Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей
Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.
Сведения о стаже перенесли в электронный реестр
Поправками в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрено включение в индивидуальный лицевой счет зарегистрированного лица сведений о его работе за периоды до и после 01.01.2020 на основании данных из бумажной трудовой книжки (ТК). Действующий закон о переходе на электронные трудовые книжки предусматривает два этапа:
- работодатели направили сведения до 01.01.2020 на тех сотрудников, которые выбрали ЭТК;
- недостающие сведения в электронный реестр добавил ПФР за период до 2020 года.
При необходимости стаж уточняют у работодателей. Если у соискателя в отчетности работодателя отражен весь страховой стаж, то запрашивать бумажную книжку не будут. Данные о стаже доступны в обновленной форме СЗВ-ТД — это отчет по электронным трудовым книжкам в ПФР, который в 2022 году сдают все работодатели.
Что собой представляют ЭТК
Зная, как выглядит традиционный бумажный документ, не все понимают, что такое цифровые сведения о работе (ЭТК). Из Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 следует, что это цифровая база данных об официальной работе гражданина. В законе сказано, как выглядит электронная трудовая книжка — это электронный реестр, оператором которого является Пенсионный фонд РФ. В нем собраны сведения о деятельности граждан, доступные уполномоченным органам, работодателям и самим работникам. При желании человек сможет получить аналогичные сведения о работе и стаже на сайте Госуслуг и в ПФР.
Какие данные включают в себя ЭТК
В Федеральном законе № 436-ФЗ от 16.12.2019 указано, как ведутся электронные трудовые книжки в реестре ПФР. Они содержат следующую информацию:
- Место работы:
- наименование страхователя;
- информация о его переименовании;
- основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
- регистрационный номер страхователя.
- Выполняемая работа и периоды:
- данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
- наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
- данные о переводах на другую работу;
- информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
- данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.
Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.
Отчет сдают по каждому работнику, которого приняли, уволили, перевели на другую должность, и на того, кто подал заявление о переходе на электронную ТК. О приеме на работу и увольнении сведения направляют в ПФР в течение одного дня после события, об остальных кадровых изменениях по сроку до 15-го числа ежемесячно.
Когда надо перейти на ведение ЭТК
С 01.01.2020 организации предоставляют все сведения о деятельности работников в форме цифрового документа. Отчет сдают ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. С 01.01.2021 установлены новые сроки сдачи отчетов для более оперативного отражения данных:
- информацию о приеме или увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения;
- иная информация передается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
По работникам, которые впервые устраиваются на работу в 2022 году, сведения в ПФР направляют в цифровом виде (ст. 2 закона № 439-ФЗ).
В ПФР необходимо направить отчет о переходе на электронные трудовые книжки по форме СЗВ-ТД в случае выбора сотрудником ЭТК.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали вопрос о том, что работнику, который выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде и написал соответствующее заявление, бумажная трудовая выдается на руки — какую в этом случае запись в трудовой книжке необходимо сделать при выдаче. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как действовать, если работник хочет перейти на ЭТК
Массовый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки уже неактуален, так как он завершился 01.01.2021. Теперь каждый работник, который не определился в прошлом году, вправе подать заявление и выбрать для себя ЭТК в текущем. Для этого достаточно написать заявление о выборе типа передачи сведений (бумажный или ЭТК). После этого работодатель в течение 3 дней с даты подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ) выдает бумажную ТК работнику и направляет по нему данные в ПФР. Процедура осуществляется на основании положения об ЭТК, в котором прописаны все аспекты работы по новым правилам: как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, как выдавать сведения о работе на бумажном носителе, утвердить образец записи о переходе в цифровой формат.
Данные о переходе работников на электронные книжки работодатель направляет через кабинет страхователя, специализированного оператора связи или через обращение в клиентскую службу территориального органа ПФР.
Как работнику получить информацию из ЭТК
Просмотреть информацию о деятельности и стаже застрахованные лица вправе через портал Госуслуг и личный кабинет на сайте ПФР. При необходимости разрешено проверять ведение электронных трудовых книжек и отслеживать изменение информации.
При необходимости информация из ЭТК предоставляются в виде электронной или бумажной выписки. Ее выдает нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы) по форме СТД-Р и управление Пенсионного фонда России или МФЦ по форме СТД-ПФР.
Спрашивается: Как так то? Данные ежегодно передаются в ПФ. Так где они?
а вот это вообще треш:
Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы). И сейчас примеров, когда ПФР недосчитывается стажа, много, а что будет, когда данные оцифруют, и сколько граждан останутся без заработанной пенсии, предсказать сложно.