Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года

Реформа уже близко

В октябре 2019 года Министерство труда и социальной защиты совместно с 11 крупными компаниями завершило эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКД). Пилотный проект показал, какие плюсы и минусы имеет такая система ведения бумаг, насколько она удобна и выгодна.

Подробнее: Минтруд рассказал о сроках перехода на электронный кадровый документооборот

Одновременно чиновники готовятся к переводу в электронный формат трудовых книжек. Отметим, что впервые такой документ появился во Франции в XVIII веке, а в XX веке был обязательным в странах СССР, Германии, Италии, Словении. Но в связи с активным развитием и широким распространением информационных систем сейчас традиционную бумажную трудовую книжку хотят отменить. Чтобы государство знало, сколько отработал человек, такой документ больше не понадобится, говорят в правительстве. Вся информация будет передаваться по интернету, как это делается в других сферах.

В правительстве планируют, что новые правила заработают, начиная с 2020 года. Такие сроки предусмотрены законопроектом, который чиновники опубликовали на едином портале размещения проектов нормативных актов. Документ предусматривает ряд крупных поправок в Трудовой кодекс РФ. В частности, в нем может появиться новая статья «Сведения о трудовой деятельности работника». Под ними предложено понимать:

информацию о периодах его работы, которая предоставляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации (информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Таким образом, работодателям придется постоянно отчитываться о периодах работы каждого сотрудника в электронном виде. Форму такого отчета и порядок его сдачи позже утвердит ПФР.

Что придется сообщать в ПФР

Как уточняется в другом законопроекте «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"», к сведениям о трудовой деятельности застрахованного лица относится следующую информация:

1. Место работы:
   • наименование страхователя;
   • сведения о его переименовании;
   • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
   • регистрационный номер страхователя.
2. Выполняемая работа и периоды работы:
   • сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
   • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
   • сведения о переводах на другую работу;
   • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
   • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Компаниям придется предоставлять все сведения о трудовой деятельности работников в форме электронного документа с 01.01.2020 ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, а с 01.01.2021 — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для предоставления указанных сведений.

Чиновники также предлагают обязать работодателей выдавать работникам сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, но при этом они должны быть заверены надлежащим образом. Что это значит, не расшифровывается, но вероятнее всего в правительстве хотят, чтобы на справках о трудовом стаже стояли подписи и печати представителей компании-работодателя. Выдавать информацию работникам необходимо будет в день увольнения, а также по запросу сотрудников — не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующих заявлений.

Как и в случае с трудовой книжкой, если работник в день увольнения не может или не хочет получить справку о стаже, работодателю придется направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за бумажным документом. Со дня направления указанного письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности, подчеркивается в законопроекте. Аналогичные правила сейчас действуют и в отношении трудовых книжек.

Еще один интересный момент, который может появиться в работе кадровика. При приеме на работу нового сотрудника от него надо будет потребовать ту самую справку о трудовом стаже с последнего места работы. Она должна быть на бумажном носителе и заверена надлежащим образом. Если такого документа не будет, человека придется отправить оформлять бумагу в МФЦ или ПФР. Еще один вариант — получить необходимые сведения через портал госуслуг. В случае когда гражданин обращается за справкой в Пенсионный фонд, МФЦ или на сайт госуслуг, он сможет выбрать формат документа: электронный или бумажный.

В правительстве также считают, что трудовую книжку на бумажном носителе необходимо фактически приравнять к справке о трудовом стаже, заверенную корректным образом. Поэтому повсеместно уточняют, что действующие правила распространяются и на документ, содержащий сведения о трудовом стаже работника.

Чиновники не сомневаются, что законопроект удастся утвердить в следующем году, а начать передавать такие сведения придется с 01.01.2020. Если законопроект действительно утвердят, то до 2020 года работодателям нужно будет подготовиться к новым правилам. В частности, компаниям предстоит:

• разработать и утвердить новые (изменить действующие) локальные нормативные акты с учетом новых требований;
• при необходимости уточнить соглашения и коллективные договоры;
• технически подготовиться к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
• уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с введением требования о передаче сведений о трудовой деятельности работающих граждан в электронном виде;
• объяснить работникам их право пользоваться трудовой книжкой на бумажном носителе до 01.01.2027, если они напишут соответствующие заявления.

С 01.01.2021 работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. Но сведения о них в общую информационную систему передавать все равно придется.

Отметим, что для тех работодателей, которые пренебрегут такой обязанностью, планируется ввести наказание. В частности, уже разработан проект поправок в ст. 5.27 КоАП РФ, из которого следует, что:

нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования либо предоставление данных сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение должностных лиц.

Конкретного штрафа пока не предусмотрено, но не исключено, что в ходе обсуждения он появится. Его размер называть пока преждевременно. В то же время напомним, что если было вынесено предупреждение и компания не выполнила в установленный срок законное предписание (постановление, представление, решение) государственной инспекции труда, ей грозит наказание в соответствии с ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ. По решению суда штраф может составить:

• для должностных лиц — от 1000 до 2000 рублей или дисквалификацию на срок до 3 лет;
• для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей.

Плюсы и минусы инициативы

В правительстве акцентируют внимание только на положительных сторонах своего проекта. Вот какие плюсы от введения электронных трудовых книжек видят чиновники:

1. Документ сложнее будет подделать или потерять. Все данные будут сразу поступать в контролирующие органы.
2. Работодателям будет проще, потому что они избавятся от бумажной волокиты. Кроме того, исчезнет необходимость закупать трудовые книжки и обеспечивать их сохранность.
3. Работникам не нужно будет бегать за дополнительными бумагами для получения госуслуг и назначения пенсии. Также не понадобится получать и заверять копии трудовых, поскольку вся информация о стаже и текущем месте работы будет отражаться в государственных информационных базах данных, и доступ к ней будет у всех организаций, которым необходимы сведения.

Между тем переход на электронный документооборот имеет и свои недостатки. Самый очевидный — необходимость регулярно отчитываться, чтобы поддерживать базы данных в актуальном состоянии. То есть работодателям придется регулярно информировать ПФР или иной орган о приеме на работу и увольнениях сотрудников. Дополнительно потребуются данные о переводах на иные должности, о награждениях, другие сведения.

Подробнее: Переход на электронные трудовые книжки увеличит объемы отчетности в ПФР

Еще один сложный вопрос — обеспечение сохранности документов и конфиденциальности персональных данных работников. Пока крупных сбоев или утечки информации из государственных информационных систем зафиксировано не было (или их тщательно скрывают), но виртуальные атаки возможны. А значит, сведения о многих работающих гражданах могут попасть в руки злоумышленников, и как они ими распорядятся, предсказать сложно. Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы).

Бумажные документы пока сохранятся

Очевидно, о проблемах знают и в правительстве. И как ранее заверял премьер-министр Дмитрий Медведев, полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. И в законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 01.01.2027. Если же работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот.

Голосование: вы за или против отмены трудовой книжки?