Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей

Сведения о стаже перенесут из бумажных трудовых книжек в электронные

Государственная дума в третьем, окончательном, чтении одобрила правительственный законопроект № 1052422-7 с поправками в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», предусматривающими включение в индивидуальный лицевой счет зарегистрированного лица сведений о его трудовой деятельности за периоды работы до 01.01.2020 на основании данных из бумажной трудовой книжки.

После вступления поправок в силу все граждане, перешедшие на ЭТК, смогут обратиться с заявлением в орган Пенсионного фонда РФ о переносе недостающих сведений о работе из трудовой книжки в электронный реестр. ПФР добавит требуемую информацию за период до 2020 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у соискателя в отчетности работодателя отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную трудовую книжку не будут. Данные о стаже можно получить в обновленной форме СТД-ПФР.

Что собой представляют ЭТК

Зная, как выглядит традиционный бумажный документ, не все понимают, что такое цифровые сведения о работе (ЭТК). Из Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 (ФЗ об электронных трудовых книжках) следует, что это цифровая база данных об официальной работе гражданина. При желании человек сможет получить аналогичные сведения на сайте Госуслуги и в ПФР.

Какие данные включают в себя ЭТК

Как уточняется в Федеральном законе № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», электронная трудовая книжка в ПФР содержит следующую информацию:

1. Место работы:
   • наименование страхователя;
   • информация о его переименовании;
   • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
   • регистрационный номер страхователя.
2. Выполняемая работа и периоды:
   • данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
   • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
   • данные о переводах на другую работу;
   • информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
   • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.

Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.

Отчет сдают по каждому работнику, который был принят, уволен, переведен на другую работу, и на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной версии (ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Когда надо перейти на ведение ЭТК

Кадровику важно учесть, когда вводятся электронные трудовые книжки: с 01.01.2020 организации предоставляют все сведения о деятельности работников в форме цифрового документа. Отчет сдают ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 26.04.2020 постановлением правительства РФ № 590 расширяется формат ведения электронной трудовой книжки: установлены новые сроки сдачи отчетов для более оперативного отражения данных:

• информацию о приеме или увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения;
• иная информация передается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

По работникам, которые впервые устраиваются на работу в 2021 году, сведения будут сразу подаваться в цифровом виде (ст. 2 закона № 439-ФЗ).

В ПФР необходимо направить отчет о переходе на электронные трудовые книжки по форме СЗВ-ТД в случае выбора сотрудником ЭТК.

Как перейти пошагово

Поправки утверждены, закон о переходе на электронные трудовые книжки уже вступил в силу, а потому кадровикам надо понимать, как работать по новым правилам.

Разберем алгоритм перехода на электронные трудовые книжки пошагово.

Шаг 1. Уведомить сотрудников.

Не позднее 31.10.2020 работодатель обязан уведомить каждого работника о том, что он вправе сохранить бумажный вариант или отказаться от него (п. 2 постановления правительства № 887 от 19.06.2020).

Способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) (п. 2 постановления правительства РФ № 887 от 19.06.2020 ).

Шаг 2. Получить от них заявления о выборе типа передачи сведений (бумажный или ЭТК).

Разработайте бланк заявления, чтобы упростить процедуру. Выдавайте бланк вместе с уведомлением.

Шаг 3. Заполнить и отдать работникам устаревшие документы (бумажные варианты).

Работникам, отказавшимся от бумажного варианта, выдайте документ на руки с записью о переходе на ЭТК.

Шаг 4. Подготовить ЛНА для работы по новым правилам.

Рекомендуем разработать положение об ЭТК и прописать в нем все аспекты работы по новым правилам: как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, как выдавать сведения о работе на бумажном носителе, утвердить образец записи о переходе в цифровой формат, обозначить общие правила, как ведутся электронные трудовые книжки в организации.

Шаг 5. Сдавать отчетность онлайн.

Предоставляет сведения работодатель через кабинет страхователя, специализированного оператора связи или через обращение в клиентскую службу территориального органа ПФР.

Как работнику получить сведения из ЭТК

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица вправе через портал Госуслуги. Сведения можно распечатать, сделать фото электронной трудовой книжки при необходимости и отслеживать изменения информации.

При необходимости сведения ЭТК будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы) и управление Пенсионного фонда России или МФЦ.

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-30 07:34:56
  Я за традиционные трудовые книжки. Работодатели подают в ПФР достаточно отчетов из которых можно посчитать трудовой стаж работников. Мало того, что повысили трудовой возраст, так потом еще и стаж не соберешь. Это все делается что бы вообще не платить пенсию? Так сообщили бы населению и убрали пенсионные отчисления пусть каждый человек расчитывает только на себя. Лучше бы в стране навели порядок. Какое количество работающих получают зарплату из черной кассы и работодатели не платят никаких налогов, соответственно и стажа никакого у них не будет так еще и неразбериху наводите, что бы запутать совсем население и оставить без пенсии итак мало кто доживет особенно в глубинке.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-01-10 13:27:29
  Добрый день, вопрос возникает: при приеме на работу требуем у работника сведения о трудовой деятельности, что делаем дальше: храним в сейфе? копируем?при увольнении - возвращаем работнику? как будем считать стаж для больничного вообще не понятно.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-01-13 06:51:42
  Светлана, о чем Вы спрашиваете? О трудовых книжках? Посмотрите Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 и Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-01-28 11:22:05
  В пункте 5. не опечатка Заявления в свободной форме или по рекомендуемому образцу работодатели принимают до 31.01.2020. именно эта дата 31.01.2020 или всё же 31.12.2020
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-01-29 06:45:53
  В пятом пункте написано до 31 декабря 2020 года, что есть до 31.12.2020, где Вы увидели январь?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-01-29 12:59:17
  Полностью согласна.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-02-01 09:44:56
  Вы мне из уведомления работнику дату написали, а я про 5 п. из оглавления статьи Что сделать работодателям, чтобы начать работать по новым правилам. Перед фразой ВАЖНО
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-02-03 07:46:12
  Верно, опечатка, 31.12.2020 извиняюсь за свою невнимательность
• Никита Костров
  2019-05-30 08:42:42
  Наталья, Вы много знаете людей которые уверены что доживут до пенсии? У меня среди знакомых и друзей таких нет.
• Ирина Волна
  2020-01-25 15:04:09
  ну вообще-то 20 миллионов уже дожили, поэтому не говорите бреда, а оглянитесь вокруг- стариков больше чем молодежи.
• Галина
  2019-08-13 08:59:25
  Официальные представители ПФР уточнили, что перевели в электронный формат сведения о стаже работников, который был у них за период с 2002 по 2005 годы..... Что касается остальных лет, информацию от страхователей ПФР не получал, поэтому и сформировать базу данных пока не может.
  
  Спрашивается: Как так то? Данные ежегодно передаются в ПФ. Так где они?
  
  а вот это вообще треш:
  
  Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы). И сейчас примеров, когда ПФР недосчитывается стажа, много, а что будет, когда данные оцифруют, и сколько граждан останутся без заработанной пенсии, предсказать сложно.