Как вести электронные трудовые книжки с 2020: правила для работодателей

Что собой представляют ЭТК

Зная, как выглядит традиционный бумажный документ, не все понимают, что такое цифровые сведения о работе (ЭТК). Из Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 (ФЗ об электронных трудовых книжках) следует, что это цифровая база данных об официальной работе гражданина. При желании человек сможет получить аналогичные сведения на сайте Госуслуг и в ПФР.

Какие данные включают в себя ЭТК

Как уточняется в Федеральном законе №436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», электронная трудовая книжка в ПФР содержит следующую информацию:

1. Место работы:
   • наименование страхователя;
   • информация о его переименовании;
   • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
   • регистрационный номер страхователя.
2. Выполняемая работа и периоды:
   • данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
   • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
   • данные о переводах на другую работу;
   • информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
   • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.

Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.

Отчет сдают по каждому работнику, который был принят, уволен, переведен на другую работу, и на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной версии (ст. 11 Закона №27-ФЗ).

Когда надо перейти на ведение ЭТК

Кадровику важно учесть, когда вводятся электронные трудовые книжки: с 01.01.2020 организации предоставляют все сведения о деятельности работников в форме цифрового документа. Отчет сдают ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 26 апреля 2020 года Постановлением Правительства РФ №590 расширяется формат ведения электронной трудовой книжки: установлены новые сроки сдачи отчетов для более оперативного отражения данных:

• информацию о приеме или увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения;
• иная информация передается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Работникам, которые будут впервые устраиваются на работу в 2021 году, сведения будут сразу подаваться в цифровом виде (ст. 2 Закона №439-ФЗ ).

В ПФР необходимо направить отчет о переходе на электронные трудовые книжки по форме СЗВ-ТД в случае выбора сотрудником ЭТК.

Как перейти пошагово

Поправки утверждены, закон о переходе на электронные трудовые книжки уже вступил в силу, а потому кадровикам надо понимать, как работать по новым правилам.

Разберем алгоритм перехода на электронные трудовые книжки пошагово.

Шаг 1. Уведомить сотрудников.

Не позднее 31.10.2020 работодатель обязан уведомить каждого работника о том, что он вправе сохранить бумажный вариант или отказаться от него (п. 2 Постановления Правительства №887 от 19.06.2020).

Способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) (п. 2 Постановления Правительства РФ №887 от 19.06.2020 ).

Шаг 2. Получить от них заявления о выборе типа передачи сведений (бумажный или ЭТК).

Разработайте бланк заявления, чтобы упростить процедуру. Выдавайте бланк вместе с уведомлением.

Шаг 3. Заполнить и отдать работникам устаревшие документы (бумажные варианты).

Работникам, отказавшимся от бумажного варианта, выдайте документ на руки с записью о переходе на ЭТК.

Шаг 4. Подготовить ЛНА для работы по новым правилам.

Рекомендуем разработать положение об ЭТК и прописать в нем все аспекты работы по новым правилам: как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, как выдавать сведения о работе на бумажном носителе, утвердить образец записи о переходе в цифровой формат, обозначить общие правила, как ведутся электронные трудовые книжки в организации.

Шаг 5. Сдавать отчетность онлайн.

Предоставляет сведения работодатель через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или через обращение в Клиентскую службу территориального органа ПФР.

Как работнику получить сведения из ЭТК

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица вправе через портал Госуслуг. Там сведения можно распечатать, сделать фото электронной трудовой книжки при необходимости и отслеживать изменения информации.

При необходимости сведения ЭТК будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы) и управление Пенсионного фонда России или МФЦ.