рубрики

Правила ведения и хранения трудовых книжек

КонсультантПлюс

Правила ведения трудовой книжки:

  1. ТК заводятся на каждого основного работника, проработавшего в организации более 5 дней.
  2. За работу с ними отвечают специалисты, назначенные приказом директора.
  3. Записи вносятся от руки и в печатном виде, разрешается применять штамп.
  4. Сведения прописывают на русском языке, для отражения дат используют арабские цифры.
  5. Вся информация указывается на основании распорядительных документов.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Для чего нужна трудовая книжка

Трудкнижка — это документ, раскрывающий профессиональный путь работника. На основе ТК смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей. Для работодателей ведение трудовых книжек и записи в них в 2021 году остаются обязательными: если сотрудник работает в организации по основному месту больше 5 дней, то ему оформляют бумажную (если он не переходил на электронный формат) или электронную ТК.

Какими нормами руководствоваться

Нормативы по работе с трудкнижками:

  1. Ст. 66 ТК РФ.
  2. Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021.
ВАЖНО!
Для работодателей произошли существенные изменения в ведении трудовых книжек в 2021 году: с 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда № 320н. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003, постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказ Минтруда № 588н больше недействительны. В приказе № 320н утверждены новый бланк ТК и вкладыш к ней: их следует применять с 01.01.2023.

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом вносится в течение 5 рабочих дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если в 2021 году гражданин трудоустраивается впервые, то работодатель заводит ему электронную ТК (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019). Сведения о рабочей деятельности таких сотрудников ведутся в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Подавать работодателю заявление на предоставление трудовой книжки при первом трудоустройстве теперь не требуется.

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Требования

Содержание и правила ведения трудовых книжек в РФ в 2021 году

Нумерация разделов сквозная

Каждая запись имеет последовательный номер, нарушение последовательности является ошибкой, и необходимо вносить изменения

Формат даты фиксированный

Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (07.09.2021 — правильно, 07 сентября 2021 года — неправильно)

Какими средствами вносить

Сведения вносятся ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, используют перьевые, гелевые ручки, ручки-роллеры, световодостойкие чернила. Разрешаются печатные записи и штампы (частично или полностью)

На каком языке вносятся сведения

Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке

Сроки внесения информации

Трудкнижка заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней

Как исправлять ошибки

Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной

Титульная страница

В 2021 году титульный лист трудкнижки заполняют только для дубликатов. Ветхие и испорченные ТК работодатели не обновляют, а заводят новые ЭТК (как впервые трудоустроенным). То же самое касается и иностранцев, которые при приеме предоставят бумажную трудкнижку другого государства — российские работодатели обязаны завести им новую ТК в электронном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовую книжку в бумажном виде. Используйте эти инструкции бесплатно.

ВАЖНО!
Трудкнижки работников из Республики Крым, которые оформили до принятия республики в РФ, замене не подлежат. Их ведут в порядке, установленном законами РФ (ч. 4 ст. 2 299-ФЗ от 14.10.2014). То есть такие служащие вправе оформить новую трудовую книжку в России. А в 2021 году их оформляют только в электронном виде.

Вот инструкция ведения трудовых книжек в части титульного листа для дубликата:

  1. Прописать ФИО сотрудника.
  2. Указать его дату рождения.
  3. Отметить информацию об образовании.
  4. Определить профессию, специальность.
  5. Поставить дату заполнения, подписать у владельца ТК.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Информация со слов работника не вносится. Новый порядок ведения и хранения ТК из приказа № 320н не скорректировал содержания документа. Изменилось только количество листов: раздел «Сведения о работе» расширили до 14 разворотов (вместо 10), а блок с поощрениями и награждениями, наоборот, сократили до 7 разворотов.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, то бланк подлежит уничтожению. В этом случае заводят новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок хранения

По правилам ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они находятся в отделе кадров и выдаются при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

В 2021 году изменились и правила хранения трудовых книжек: с 01.09.2021 утвержденные формы учетных журналов больше не действуют. Для учета ТК необходимо вести две книги, разработанные в организации и закрепленные локальными документами:

  • книгу (журнал) по учету бланков ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу (журнал) по учету движения ТК и вкладышей в них (ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Трудкнижки сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Правила оформления трудовой книжки

Как заполнить трудовую книжку в первый раз — электронно. Всем, кто впервые трудоустраивается в 2021 году, работодатели оформляют ЭТК. Для сотрудников, которые оставили бумажные ТК, порядок таков:

  1. Заполнить сведения о работе.
  2. Указать номер и дату приказа о приеме.
  3. Дать на подпись владельцу.

 

Трудовые книжки

07 Сентября 2021 в 12:53

Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей

Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.

Актуально Трудовые книжки Образцы документов Законодательство

07 Сентября 2021 в 12:51

Серии трудовых книжек по годам выпуска

Серии трудовых книжек по годам выпуска — набор символов, позволяющих идентифицировать период изготовления  конкретного бланка. Необходимы для защиты ТК от подделок и проверки их подлинности.

Трудовые книжки

06 Сентября 2021 в 13:26

Как завести трудовую книжку

Можно ли завести новую трудовую книжку, имея старую, — да, если работник потерял, утратил или испортил действующую ТК. Законом это не запрещено.

Трудовые книжки

01 Сентября 2021 в 11:52

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется бланк, кто указывает информацию и в какой очередности.

Трудовые книжки

01 Сентября 2021 в 11:48

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА