рубрики

Как вести электронные трудовые книжки с 2020: правила для работодателей

КонсультантПлюс

Электронные трудовые книжки — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что собой представляют ЭТК

Зная, как выглядит традиционный бумажный документ, не все понимают, что такое цифровые сведения о работе (ЭТК). Из Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 (ФЗ об электронных трудовых книжках) следует, что это цифровая база данных об официальной работе гражданина. При желании человек сможет получить аналогичные сведения на сайте Госуслуг и в ПФР.

Какие данные включают в себя ЭТК

Как уточняется в Федеральном законе №436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», электронная трудовая книжка в ПФР содержит следующую информацию:

  1. Место работы:
    • наименование страхователя;
    • информация о его переименовании;
    • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
    • регистрационный номер страхователя.
  2. Выполняемая работа и периоды:
    • данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
    • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
    • данные о переводах на другую работу;
    • информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
    • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.
ВАЖНО!
Данные формируются и передаются только в том случае, если были какие-то изменения: работника перевели, наградили, уволили или наняли нового. Если ничего не произошло, человек работает на том же месте в той же должности, отчет по нему не передают.

Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.

Отчет сдают по каждому работнику, который был принят, уволен, переведен на другую работу, и на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной версии (ст. 11 Закона №27-ФЗ).

Когда надо перейти на ведение ЭТК

Кадровику важно учесть, когда вводятся электронные трудовые книжки: с 01.01.2020 организации предоставляют все сведения о деятельности работников в форме цифрового документа. Отчет сдают ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 26 апреля 2020 года Постановлением Правительства РФ №590 расширяется формат ведения электронной трудовой книжки: установлены новые сроки сдачи отчетов для более оперативного отражения данных:

  • информацию о приеме или увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения;
  • иная информация передается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Работникам, которые будут впервые устраиваются на работу в 2021 году, сведения будут сразу подаваться в цифровом виде (ст. 2 Закона №439-ФЗ ).

В ПФР необходимо направить отчет о переходе на электронные трудовые книжки по форме СЗВ-ТД в случае выбора сотрудником ЭТК.

Как перейти пошагово

Поправки утверждены, закон о переходе на электронные трудовые книжки уже вступил в силу, а потому кадровикам надо понимать, как работать по новым правилам.

Разберем алгоритм перехода на электронные трудовые книжки пошагово.

Шаг 1. Уведомить сотрудников.

Не позднее 31.10.2020 работодатель обязан уведомить каждого работника о том, что он вправе сохранить бумажный вариант или отказаться от него (п. 2 Постановления Правительства №887 от 19.06.2020).

Способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) (п. 2 Постановления Правительства РФ №887 от 19.06.2020 ).

Шаг 2. Получить от них заявления о выборе типа передачи сведений (бумажный или ЭТК).

Разработайте бланк заявления, чтобы упростить процедуру. Выдавайте бланк вместе с уведомлением.

Шаг 3. Заполнить и отдать работникам устаревшие документы (бумажные варианты).

Работникам, отказавшимся от бумажного варианта, выдайте документ на руки с записью о переходе на ЭТК.

Шаг 4. Подготовить ЛНА для работы по новым правилам.

Рекомендуем разработать положение об ЭТК и прописать в нем все аспекты работы по новым правилам: как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, как выдавать сведения о работе на бумажном носителе, утвердить образец записи о переходе в цифровой формат, обозначить общие правила, как ведутся электронные трудовые книжки в организации.

Шаг 5. Сдавать отчетность онлайн.

Предоставляет сведения работодатель через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или через обращение в Клиентскую службу территориального органа ПФР.

Как работнику получить сведения из ЭТК

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица вправе через портал Госуслуг. Там сведения можно распечатать, сделать фото электронной трудовой книжки при необходимости и отслеживать изменения информации.

При необходимости сведения ЭТК будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы) и управление Пенсионного фонда России или МФЦ.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как ознакомить с записями в трудовой книжке

Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

Трудовые книжки

21 Мая 2020 в 16:20

Запись об увольнении в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

Трудовые книжки Увольнение

18 Мая 2020 в 11:14

Получение трудовой книжки на руки

Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде. Документ выдается строго по заявлению и под расписку.

Трудовые книжки

13 Апреля 2020 в 11:56

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Клеить голограмму на трудовую книжку в 2020 необходимо на первую страницу оформляемого документа. Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране.

Трудовые книжки

05 Апреля 2020 в 11:35

Записи в трудовой книжке совместителя

Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

Трудовые книжки Совместительство

28 Января 2020 в 11:47

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА