Club
Для чего нужна трудовая книжка
Трудкнижка — это документ, раскрывающий профессиональный путь работника. На основе ТК смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей. Для работодателей ведение трудовых книжек и записи в них в 2021 году остаются обязательными: если сотрудник работает в организации по основному месту больше 5 дней, то ему оформляют бумажную (если он не переходил на электронный формат) или электронную ТК.
Какими нормами руководствоваться
Нормативы по работе с трудкнижками:
Порядок оформления при трудоустройстве
В соответствии со ст. 66 ТК РФ наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом вносится в течение 5 рабочих дней после выхода нового сотрудника на работу.
Если в 2021 году гражданин трудоустраивается впервые, то работодатель заводит ему электронную ТК (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019). Сведения о рабочей деятельности таких сотрудников ведутся в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Подавать работодателю заявление на предоставление трудовой книжки при первом трудоустройстве теперь не требуется.
Какие сведения надо вносить в трудовую книжку
Общие требования
|
Требования |
Содержание и правила ведения трудовых книжек в РФ в 2021 году |
|---|---|
|
Нумерация разделов сквозная |
Каждая запись имеет последовательный номер, нарушение последовательности является ошибкой, и необходимо вносить изменения |
|
Формат даты фиксированный |
Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (07.09.2021 — правильно, 07 сентября 2021 года — неправильно) |
|
Какими средствами вносить |
Сведения вносятся ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, используют перьевые, гелевые ручки, ручки-роллеры, световодостойкие чернила. Разрешаются печатные записи и штампы (частично или полностью) |
|
На каком языке вносятся сведения |
Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке |
|
Сроки внесения информации |
Трудкнижка заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней |
|
Как исправлять ошибки |
Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной |
Титульная страница
В 2021 году титульный лист трудкнижки заполняют только для дубликатов. Ветхие и испорченные ТК работодатели не обновляют, а заводят новые ЭТК (как впервые трудоустроенным). То же самое касается и иностранцев, которые при приеме предоставят бумажную трудкнижку другого государства — российские работодатели обязаны завести им новую ТК в электронном виде.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовую книжку в бумажном виде. Используйте эти инструкции бесплатно.
Вот инструкция ведения трудовых книжек в части титульного листа для дубликата:
- Прописать ФИО сотрудника.
- Указать его дату рождения.
- Отметить информацию об образовании.
- Определить профессию, специальность.
- Поставить дату заполнения, подписать у владельца ТК.
Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Информация со слов работника не вносится. Новый порядок ведения и хранения ТК из приказа № 320н не скорректировал содержания документа. Изменилось только количество листов: раздел «Сведения о работе» расширили до 14 разворотов (вместо 10), а блок с поощрениями и награждениями, наоборот, сократили до 7 разворотов.
После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, то бланк подлежит уничтожению. В этом случае заводят новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.
Сведения о работе
В этом разделе указывается информация:
- о приеме на работу;
- повышении в должности;
- переводах (постоянных);
- присвоении разрядов;
- об увольнении.
Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.
Сведения о награждениях
По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:
- государственными наградами;
- почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
- другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.
Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.
Общий порядок хранения
По правилам ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.
Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они находятся в отделе кадров и выдаются при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.
В 2021 году изменились и правила хранения трудовых книжек: с 01.09.2021 утвержденные формы учетных журналов больше не действуют. Для учета ТК необходимо вести две книги, разработанные в организации и закрепленные локальными документами:
- книгу (журнал) по учету бланков ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
- книгу (журнал) по учету движения ТК и вкладышей в них (ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.
Трудкнижки сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.
ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.
Правила выдачи копий трудовых книжек
По общему правилу по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.
Обсудить в чате Telegram