100 0

Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей

Трудовые книжки Образцы документов Законодательство

Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.

Содержание

Сведения о стаже перенесли в электронный реестр

Поправками в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрено включение в индивидуальный лицевой счет зарегистрированного лица сведений о его работе за периоды до и после 01.01.2020 на основании данных из бумажной трудовой книжки (ТК). Действующий закон о переходе на электронные трудовые книжки предусматривает два этапа:

  • работодатели направили сведения до 01.01.2020 на тех сотрудников, которые выбрали ЭТК;
  • недостающие сведения в электронный реестр добавил ПФР за период до 2020 года.

При необходимости стаж уточняют у работодателей. Если у соискателя в отчетности работодателя отражен весь страховой стаж, то запрашивать бумажную книжку не будут. Данные о стаже доступны в обновленной форме СЗВ-ТД — это отчет по электронным трудовым книжкам в ПФР, который в 2022 году сдают все работодатели.

Что собой представляют ЭТК

Зная, как выглядит традиционный бумажный документ, не все понимают, что такое цифровые сведения о работе (ЭТК). Из Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 следует, что это цифровая база данных об официальной работе гражданина. В законе сказано, как выглядит электронная трудовая книжка — это электронный реестр, оператором которого является Пенсионный фонд РФ. В нем собраны сведения о деятельности граждан, доступные уполномоченным органам, работодателям и самим работникам. При желании человек сможет получить аналогичные сведения о работе и стаже на сайте Госуслуг и в ПФР.

ВАЖНО!
С 01.01.2021 гражданам, которые впервые устроились на работу, не оформляют бумажные книжки, их сразу вносят в электронный реестр.

Какие данные включают в себя ЭТК

В Федеральном законе № 436-ФЗ от 16.12.2019 указано, как ведутся электронные трудовые книжки в реестре ПФР. Они содержат следующую информацию:

  1. Место работы:
    • наименование страхователя;
    • информация о его переименовании;
    • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
    • регистрационный номер страхователя.
  2. Выполняемая работа и периоды:
    • данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
    • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
    • данные о переводах на другую работу;
    • информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
    • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.
ВАЖНО!
Данные формируются и передаются только в том случае, если были какие-то изменения: работника перевели, наградили, уволили или наняли нового. Если ничего не произошло и человек работает на том же месте в той же должности, то отчет по нему не передают.

Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.

Отчет сдают по каждому работнику, которого приняли, уволили, перевели на другую должность, и на того, кто подал заявление о переходе на электронную ТК. О приеме на работу и увольнении сведения направляют в ПФР в течение одного дня после события, об остальных кадровых изменениях по сроку до 15-го числа ежемесячно.

Когда надо перейти на ведение ЭТК

С 01.01.2020 организации предоставляют все сведения о деятельности работников в форме цифрового документа. Отчет сдают ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. С 01.01.2021 установлены новые сроки сдачи отчетов для более оперативного отражения данных:

  • информацию о приеме или увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения;
  • иная информация передается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

По работникам, которые впервые устраиваются на работу в 2022 году, сведения в ПФР направляют в цифровом виде (ст. 2 закона № 439-ФЗ).

В ПФР необходимо направить отчет о переходе на электронные трудовые книжки по форме СЗВ-ТД в случае выбора сотрудником ЭТК.

Как действовать, если работник хочет перейти на ЭТК

Массовый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки уже неактуален, так как он завершился 01.01.2021. Теперь каждый работник, который не определился в прошлом году, вправе подать заявление и выбрать для себя ЭТК в текущем. Для этого достаточно написать заявление о выборе типа передачи сведений (бумажный или ЭТК). После этого работодатель в течение 3 дней с даты подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ) выдает бумажную ТК работнику и направляет по нему данные в ПФР. Процедура осуществляется на основании положения об ЭТК, в котором прописаны все аспекты работы по новым правилам: как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, как выдавать сведения о работе на бумажном носителе, утвердить образец записи о переходе в цифровой формат.

Данные о переходе работников на электронные книжки работодатель направляет через кабинет страхователя, специализированного оператора связи или через обращение в клиентскую службу территориального органа ПФР.

Как работнику получить информацию из ЭТК

Просмотреть информацию о деятельности и стаже застрахованные лица вправе через портал Госуслуг и личный кабинет на сайте ПФР. При необходимости разрешено проверять ведение электронных трудовых книжек и отслеживать изменение информации.

При необходимости информация из ЭТК предоставляются в виде электронной или бумажной выписки. Ее выдает нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы) по форме СТД-Р и управление Пенсионного фонда России или МФЦ по форме СТД-ПФР.

100
Комментарии
  • 2019-05-30 07:34:56
    Я за традиционные трудовые книжки. Работодатели подают в ПФР достаточно отчетов из которых можно посчитать трудовой стаж работников. Мало того, что повысили трудовой возраст, так потом еще и стаж не соберешь. Это все делается что бы вообще не платить пенсию? Так сообщили бы населению и убрали пенсионные отчисления пусть каждый человек расчитывает только на себя. Лучше бы в стране навели порядок. Какое количество работающих получают зарплату из черной кассы и работодатели не платят никаких налогов, соответственно и стажа никакого у них не будет так еще и неразбериху наводите, что бы запутать совсем население и оставить без пенсии итак мало кто доживет особенно в глубинке.
  • 2019-05-30 08:42:42
    Наталья, Вы много знаете людей которые уверены что доживут до пенсии? У меня среди знакомых и друзей таких нет.
  • 2019-08-13 08:59:25
    Официальные представители ПФР уточнили, что перевели в электронный формат сведения о стаже работников, который был у них за период с 2002 по 2005 годы..... Что касается остальных лет, информацию от страхователей ПФР не получал, поэтому и сформировать базу данных пока не может.

    Спрашивается: Как так то? Данные ежегодно передаются в ПФ. Так где они?

    а вот это вообще треш:

    Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы). И сейчас примеров, когда ПФР недосчитывается стажа, много, а что будет, когда данные оцифруют, и сколько граждан останутся без заработанной пенсии, предсказать сложно.
  • 2020-01-10 13:27:29
    Добрый день, вопрос возникает: при приеме на работу требуем у работника сведения о трудовой деятельности, что делаем дальше: храним в сейфе? копируем?при увольнении - возвращаем работнику? как будем считать стаж для больничного вообще не понятно.
  • 2020-01-13 06:51:42
    Светлана, о чем Вы спрашиваете? О трудовых книжках? Посмотрите Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 и Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
  • 2020-01-25 15:04:09
    ну вообще-то 20 миллионов уже дожили, поэтому не говорите бреда, а оглянитесь вокруг- стариков больше чем молодежи.
  • 2020-01-28 11:22:05
    В пункте 5. не опечатка Заявления в свободной форме или по рекомендуемому образцу работодатели принимают до 31.01.2020. именно эта дата 31.01.2020 или всё же 31.12.2020
  • 2020-01-29 06:45:53
    В пятом пункте написано до 31 декабря 2020 года, что есть до 31.12.2020, где Вы увидели январь?
  • 2020-01-29 12:59:17
    Полностью согласна.
  • 2020-02-01 09:44:56
    Вы мне из уведомления работнику дату написали, а я про 5 п. из оглавления статьи Что сделать работодателям, чтобы начать работать по новым правилам. Перед фразой ВАЖНО
  • 2020-02-03 07:46:12
    Верно, опечатка, 31.12.2020 извиняюсь за свою невнимательность
  • 2021-09-07 09:58:31
    Я решила сохранить бумажную трудовую, так как перейти на электронную всегда успею, а иметь документ надежнее, чем только электронную запись в реестре. А какую книжку выбрали вы?
Челозерцева Александра
Автор: Юрист по корпоративным вопросам. Челозерцева Александра

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

178 Публикаций
790 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Форма СЗВ-ТД — это документ, который сдают работодатели в ПФР, чтобы отчитаться о трудовой деятельности сотрудников. Форму заполняют, если организацию переименовали, приняли или уволили работника, а также в случае иных кадровых решений.

Читать дальше

Раз в год работодатели сдают в ПФР персонифицированную отчетность по форме СЗВ-СТАЖ на всех сотрудников. Аналогичный отчет готовят и для увольняющегося сотрудника.

Читать дальше

Как сделать корректирующую форму СЗВ-ТД:

  1. Создать форму.
  2. В табличной части первой строкой повторить ошибочную запись и проставить признак отмены.
  3. Второй строкой внести верную запись.
  4. Отправить готовый документ в ПФР с помощью любого оператора ЭДО.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
14:01
2 года
Анна Ан
Анна Ан
Анна Ан
14:20
Разве может так должность называться? Это как уточнение, к примеру, отрасль: сельское хозяйство, энергетическая и прочее.
Алекс Обжигалова
Алекс Обжигалова
Алекс Обжигалова
14:55
спасибо за ответы.
Роман Федоров
Роман Федоров
Роман Федоров
15:07
Коллеги, подскажите пожалуйста начинающему кадровику. Пришел в фирму, пользуются 1 с Зуп, возник вопрос о графиках работы на 2023 год, во вкладке " Графики работы" куча разных графиков. Подскажите на 2023 год нужно создать новый график работы и действующих сотрудников перевести на этот график или нужно просто выбрать из списка существующих и изменить их ?
Присоединиться к беседе