Порядок передачи права подписи на основании приказа
В своей практике я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда руководитель временно отсутствует и необходимо подписать какой-то документ. Рассказываю, как оформить передачу права подписи другими сотрудниками или исполнителями.
Что такое право первой и второй подписи
Эти понятия в бюджетных организациях встречаются чаще, чем в частных компаниях. Их отличие заключается в следующем:
- право первой подписи — это подписание любого документа от имени предприятия в лице его руководителя. Это полномочие всегда закрепляется за руководителем, но он может передавать его другим специалистам или должностным лицам. Руководитель наделяется этим полномочием автоматически, в момент назначения или избрания на должность согласно нормам закона. Чтобы передать первую подпись другому специалисту, руководитель издает соответствующий приказ или выдает доверенность как основание для подписания документов. Наделение специалиста таким полномочием чаще всего оформляется на определенный период, например, на время отсутствия руководителя;
- право второй подписи — это полномочие и обязанность должностного лица, отвечающего за ведение бухучета в организации, подписывать любые финансовые или бухгалтерские документы. Руководитель вправе оставить вторую подпись за собой. Наделение должностного лица таким полномочием тоже оформляется на основании приказа или доверенности, подписанной руководителем. Правом второй подписи специалист чаще всего наделяется на длительный период, например, на срок работы в должности главного бухгалтера.
В каких случаях нужен приказ на право подписи, а когда — доверенность
Основанием для передачи права подписания документации в организации служит приказ или доверенность. Отличие этих документов заключается в следующем:
- на основании приказа допускается передать полномочие на подписание документации только должностному лицу или сотруднику предприятия. В связи с этим приказ имеет ограниченное действие;
- на основании доверенности правом подписи допускается наделить любого специалиста или человека — как работника предприятия, так и стороннего исполнителя. Например, сотрудника бухгалтерской компании, ведущей бухучет в организации на основании договора оказания бухгалтерских услуг, или исполнителя, имеющего статус ИП или самозанятого.
Я считаю, что наделение правом подписания на основании доверенности более удобно, и доверенность проще выдать для одноразового подписания документов. Но применение приказа для этой цели позволяет одновременно наделить сотрудника дополнительными должностными обязанностями, установить за это доплату и меры ответственности. Приказ я рекомендую оформлять как основание в тех случаях, когда подписание документации предполагается на постоянной основе или в течение длительного периода.
В своей практике я чаще применяю доверенность, как основание для наделения правом подписания документации, особенно если это касается документов с контрагентами (договоров, актов, УПД и пр.). Оформление приказа в отдельных случаях требует оформления дополнительных документов — допсоглашения к трудовому договору, изменения в должностную инструкцию и пр.
И приказ, и доверенность необходимо в дальнейшем прикладывать к тем документам, которые подписывает должностное лицо, как основание. Поэтому выбирайте основание для наделения правом подписания, исходя из конкретных обстоятельств и потребностей организации.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить карточку образцов подписей. Используйте эти инструкции бесплатно.
Процедура передачи права подписи на основании приказа
Приказ о наделении правом подписи — внутренний документ организации, требований к его оформлению или содержанию в НПА не установлено.
Если в качестве основания для наделения сотрудника правом подписи выбран приказ, я советую применять следующую процедуру:
- Издать приказ, в котором содержатся основные сведения:
- дата и место составления;
- нормативное основание и цель передачи права подписи;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, который наделяется дополнительным полномочием подписания документации;
- вид подписи — первая или вторая;
- вид или перечень документов, которые будет подписывать сотрудник, наделенный этим правом, например: «любые бухгалтерские документы» или: «договоры, акты, счета и пр.»;
- дата, с которой передается право подписи, при необходимости — дата окончания этого полномочия. Например, если заранее известен период отсутствие руководителя, допускается сразу указать начало и окончание периода, когда применяется право подписи;
- образец подписи — допускается сделать: графу с образцом подписи, отдельное приложение с таким образцом или утвердить подпись ознакомления с приказом как образец;
- размер доплаты — если предполагается увеличение должностных обязанностей в связи с наделением дополнительными обязанностями;
- ответственность за применение права подписи;
- должностное лицо, контролирующее исполнение и применение полномочия по подписанию документации, чаще всего это руководитель.
- Ознакомить должностное лицо, которое наделяется правом подписания, с содержанием приказа под подпись.
- Приказ довести до всех заинтересованных сотрудников, например: бухгалтерии (для начисления доплаты), юридического отдела, отдела продаж и пр.
- Изготовить заверенные копии приказа, чтобы предоставлять их вместе с подписанными документами в качестве основания для их подписания.
Приказ о наделении дополнительными полномочиями по подписанию документации оформляйте на основании образца или по внутреннему регламенту.
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
