Пенсионный фонд уже оцифровал все трудовые книжки

Реформа уже близко

В октябре 2018 года Министерство труда и социальной защиты совместно с 11 крупными компаниями завершило эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКД). Пилотный проект показал, какие плюсы и минусы имеет такая система ведения бумаг, насколько она удобна и выгодна.

Подробнее: Минтруд рассказал о сроках перехода на электронный кадровый документооборот

Одновременно чиновники готовятся к переводу в электронный формат трудовых книжек. Отметим, что впервые такой документ появился во Франции в XVIII веке, а в XX веке был обязательным в странах СССР, Германии, Италии, Словении. Но в связи с активным развитием и широким распространением информационных систем сейчас традиционную бумажную трудовую книжку хотят отменить. Чтобы государство знало, сколько отработал человек, такой документ больше не понадобится, говорят в правительстве. Вся информация будет передаваться по интернету, как это делается в других сферах.

В правительстве планируют, что новые правила заработают, начиная с 2020 года. Такие сроки предусмотрены законопроектом, который опубликован на едином портале размещения проектов нормативных актов. Документ предусматривает ряд крупных поправок в Трудовой кодекс РФ. В частности, в нем может появиться новая статья «Сведения о трудовой деятельности работника». Под ними предложено понимать:

информацию о периодах его работы, которая предоставляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации (информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Таким образом, работодателям придется постоянно отчитываться о периодах работы каждого сотрудника в электронном виде. Форму такого отчета и порядок его сдачи позже утвердит ПФР.

Что придется сообщать в ПФР

Как уточняется в другом законопроекте «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"», к сведениям о трудовой деятельности застрахованного лица относится следующая информация:

1. Место работы:
   • наименование страхователя;
   • сведения о его переименовании;
   • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
   • регистрационный номер страхователя.
2. Выполняемая работа и периоды работы:
   • сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
   • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
   • сведения о переводах на другую работу;
   • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
   • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Компаниям придется предоставлять все сведения о трудовой деятельности работников в форме электронного документа с 01.01.2020 ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, а с 01.01.2021 — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для предоставления указанных сведений.

Чиновники также предлагают обязать работодателей выдавать работникам сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, но при этом они должны быть заверены надлежащим образом. Что это значит, не расшифровывается, но, вероятнее всего, в правительстве хотят, чтобы на справках о трудовом стаже стояли подписи и печати представителей компании-работодателя. Выдавать информацию работникам необходимо будет в день увольнения, а также по запросу сотрудников — не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующих заявлений.

Как и в случае с трудовой книжкой, если работник в день увольнения не может или не хочет получить справку о стаже, работодателю придется направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за бумажным документом. Со дня направления этого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности, подчеркивается в законопроекте. Аналогичные правила сейчас действуют и в отношении трудовых книжек.

Еще один интересный момент, который может появиться в работе кадровика. При приеме на работу нового сотрудника от него надо будет потребовать ту самую справку о трудовом стаже с последнего места работы. Она должна быть на бумажном носителе и заверена надлежащим образом. Если такого документа не будет, человека придется отправить оформлять бумагу в МФЦ или ПФР. Еще один вариант — получить необходимые сведения через портал госуслуг. В случае когда гражданин обращается за справкой в Пенсионный фонд, МФЦ или на сайт госуслуг, он сможет выбрать формат документа: электронный или бумажный.

В правительстве также считают, что трудовую книжку на бумажном носителе необходимо фактически приравнять к справке о трудовом стаже, заверенную корректным образом. Поэтому повсеместно уточняют, что действующие правила распространяются и на документ, содержащий сведения о трудовом стаже работника.

ПФР к переходу на цифровые трудовые книжки готов

Несмотря на то, что поправки еще только обсуждаются, в СМИ сообщили, будто Пенсионный фонд оцифровал 100% информации из трудовых книжек. Но это далеко не так. Официальные представители ПФР уточнили, что перевели в электронный формат сведения о стаже работников, который был у них за период с 2002 по 2005 годы. В этот период как раз проходило становление новой системы обязательного пенсионного страхования, поэтому у Фонда есть подробная информация о стаже работающих в то время граждан. Что касается остальных лет, информацию от страхователей ПФР не получал, поэтому и сформировать базу данных пока не может.

Что делать работодателям

Чиновники не сомневаются, что законопроект удастся утвердить в ближайшее время. В Министерстве труда заявили, что направят пакет поправок на рассмотрение Госдумы до конца текущей сессии, т. е. до 28.07.2019. Если законопроект успеют утвердить до конца года, то в 2020 работодателям нужно будет работать уже по новым правилам. В частности, компаниям предстоит:

• разработать и утвердить новые (изменить действующие) локальные нормативные акты с учетом новых требований;
• при необходимости уточнить соглашения и коллективные договоры;
• технически подготовиться к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
• уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с введением требования о передаче сведений о трудовой деятельности работающих граждан в электронном виде;
• объяснить работникам их право пользоваться трудовой книжкой на бумажном носителе до 01.01.2027, если они напишут соответствующее заявление.

С 01.01.2021 работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. Но сведения о них в общую информационную систему передавать все равно придется.

Отметим, что для тех работодателей, которые пренебрегут такой обязанностью, планируется ввести наказание. В частности, уже разработан проект поправок в ст. 5.27 КоАП РФ, из которого следует, что:

нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо предоставление данных сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение должностных лиц.

Конкретного штрафа пока не предусмотрено, но не исключено, что в ходе обсуждения он появится. Его размер называть пока преждевременно. В то же время напомним, что если было вынесено предупреждение и компания не выполнила в установленный срок законное предписание (постановление, представление, решение) государственной инспекции труда, ей грозит наказание в соответствии с ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ. По решению суда штраф может составить:

• для должностных лиц — от 1000 до 2000 рублей или дисквалификация на срок до 3 лет;
• для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей.

Плюсы и минусы инициативы

В правительстве акцентируют внимание только на положительных сторонах своего проекта. Вот какие плюсы от введения электронных трудовых книжек видят чиновники:

1. Документ сложнее будет подделать или потерять. Все данные будут сразу поступать в контролирующие органы.
2. Работодателям будет проще, потому что они избавятся от бумажной волокиты. Кроме того, исчезнет необходимость закупать трудовые книжки и обеспечивать их сохранность. По некоторым подсчетам, расходы компаний сократятся почти в 3 раза: то, что сейчас обходится в 1 рубль, будет стоить 28 копеек.
3. Работникам не нужно будет бегать за дополнительными бумагами для получения госуслуг и назначения пенсии. Также не понадобится получать и заверять копии трудовых, поскольку вся информация о стаже и текущем месте работы будет отражаться в государственных информационных базах данных, и доступ к ней будет у всех организаций, которым необходимы сведения.

Между тем переход на электронный документооборот имеет и свои недостатки. Самый очевидный — необходимость регулярно отчитываться, чтобы поддерживать базы данных в актуальном состоянии. То есть работодателям придется регулярно информировать ПФР или иной орган о приеме на работу и увольнениях сотрудников. Дополнительно потребуются данные о переводах на иные должности, о награждениях, другие сведения.

Подробнее: Переход на электронные трудовые книжки увеличит объемы отчетности в ПФР

Еще один сложный вопрос — обеспечение сохранности документов и конфиденциальности персональных данных работников. Пока крупных сбоев или утечки информации из государственных информационных систем зафиксировано не было (или их тщательно скрывают), но виртуальные атаки возможны. А значит, сведения о многих работающих гражданах могут попасть в руки злоумышленников, и как они ими распорядятся, предсказать сложно. Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы). И сейчас примеров, когда ПФР недосчитывается стажа, много, а что будет, когда данные оцифруют, и сколько граждан останутся без заработанной пенсии, предсказать сложно.

Бумажные документы пока сохранятся

Очевидно, о проблемах знают и в правительстве. И как ранее заверял премьер-министр Дмитрий Медведев, полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. И в законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 01.01.2027. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот.

Вместе с тем, есть народные избранники, которые настаивают на предоставлении возможности оформлять бумажную трудовую книжку до тех пор, пока работник сам не откажется от нее. Так, зампред Совета Федерации Андрей Турчак уверен, что нельзя запрещать работнику иметь бумажный документ о стаже даже после 2027 года. Соответствующий законопроект он пообещал внести в Госдуму вместе с пакетом правительственных поправок.

Голосование: вы за или против отмены трудовой книжки?