Подготовка документов к архивному хранению

30 Июня 2017 в 16:50
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов ведения делопроизводства. О том, как это делается, расскажем подробно.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Архивное хранение документов в организации

Слово «архив» имеет несколько значений:

  • во-первых, это государственное или негосударственное учреждение, основной функцией которого является хранение сданной в него документации;
  • во-вторых, это внутреннее подразделение организации, отвечающее за хранение документов, уже вышедших из обращения.

В статье речь пойдет о внутреннем архиве организации.

Самым непростым вопросом являются сроки хранения документов, поскольку требования разбросаны по различным нормативно-правовым актам. Оставим за рамками статьи специфическую документацию (например, банковской, космической или горнодобывающей отраслей) и рассмотрим ту, которая есть в любой организации:

  • распорядительную, управленческую;
  • кадровую;
  • бухгалтерскую и налоговую.

Полный перечень типовой управленческой документации и сроки даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016).

О том, как долго должна храниться кадровая документация, кроме того, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу, для созданных до 2003 года, — 75 лет, для более поздних — 50 лет).

Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяется Налоговым кодексом, законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и рядом подзаконных актов.

Подготовка дел к архивному хранению

Перед сдачей в архив требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в дела. С наибольшим вниманием нужно подойти к оформлению документов, которые организации обязаны хранить постоянно и длительно (более 10 лет), а также по личному составу.

Объем одной папки не должен превышать 250 страниц. Для оформления нужно:

  1. прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  2. пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  3. составить опись (если будут храниться особо ценные или личные дела);
  4. подготовить лист-заверитель (в нем нужно отметить количество страниц, особенности нумерации и другие характеристики; лист должен быть заверен подписью составителя);
  5. оформить обложку из твердого картона (указав название организации, заголовок дела, даты открытия и закрытия дела, регистрационный номер).

Образец описи дел и других документов, передаваемых в архив организации

скачать

Лист-заверитель дела, образец

скачать

ВАЖНО!
Документацию, которую требуется хранить менее 10 лет, можно систематизировать менее тщательно.

Правила хранения архивных документов

Архивы размещаются в отдельных помещениях, в которых созданы определенные условия: они должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, создается защита хранящихся материалов от порчи.

Кроме того, помещение архива должно надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т.п.) — и тогда папки не будут испорчены посторонними или украдены.

Все дела размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть их на пол или подоконники.

Если объем документации очень велик — сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей.

Задайте вопрос экспертам
Федеральный закон об архивном деле

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Архивное хранение Законодательство

28 Июня 2017 в 16:44

Перечень типовых управленческих архивных документов

Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Безусловно, в интересах компании - создать этим бумагам условия для длительного хранения в целом и невредимом состоянии. Отсюда высокие требования к управлению документами в целом и архивистам - в частности.

Архивное хранение

22 Июня 2017 в 11:16

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА