,
Ен — нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности,
З — единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятия.
Финансовая экономия
Экономию, достигнутую за счет изменения структуры и ФОТ персонала, можно рассчитать по формуле:
Эд = Ф1 – Ф2
где:
Эд — экономия, достигнутая в результате изменений;
Ф1 и Ф2 — годовой ФОТ до и после внедрения изменений.
Показатель текучести кадров
Косвенным показателем эффективности мер по оптимизации расходов на содержание персонала может являться относительный показатель текучести кадров, который определяется следующим образом:
Кт = Чу / Чсп
где
Кт — коэффициент текучести кадров,
Чу — численность работников, уволенных по причинам, относимым к текучести;
Чсп — среднесписочная численность работников.
Мероприятия по уменьшению текучести кадров должны способствовать улучшению организации труда, совершенствованию систем его оплаты, устранению причин неудовлетворенности работников своим трудом, осуществления мер по адаптации новых сотрудников и иных мероприятий в рамках реализации стратегической кадровой политики.