Рейтинг@Mail.ru
ЭЦП для документооборота в 2022 году. Цифровая подпись при электронном документообороте
рубрики

Подпись документов при электронном документообороте

КонсультантПлюс

Цифровые технологии все больше проникают в нашу жизнь. Оплата покупок, подача бумаг для получения государственной услуги, удаленное взаимодействие с налоговой и  работодателем — все это стало уже привычными реалиями нашей жизни. Всегда ли необходимо применение электронной подписи в документообороте, какой вид подписи выбрать, необходимо ли распечатывать цифровой документ, — эти и другие вопросы теперь  возникают не только у организаций, но и у физических лиц.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте

Электронная подпись (ЭЦП) — это аналог личной подписи, с помощью которой подписываются электронные документы. С помощью ЭЦП идентифицируют лицо, которое подписывало документ. Используется цифровая подпись в документообороте при получении государственных услуг, при подаче деклараций в налоговую инспекцию, при документообороте в организации между работниками и работодателем, с контрагентами и контролирующими органами.

Документация, подписанная электронно, равнозначна бумажной, подписанной собственноручно (п. 1 ст. 6 закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ об ЭЦП). И это значит, что ее не обязательно распечатывать для предъявления или хранения, но не всегда.

При ответе на вопрос, нужны ли оригиналы документов при электронном документообороте (ЭДО), каждый раз необходимо обращаться к нормативным актам, которые регулируют вопросы ведения этого типа документов. Например, Трудовой кодекс требует подписывать и хранить в бумажном виде следующие кадровые бумаги:

  • приказы об увольнении;
  • листы ознакомления с инструкциями по охране труда;
  • сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
  • акты о несчастном случае на производстве по установленной форме (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Так как эти документы ведутся только в бумажном виде, распечатать и подписать вручную их придется, даже если вы использовали первоначально с работодателем цифровой способ визирования.

Электронные больничные хранятся ФСС РФ и работодателем в цифровом виде, нет необходимости их распечатывать и хранить их копии (информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности»).

Полис ОСАГО оформляется и предоставляется в цифровом виде, хотя, в соответствии с абз. 8 п. 7.2 ст. 15 закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ об ОСАГО, может быть распечатан для удобства использования.

Электронные документы, получаемые через Госуслуги, по запросу заявителя выдаются на бумажном носителе сотрудниками МФЦ в случае, когда кто-то из организаций не готов принимать необходимые формы в цифровом виде. Например, свидетельство о регистрации по месту жительства или о временной регистрации, правоустанавливающие документы на квартиру, справка об отсутствии судимости и др. в бумажном виде требуют банки, управляющие компании, поликлиники, работодатель. Такая копия признается экземпляром электронного документа на бумажном носителе (п. 2 Постановление Правительства РФ от 18.03.2015 № 250).

Применение ЭП в документообороте

Для ЭДО используют следующие ЭЦП: простая и усиленная.

Таблица. 1 Виды ЭЦП.

ПЭП УЭП

Простая подпись (ПЭП) — наименее защищенный вид. Она подтверждает визу конкретного лица при помощи логина и пароля для входа на сайт или кода, направленного в СМС-сообщении и др. Она приравнивается к собственноручной, если это предусмотрено нормативными актами, соглашениями сторон или правилами платежной системы (ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 6 закона об ЭЦП).

Усиленная подпись (УЭП) — более надежная. Она заменяет подпись и печать (п. 3 ст. 6 закона об ЭЦП).
УЭП бывает квалифицированной и неквалифицированной.

Таблица 2. Виды усиленной цифровой подписи.

УКЭП УНЭП
Квалифицированная подпись (УКЭП) самая защищенная. Определяет лицо, которое подписалось, и подтверждает, что в документ не вносили изменения после подписания. Ее используют и приравнивают к собственноручной на бумажном носителе всегда. Выдается вместе с квалифицированным сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром (ч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 закона об ЭЦП). Неквалифицированная подпись (УНЭП) надежнее простой. Она приравнивается к собственноручной, если это предусмотрено нормативными актами или соглашениями сторон (ч. 3 ст. 5, ч. 2 ст. 6 закона об ЭЦП). Выдается любым удостоверяющим центром.

Электронная подпись упрощает и ускоряет любой документооборот, а законодательство охватывает все больше сфер, где разрешается использовать ее.

ВАЖНО!
22.11.2021 законодатели утвердили нормы об использовании электронной подписи для внутреннего документооборота в трудовой сфере (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). Теперь работник и работодатель обмениваются документами и подписывают их в специальных информационных системах, что позволяет им легко взаимодействовать, например, при удаленной работе, снизить затраты и время на бумажный обмен.

ПЭП используется:

  • для совершения банковских операций;
  • для получения госуслуг через портал Госуслуги;
  • для покупок в интернет-магазинах;
  • для внутреннего документооборота для подписания некоторой бухгалтерской и кадровой документации.

УНЭП и УКЭП используются:

  • для сдачи отчетности (например в налоговую, в ФСС и др.);
  • для участия в электронных торгах;
  • для подачи документов в суд;
  • для документооборота организации, как внутреннего, так и внешнего (например, при взаимодействии с контрагентами).

КЭП используется всегда в указанных случаях, возможности неквалифицированной подписи необходимо уточнять в соответствующих нормативных актах или в соглашениях с другой стороной.

Для примера рассмотрим применение работником разных видов ЭЦП для внутреннего документооборота с работодателем:

Возможен ли ЭДО без использования ЭЦП

Кроме снижения временных и финансовых затрат, очевидное преимущество ЭДО — это упорядочивание делопроизводства (документация легко находится, хранится, она не портится, просто восстанавливается, отслеживается весь процесс работы над ней).

Часто организации вводят электронный документооборот без электронной подписи для удобства работы. Для внедрения необходима информационная система. Ее разрабатывают сами или пользуются готовыми продуктами.

Необходимо помнить, что документы без ЭЦП не имеют юридической силы, требуют наличия бумажных оригиналов, но зато это практически бесплатный документооборот, с ЭЦП цена возрастает в разы.

Что такое родовой сертификат, и как его получить

Обоснование, зачем нужен родовой сертификат, двоякое. Для женщины это документ, подтверждающий её право на медпомощь и хотя бы формальную возможность выбора медицинского учреждения. Для медучреждений это часть целевого финансирования за счёт ФСС в рамках нацпроекта «Здоровье».

Гарантии и компенсации

03 Августа 2022 в 12:29

Как составить исковое заявление на компенсацию морального вреда

Лицо вправе взыскать компенсацию морального вреда, если ему причинены физические или нравственные страдания при условии наличия вины причинителя вреда. Для этого необходимо подать исковое заявление о компенсации морального вреда, при этом важно знать, как его составлять, куда подать и что указать в иске для эффективного разрешения конфликта.

Образцы документов

29 Июля 2022 в 15:16

Инструкция: проверяем задолженность у судебных приставов по фамилии онлайн

Проверка контрагентов защищает организацию от возможных негативных последствий. Одним из элементов проверки является информация о наличии долга. Можно узнать задолженность по фамилии в службе судебных приставов в режиме онлайн. Полученные сведения покажут общую финансовую ответственность контрагента.

Делопроизводство Проверки

29 Июля 2022 в 14:04

Компенсация за потерю времени в суде

Законодательством предусмотрена компенсация за потерю времени, на которую заинтересованная сторона вправе подать в суд, если считает, что другой участник процесса злоупотребляет процессуальными правами.

Гарантии и компенсации

29 Июля 2022 в 14:01

Как составить договор на техническое обслуживание

После приобретения вещи покупатель надеется на ее длительное использование. Договор на техническое обслуживание поможет привлечь специализированное лицо для проведения необходимых мероприятий по поддержанию вещи в работоспособном и безопасном состоянии.

Договоры Образцы документов

28 Июля 2022 в 18:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА