рубрики

Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года

09 Ноября 2018 в 11:39
Электронные трудовые книжки — идея, которая совсем скоро может стать реальностью. В правительстве уверены, что такой способ ведения учета трудового стажа работников очень выгоден всем сторонам: и работникам, и работодателям, и контролирующим органам. Правда, полностью отказываться от бумажных документов чиновники пока не собираются. Пусть остаются. На всякий случай…
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Реформа уже близко

В октябре 2019 года Министерство труда и социальной защиты совместно с 11 крупными компаниями завершило эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКД). Пилотный проект показал, какие плюсы и минусы имеет такая система ведения бумаг, насколько она удобна и выгодна.

Подробнее: Минтруд рассказал о сроках перехода на электронный кадровый документооборот

Одновременно чиновники готовятся к переводу в электронный формат трудовых книжек. Отметим, что впервые такой документ появился во Франции в XVIII веке, а в XX веке был обязательным в странах СССР, Германии, Италии, Словении. Но в связи с активным развитием и широким распространением информационных систем сейчас традиционную бумажную трудовую книжку хотят отменить. Чтобы государство знало, сколько отработал человек, такой документ больше не понадобится, говорят в правительстве. Вся информация будет передаваться по интернету, как это делается в других сферах.

В правительстве планируют, что новые правила заработают, начиная с 2020 года. Такие сроки предусмотрены законопроектом, который чиновники опубликовали на едином портале размещения проектов нормативных актов. Документ предусматривает ряд крупных поправок в Трудовой кодекс РФ. В частности, в нем может появиться новая статья «Сведения о трудовой деятельности работника». Под ними предложено понимать:

информацию о периодах его работы, которая предоставляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации (информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Таким образом, работодателям придется постоянно отчитываться о периодах работы каждого сотрудника в электронном виде. Форму такого отчета и порядок его сдачи позже утвердит ПФР.

Что придется сообщать в ПФР

Как уточняется в другом законопроекте «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"», к сведениям о трудовой деятельности застрахованного лица относится следующую информация:

  1. Место работы:
    • наименование страхователя;
    • сведения о его переименовании;
    • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
    • регистрационный номер страхователя.
  2. Выполняемая работа и периоды работы:
    • сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
    • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
    • сведения о переводах на другую работу;
    • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
    • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Компаниям придется предоставлять все сведения о трудовой деятельности работников в форме электронного документа с 01.01.2020 ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, а с 01.01.2021 — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для предоставления указанных сведений.

Чиновники также предлагают обязать работодателей выдавать работникам сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, но при этом они должны быть заверены надлежащим образом. Что это значит, не расшифровывается, но вероятнее всего в правительстве хотят, чтобы на справках о трудовом стаже стояли подписи и печати представителей компании-работодателя. Выдавать информацию работникам необходимо будет в день увольнения, а также по запросу сотрудников — не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующих заявлений.

Как и в случае с трудовой книжкой, если работник в день увольнения не может или не хочет получить справку о стаже, работодателю придется направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за бумажным документом. Со дня направления указанного письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности, подчеркивается в законопроекте. Аналогичные правила сейчас действуют и в отношении трудовых книжек.

Еще один интересный момент, который может появиться в работе кадровика. При приеме на работу нового сотрудника от него надо будет потребовать ту самую справку о трудовом стаже с последнего места работы. Она должна быть на бумажном носителе и заверена надлежащим образом. Если такого документа не будет, человека придется отправить оформлять бумагу в МФЦ или ПФР. Еще один вариант — получить необходимые сведения через портал госуслуг. В случае когда гражданин обращается за справкой в Пенсионный фонд, МФЦ или на сайт госуслуг, он сможет выбрать формат документа: электронный или бумажный.

В правительстве также считают, что трудовую книжку на бумажном носителе необходимо фактически приравнять к справке о трудовом стаже, заверенную корректным образом. Поэтому повсеместно уточняют, что действующие правила распространяются и на документ, содержащий сведения о трудовом стаже работника.

Чиновники не сомневаются, что законопроект удастся утвердить в следующем году, а начать передавать такие сведения придется с 01.01.2020. Если законопроект действительно утвердят, то до 2020 года работодателям нужно будет подготовиться к новым правилам. В частности, компаниям предстоит:

  • разработать и утвердить новые (изменить действующие) локальные нормативные акты с учетом новых требований;
  • при необходимости уточнить соглашения и коллективные договоры;
  • технически подготовиться к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
  • уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с введением требования о передаче сведений о трудовой деятельности работающих граждан в электронном виде;
  • объяснить работникам их право пользоваться трудовой книжкой на бумажном носителе до 01.01.2027, если они напишут соответствующие заявления.

