Club
Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте
Электронная подпись (ЭЦП) — это аналог личной подписи, с помощью которой подписываются электронные документы. С помощью ЭЦП идентифицируют лицо, которое подписывало документ. Используется цифровая подпись в документообороте при получении государственных услуг, при подаче деклараций в налоговую инспекцию, при документообороте в организации между работниками и работодателем, с контрагентами и контролирующими органами.
Документация, подписанная электронно, равнозначна бумажной, подписанной собственноручно (п. 1 ст. 6 закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ об ЭЦП). И это значит, что ее не обязательно распечатывать для предъявления или хранения, но не всегда.
При ответе на вопрос, нужны ли оригиналы документов при электронном документообороте (ЭДО), каждый раз необходимо обращаться к нормативным актам, которые регулируют вопросы ведения этого типа документов. Например, Трудовой кодекс требует подписывать и хранить в бумажном виде следующие кадровые бумаги:
- приказы об увольнении;
- листы ознакомления с инструкциями по охране труда;
- сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Так как эти документы ведутся только в бумажном виде, распечатать и подписать вручную их придется, даже если вы использовали первоначально с работодателем цифровой способ визирования.
Электронные больничные хранятся ФСС РФ и работодателем в цифровом виде, нет необходимости их распечатывать и хранить их копии (информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности»).
Полис ОСАГО оформляется и предоставляется в цифровом виде, хотя, в соответствии с абз. 8 п. 7.2 ст. 15 закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ об ОСАГО, может быть распечатан для удобства использования.
Электронные документы, получаемые через Госуслуги, по запросу заявителя выдаются на бумажном носителе сотрудниками МФЦ в случае, когда кто-то из организаций не готов принимать необходимые формы в цифровом виде. Например, свидетельство о регистрации по месту жительства или о временной регистрации, правоустанавливающие документы на квартиру, справка об отсутствии судимости и др. в бумажном виде требуют банки, управляющие компании, поликлиники, работодатель. Такая копия признается экземпляром электронного документа на бумажном носителе (п. 2 Постановление Правительства РФ от 18.03.2015 № 250).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены правила для внедрения электронного документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.
Применение ЭП в документообороте
Для ЭДО используют следующие ЭЦП: простая и усиленная.
Таблица. 1 Виды ЭЦП.
| ПЭП | УЭП |
|---|---|
|
Простая подпись (ПЭП) — наименее защищенный вид. Она подтверждает визу конкретного лица при помощи логина и пароля для входа на сайт или кода, направленного в СМС-сообщении и др. Она приравнивается к собственноручной, если это предусмотрено нормативными актами, соглашениями сторон или правилами платежной системы (ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 6 закона об ЭЦП). |
Усиленная подпись (УЭП) — более надежная. Она заменяет подпись и печать (п. 3 ст. 6 закона об ЭЦП). |
Таблица 2. Виды усиленной цифровой подписи.
| УКЭП | УНЭП |
|---|---|
| Квалифицированная подпись (УКЭП) самая защищенная. Определяет лицо, которое подписалось, и подтверждает, что в документ не вносили изменения после подписания. Ее используют и приравнивают к собственноручной на бумажном носителе всегда. Выдается вместе с квалифицированным сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром (ч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 закона об ЭЦП). | Неквалифицированная подпись (УНЭП) надежнее простой. Она приравнивается к собственноручной, если это предусмотрено нормативными актами или соглашениями сторон (ч. 3 ст. 5, ч. 2 ст. 6 закона об ЭЦП). Выдается любым удостоверяющим центром. |
Электронная подпись упрощает и ускоряет любой документооборот, а законодательство охватывает все больше сфер, где разрешается использовать ее.
ПЭП используется:
- для совершения банковских операций;
- для получения госуслуг через портал Госуслуги;
- для покупок в интернет-магазинах;
- для внутреннего документооборота для подписания некоторой бухгалтерской и кадровой документации.
УНЭП и УКЭП используются:
- для сдачи отчетности (например в налоговую, в ФСС и др.);
- для участия в электронных торгах;
- для подачи документов в суд;
- для документооборота организации, как внутреннего, так и внешнего (например, при взаимодействии с контрагентами).
КЭП используется всегда в указанных случаях, возможности неквалифицированной подписи необходимо уточнять в соответствующих нормативных актах или в соглашениях с другой стороной.
Для примера рассмотрим применение работником разных видов ЭЦП для внутреннего документооборота с работодателем:
Возможен ли ЭДО без использования ЭЦП
Кроме снижения временных и финансовых затрат, очевидное преимущество ЭДО — это упорядочивание делопроизводства (документация легко находится, хранится, она не портится, просто восстанавливается, отслеживается весь процесс работы над ней).
Часто организации вводят электронный документооборот без электронной подписи для удобства работы. Для внедрения необходима информационная система. Ее разрабатывают сами или пользуются готовыми продуктами.
Необходимо помнить, что документы без ЭЦП не имеют юридической силы, требуют наличия бумажных оригиналов, но зато это практически бесплатный документооборот, с ЭЦП цена возрастает в разы.
Обсудить в чате Telegram
