Правила ведения журнала исходящих документов по воинскому учету
Все организации любой организационно-правовой формы вне зависимости от сферы деятельности ведут воинский учет и направляют сведения в военкомат. Разбираемся, как регистрируется исходящая корреспонденция по воинскому учету.
Что такое журнал исходящих документов по воинскому учету
Воинский учет (ВУ) — это перечень мероприятий, выполняемых организацией по выявлению сотрудников, подлежащих ВУ, и доведению данных до военкоматов.
В рамках работы с военными комиссариатами организации направляют:
- списки граждан, которые подлежат регистрации как военнообязанные;
- отчетность по ведению ВУ;
- сведения о допущенных ошибках в ранее направленных документах и исправления по ним;
- иные документы.
Отправляемая организацией корреспонденция подлежит регистрации в журнале учета исходящих документов по воинскому учету.
Унифицированной формы он не имеет. По общему правилу содержит следующие основные графы:
- номер регистрации;
- название военкомата — получателя корреспонденции;
- дату отправки;
- краткое содержание письма (заголовок);
- ответственного исполнителя;
- примечание.
По формату журнал имеет мягкий переплет, количество страниц — 60. Он прошивается и нумеруется, заверяется подписью и печатью руководителя организации. На титульном листе проставляется дата начала и окончания ведения.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести и отчитываться по воинскому учету. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто ведет журнал исходящих документов по воинскому учету
Специалист, занимающийся ВУ в организации, назначается и заменяется по согласованию с военкоматом.
Утверждается ответственное лицо и его заместитель отдельным локальным актом по организации или общим приказом по организации воинского учета компании.
Целесообразно, чтобы книгу исходящих документов по ВУ вел сотрудник, который занимается работой с комиссариатами. В то же время приказом руководителя или лица, ответственного за воинский учет в организации, может быть назначено иное лицо: к примеру, секретарь или делопроизводитель.
Как вести журнал регистрации отправленных извещений по воинскому учету
Среди документов, которые обязательны к ведению в организации, Приказом Минобороны РФ от 22.11.2021 № 700 (инструкция № 700) утвержден журнал регистрации отправленных извещений.
Извещения для военкомата оформляются, регистрируются и направляются в отношении граждан, находящихся в запасе и прибывших из других мест, где они ранее состояли на воинском учете. Проще говоря, на тех, кто сменил место жительства.
Вот, что говорится в Приказе МО № 700:
На граждан, пребывающих в запасе, прибывших без снятия с воинского учета по прежнему месту жительства, в военном комиссариате на основании военного билета офицера запаса (военного билета, персональной электронной карты, справки взамен военного билета) заполняется извещение (...)
Извещения после их регистрации в журнале регистрации отправленных извещений (...) высылаются в те военные комиссариаты, где граждане ранее состояли на воинском учете. О высылке извещений делаются отметки в учетных карточках.
Внутренний блок документа утвержден инструкцией № 700 (приложение № 10).
Он содержит 4 графы:
- Графа 1 — порядковый номер по регистрации.
- В графе 2 указывается дата отправки извещения.
- Графа 3 содержит полное наименование военного комиссариата или органа управления, куда отправляются данные по военнообязанному.
- В графе 4 прописываются персональные данные лица, подлежащего регистрации в военкомате в качестве военнообязанного:
- фамилия, имя отчество;
- дата рождения;
- личный номер.
Нумерация отправленных извещений в военкомат в графе 1 сквозная: начинается с первого номера и продолжается до полного использования.
Ежемесячно ответственный за ведение воинского учета в организации подводит итоги под записями во внутреннем блоке, заверяя своей подписью.
На журнале проставлена номерная индикаторная голографическая пломба, которая защищает от несанкционированного доступа.
Перед тем как начать работать с книгой, заполняется титульный лист (наименование организации, структурное подразделение (при наличии), проставляется заверительная надпись, номер пломбы вписывается в соответствующую строчку).
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
Срок хранения книги составляет 5 лет. Это предусмотрено в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182 перечня). Отдельным приказом (распоряжением) руководителя сроки могут увеличиваться.