С 01.01.2021 работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. Но сведения о них в общую информационную систему передавать все равно придется.

Отметим, что для тех работодателей, которые пренебрегут такой обязанностью, планируется ввести наказание. В частности, уже разработан проект поправок в ст. 5.27 КоАП РФ, из которого следует, что:

нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования либо предоставление данных сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение должностных лиц.

Конкретного штрафа пока не предусмотрено, но не исключено, что в ходе обсуждения он появится. Его размер называть пока преждевременно. В то же время напомним, что если было вынесено предупреждение и компания не выполнила в установленный срок законное предписание (постановление, представление, решение) государственной инспекции труда, ей грозит наказание в соответствии с ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ. По решению суда штраф может составить:

  • для должностных лиц — от 1000 до 2000 рублей или дисквалификацию на срок до 3 лет;
  • для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей.

Плюсы и минусы инициативы

В правительстве акцентируют внимание только на положительных сторонах своего проекта. Вот какие плюсы от введения электронных трудовых книжек видят чиновники:

  1. Документ сложнее будет подделать или потерять. Все данные будут сразу поступать в контролирующие органы.
  2. Работодателям будет проще, потому что они избавятся от бумажной волокиты. Кроме того, исчезнет необходимость закупать трудовые книжки и обеспечивать их сохранность.
  3. Работникам не нужно будет бегать за дополнительными бумагами для получения госуслуг и назначения пенсии. Также не понадобится получать и заверять копии трудовых, поскольку вся информация о стаже и текущем месте работы будет отражаться в государственных информационных базах данных, и доступ к ней будет у всех организаций, которым необходимы сведения.

Между тем переход на электронный документооборот имеет и свои недостатки. Самый очевидный — необходимость регулярно отчитываться, чтобы поддерживать базы данных в актуальном состоянии. То есть работодателям придется регулярно информировать ПФР или иной орган о приеме на работу и увольнениях сотрудников. Дополнительно потребуются данные о переводах на иные должности, о награждениях, другие сведения.

Подробнее: Переход на электронные трудовые книжки увеличит объемы отчетности в ПФР

Еще один сложный вопрос — обеспечение сохранности документов и конфиденциальности персональных данных работников. Пока крупных сбоев или утечки информации из государственных информационных систем зафиксировано не было (или их тщательно скрывают), но виртуальные атаки возможны. А значит, сведения о многих работающих гражданах могут попасть в руки злоумышленников, и как они ими распорядятся, предсказать сложно. Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы).

Бумажные документы пока сохранятся

Очевидно, о проблемах знают и в правительстве. И как ранее заверял премьер-министр Дмитрий Медведев, полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. И в законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 01.01.2027. Если же работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот.

Голосование: вы за или против отмены трудовой книжки?

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Одним из часто задаваемых на форумах вопросов оформления рабочих отношений работодателя с работником является вопрос о том, куда приклеить голограмму в трудовой книжке. Попробуем ответить на этот вопрос

Трудовые книжки

27 Марта 2019 в 13:35

Запись об увольнении в трудовую книжку

Правильное заполнение основного документа о стаже работника является важным элементом в кадровом делопроизводстве. Несоблюдение инструкций, незнание или грубые нарушение установленных правил могут повлечь судебные иски со стороны сотрудников, выплаты штрафов и компенсаций, а также нанести урон репутации компании.

Трудовые книжки Увольнение

16 Марта 2019 в 13:49

Как внести исправления в трудовую книжку

Исправления в трудовой — это приведение всех ее записей в соответствие с личными данными работника, действительными в настоящий момент. Чаще всего приходится исправлять ошибки, допущенные по вине кадровика, но бывают и другие ситуации: человек изменил имя или фамилию, и теперь сведения необходимо обновить. Но ничего страшного в этом нет, любую неточность можно исправить. В статье разберем подробнее, как правильно внести исправления в трудовую книжку (2019 г.) в различных ситуациях.

Трудовые книжки

26 Февраля 2019 в 08:36

Как заверять копии трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году — этот вопрос кадровики обсуждают снова и снова, несмотря на то, что написано на эту тему уже достаточно много. Дело в том, что 01.07.2018 в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он определил новые правила оформления документов и заверения трудовых книжек (ТК). Собрали в одну статью все, что необходимо помнить кадровому специалисту в связи с изменениями.

Трудовые книжки Актуально

25 Января 2019 в 17:15

Записи в трудовой книжке совместителя

Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, согласно требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

Трудовые книжки Совместительство

05 Января 2019 в 17:28

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА