Приказ на утверждение графика отпусков

Как и когда сформировать график отпусков

По трудовому законодательству работодатели обязаны ежегодно составлять план, фиксирующий поочередность отдыха сотрудников в следующем году. Его утверждают заранее — минимум за 14 дней до нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть на 2022 год документ необходимо успеть составить и утвердить до 17 декабря 2021 г.

При подготовке плана отдыха учитывают как выбор сотрудников, так и специфику производства. Если в компании есть профсоюзная организация, то требуется предварительно отдать его на согласование. Перед тем как издать приказ о введении в действие графика отпусков, принимают во внимание мнение работников, обладающих первоочередностью в выборе периода отдыха, — несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ), многодетные родители с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ), супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 от 27.05.1998), чернобыльцы (п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона № 1244-1), муж в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), совместители (ст. 286 ТК РФ), почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 ФЗ № 125 от 20.07.2012) и др.

Если у вас есть такие работники, то попросите их написать заявления с выбранной датой отдыха. Они необходимы, чтобы подтвердить, что работодатель предоставил им удобный для них отпускной период. Если они передумают позже, то придется взять с них новые заявки. Не предоставить им отдых в другое время, если даты не совпадут с принятым ранее планом, руководство не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

В документ включают все виды отдыха:

• ежегодный оплачиваемый;
• оставшийся с предыдущего календарного периода;
• дополнительный;
• предоставляемый сотрудникам, нанятым по совместительству.

В документе есть возможность указать определенную дату или только месяц, в котором сотрудник запланировал отдохнуть. Если конкретной даты в плане не указать, то непосредственно перед отдыхом придется составить заявление и отметить выбранную дату. В другом случае заявление не понадобится.

Что касается формы документа, то руководство компании вправе выбирать — разработать самостоятельно и утвердить этот бланк в учетной политике организации или использовать унифицированный бланк Т-7, утвержденный Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Корректировать план отдыха есть возможность только при договоренности с работником, с учетом интересов остальных трудящихся. Дополнения требуются, например, при приеме новых сотрудников, переносе сроков начала отдыха на иную дату, в случае форс-мажорных ситуаций на производстве при отзыве сотрудников из отпускного периода.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

Законодательство не устанавливает обязанность для работодателя выпускать распоряжение для утверждения такого плана. Но в зависимости от формы составления есть два варианта ответа на вопрос о необходимости такого распоряжения:

• да — если работодатель разработал форму плана самостоятельно;
• нет — если использовали унифицированный бланк № Т-7.

В унифицированной форме есть обязательные грифы «Утверждено» и дата. И дополнительно утверждать распоряжением его необязательно. Но, чтобы упорядочить документооборот и для подстраховки, многие кадровики составляют дополнительный акт, который предусмотрен во внутренних ЛНА компании. Чаще всего таким распоряжением утверждают дополнительные действия — например, для назначения исполнителей, распределения обязанностей. Одно из преимуществ такого акта — он подтверждает, что план согласован начальством и утвержден. Особенно если в компании разработали собственную форму вместо бланков Т-7.

Как составить распоряжение

Распорядительный акт об утверждении документа составляют в произвольном виде, с учетом стандартных правил делопроизводства. Несмотря на то что для приказа о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников не предусмотрено унифицированного образца, есть некоторые обязательные реквизиты:

• наименование компании;
• место составления, номер и дата;
• распорядительная часть;
• подпись директора;
• подписи исполнителей.

В вводной части необходимо указать обоснование, сославшись на статью 123 ТК РФ. В основной части руководитель дает распоряжения. В первой части непосредственно ввести план, во второй дает поручение кадровому специалисту (ознакомить с планом работников, извещать их о периоде отдыха, дополнять документ при приеме новых работников и т. д.), в третьем пункте — поручения бухгалтеру. Отдельно указывает сам план в качестве приложения.

Как выглядит приказ

Вот пример распоряжения по форме Т-7:

А это распоряжение об его утверждении для учебного заведения (в произвольной форме, с подробными поручениями исполнителям):

А так выглядит пример приказа об утверждении графика отпусков в ИП: