Как вести электронные трудовые книжки с 2020: правила для работодателей

Реформа началась

Весь 2019 год работодатели напряженно ждали последние новости о переходе на электронные трудовые книжки: согласятся депутаты или нет, придется передавать данные на всех работников в ПФР или нет, стартует реформа с нового года или нет. На все эти вопросы ответы даны в Федеральных законах от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Если вкратце, электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года, но у компаний есть год на подготовку. За этот срок предстоит подготовить внутреннюю нормативную базу, проинформировать работников о предстоящих изменениях, рассказать обо всех нюансах нововведений, начать передавать данные в Пенсионный фонд и еще много чего.

Что собой представляет нововведение

Зная, как выглядит традиционный бумажный документ, не все понимают, что такое электронная трудовая книжка в 2019-2020 гг. Из Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ следует, что это цифровая база данных об официальной трудовой деятельности гражданина, и в новой редакции Трудового кодекса РФ электронная трудовая книжка носит точно такое же название «Сведения о трудовой деятельности работника». На физическом носителе (бумаге) такая информация передается работникам при увольнении. Это и есть новый вид цифровой трудовой книжки. При желании человек сможет получить аналогичные сведения на сайте госуслуг и в ПФР.

Под сведениями о трудовой деятельности работника чиновники понимают:

информацию о периодах его работы, которая предоставляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации (информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

В том же законе № 439-ФЗ сказано, что работодатели осуществляют переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года, то есть начинают передавать данные в Пенсионный фонд по итогам января впервые в феврале 2020.

Что сообщать в ПФР

Как уточняется в Федеральном законе от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», к сведениям о рабочей деятельности застрахованного лица относится следующая информация:

1. Место работы:
   • наименование страхователя;
   • сведения о его переименовании;
   • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
   • регистрационный номер страхователя.
2. Выполняемая работа и периоды работы:
   • сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
   • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
   • сведения о переводах на другую работу;
   • сведения об увольнении и основаниях прекращения контракта;
   • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

С 01.01.2020 компаниям придется предоставлять все сведения о деятельности работников в форме электронного документа ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. А с 01.01.2021, когда введут электронные трудовые книжки окончательно, от компаний ждут сведений не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для предоставления указанных сведений.

Отметим, что ПФР уже опубликовал на официальном сайте планируемую форму отчета по сведениям о работниках. Впервые по нему отчитываться предстоит уже до 17.02.2020, а затем не позже 15-числа месяца, следующего за отчетным.

Какие еще запланированы изменения в работе кадровиков

Чиновники включили в алгоритм перехода на электронные трудовые книжки еще одну обязанность для работодателей: выдавать работникам сведения о профессиональной деятельности на бумажном носителе, но заверять их надлежащим образом. Что это значит, не расшифровывается, но, вероятнее всего, речь идет о том, чтобы на справках о стаже стояли подписи и печати представителей компании-работодателя. Выдавать информацию работникам придется в день увольнения, а по запросу сотрудников — не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующих заявлений.

Как и в случае с бумажной трудовой книжкой, если работник в день увольнения не может или не хочет получить справку о стаже, работодателю придется направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за бумажным документом. Со дня направления этого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о профессиональной деятельности. Аналогичные правила действуют и в отношении трудовых книжек.

Еще один интересный момент, который появится в работе кадровика. При приеме на работу нового сотрудника от него надо потребовать ту самую справку о стаже с последнего места работы, которая на бумажном носителе и заверена надлежащим образом. Если такого документа нет, человека отправляют оформлять бумагу в МФЦ или ПФР, где выдают либо бумажный, либо электронный формат справки. Кроме того, электронные трудовые книжки с 2020 года начнут оформлять через портал госуслуг, но работнику выдадут е-документ, подписанный квалифицированной ЭЦП.

Власти считают, что трудовую книжку на бумажном носителе необходимо приравнять к справке о стаже, заверенной корректным образом. И повсеместно уточняют, что действующие правила распространяются и на документ, содержащий сведения о профессиональном стаже работника.

Что сделать работодателям, чтобы начать работать по новым правилам

Поправки утверждены и вступают в силу с нового года, а потому кадровикам надо понимать, как осуществить переход на электронные трудовые книжки пошагово, как переходить, что предпринять, чтобы с 01.01.2020 работать по новым правилам.

Компаниям следует:

1. Разработать и утвердить (изменить действующие) локальные нормативные акты с учетом новых требований.

2. При необходимости уточнить формулировки в действующих соглашениях и коллективных договорах.

3. Технически подготовиться к передаче сведений о деятельности работников в электронном виде в информационную систему.

4. Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек требует до 30.06.2020 уведомить работников в письменной форме об изменениях законодательства, связанных с введением требования о передаче сведений о трудовой деятельности работающих граждан в электронном виде.

5. Объяснить работникам их право выбрать: сохранить книжку на бумажном носителе или перевести ее в е-формат. О своем решении сотрудник сообщает в письменном виде. Заявления в свободной форме или по рекомендуемому образцу работодатели принимают до 31.12.2020. Исключения составят лица, которые фактически не работают, но за ними сохранено рабочее место (мамочки в отпуске по уходу за ребенком или декрете, сотрудники на больничном).

6. Если человек готов отказаться от бумажной трудовой книжки, работодатель возвращает ее владельцу, с него снимают ответственность за хранение и ведение документа. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. Но сведения о них в общую информационную систему ПФР передавать все равно придется.

Отметим, что общую схему, как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки, чиновники приводят непосредственно в нормативных актах. Но рекомендуемые образцы ЛНА чиновники не дают, считая, что работодатели сами справятся с этим вопросом.

Если работник откажется от перехода

Поскольку процедура, как перейти на электронные трудовые книжки, трудоемкая, не все работодатели, особенно если это небольшие компании, захотят работать по новым правилам. Специально для них Минтруд предложил проект поправок в ст. 5.27 КоАП РФ, из которого следует:

нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо предоставление сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение должностных лиц.

Законопроект пока рассматривают в Госдуме, и привлекать к ответственности пока не будут. Но сейчас переходный период, компаниям дают время привыкнуть, разобраться, как вести электронные трудовые книжки с 2020 года, приработаться. Не исключено, что с 2021 года, когда адаптационный срок завершится, для компаний введут конкретные штрафы.

В то же время за нарушение закона инспекторы ГИТ вправе вынести предупреждение, и если компания не устранила нарушение, ей грозит наказание в соответствии с ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ. По решению суда, штраф составит:

• для должностных лиц — от 1000 до 2000 рублей или дисквалификация на срок до 3 лет;
• для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей.

Плюсы и минусы реформы

Власти акцентируют внимание только на положительных сторонах внедрения электронных трудовых книжек. Вот какие плюсы видят чиновники:

1. Документ сложнее подделать или потерять. Все данные сразу поступают в контролирующие органы.
2. Работодателям станет проще, они избавятся от бумажной волокиты. Кроме того, исчезнет необходимость закупать трудовые книжки и обеспечивать их сохранность. По некоторым подсчетам, расходы компаний сократятся почти в 3 раза: то, что сейчас обходится в 1 рубль, будет стоить 28 копеек. Есть и другие цифры: если работодатели перейдут на новые правила ведения трудовых книжек только в отношении 5% работников, то за год смогут сэкономить 0,5 млрд рублей.
3. Работникам не придется бегать за дополнительными бумагами для получения госуслуг и назначения пенсии. Не понадобится получать и заверять копии трудовых, поскольку вся информация о стаже и текущем месте работы отражается в государственных информационных базах данных, и доступ к ним имеется у всех организаций, которым необходимы сведения.

Между тем переход на электронный документооборот имеет и недостатки. Самый очевидный — необходимость регулярно отчитываться, чтобы поддерживать базы данных в актуальном состоянии. То есть работодателям придется регулярно информировать ПФР или иной орган о приеме на работу и увольнении сотрудников. Дополнительно потребуются данные о переводах на иные должности, о награждениях, другие сведения.

Еще один сложный вопрос — обеспечение сохранности документов и конфиденциальности персональных данных работников. Пока крупных сбоев или утечки информации из государственных информационных систем зафиксировано не было (или их тщательно скрывают), но виртуальные атаки возможны. А если сведения попадут в руки злоумышленников, как они ими распорядятся, предсказать сложно.

Не исключено, что и само государство заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан — при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек вправе обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы). И сейчас примеров, когда ПФР недосчитывается стажа, много, а что будет, когда данные оцифруют, и сколько граждан останутся без заработанной пенсии, предсказать сложно.

Почему власти решили начать электронный кадровый документооборот (ЭКД) с трудовой книжки

Мы уже рассказывали, что последние несколько лет в Министерстве труда заинтересованы в распространении ЭКД. В октябре 2018 года совместно с 11 крупными компаниями завершен пилотный проект, который показал, какие плюсы и минусы имеет такая система ведения бумаг, насколько она удобна и выгодна работодателям. В 2020 году планируется провести еще один похожий эксперимент, и участвовать в нем смогут все желающие.

Понимая грандиозность реформы, чиновники решили начать с трудовой книжки — документа, которым с XVIII века во Франции, а с XX века в странах СССР подтверждали рабочую деятельность и стаж для последующего назначения социальных выплат. Выгода очевидна: государство хочет знать, сколько отработал человек, платил ли он взносы в соцфонды, положено ли ему обеспечение за счет бюджета. И чтобы данные были точными, чиновники вводят требование передавать их по интернету, как это делается с отчетами в других сферах.

Интересно, что еще на стадии обсуждения поправок появилась информация, будто Пенсионный фонд оцифровал 100% информации из трудовых книжек. Но официальные представители ПФР уточнили, что перевели в электронный формат сведения о стаже работников, которые накопились у них за период с 2002 по 2005 годы. В этот период как раз проходило становление новой системы обязательного пенсионного страхования, и у Фонда есть подробная информация о стаже работающих в то время граждан. Что касается остальных лет, информацию от страхователей ПФР не получал и начнет формировать базу данных по мере поступления сведений от компаний.