Проводки по возмещению затрат сотруднику
Я уже давно веду бухгалтерский учет в нескольких небольших организациях. Там спонтанные покупки для нужд компании, сделанные сотрудниками из их личных средств с последующим возмещением, не так уж редки. Такие затраты компании не являются выдачей денег под отчет, и их учет различен. Отличаются набор подтверждающих документов и бухгалтерские проводки. Но расскажем обо всем по порядку.
Учет возмещения затрат работнику
Возможность и порядок компенсации расходов, которые работник совершил для компании, следует предусмотреть во внутренних нормативных актах или в учетной политике организации. На усмотрение работодателя в том числе остается организация документооборота с сотрудником. Поскольку деньги не были выданы заранее подотчетному лицу, и авансовый отчет составлять не требуется. Но сотрудник все равно обязан предоставить некое подтверждение понесенных трат, на основании которого организация будет вправе их учесть и возместить работнику.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы возместить расходы сотруднику, если ему не выдавались деньги в подотчет.
Во внутренних положениях компании рекомендовано предусмотреть бланки и формы документов, которые потребуются для обоснования понесенной траты и для дальнейшего учета. Это могут быть:
- заявление сотрудника на компенсацию расходов;
- отчет о произведенных тратах с приложением подтверждающих документов (чеки, квитанции, бланки строгой отчетности);
- приказ руководителя о возмещении затрат.
Формы перечисленных документов компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет во внутренних актах или учетной политике.
Может пригодиться:
Важно отметить, что выручку, полученную в наличной форме, разрешено расходовать на ограниченное количество целей:
- заработная плата персоналу;
- личные средства предпринимателя;
- оплата за товары, работы или услуги;
- выдача средств подотчетному лицу;
- возврат денег за товар, оплаченный ранее наличными.
Возмещение расходов, понесенных работником для нужд организации, в этом списке не поименовано. Следовательно, денежные средства для указанной цели необходимо либо специально снять с расчетного счета, либо перевести на банковскую карту сотрудника. Обратите внимание, что код в поле 20 платежного поручения не проставляется так, как на приведенном образце:
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
Проводки при отражении возмещения затрат
Как сказано выше, возмещение сотруднику понесенных затрат не является выдачей ему средств под отчет. Следовательно, использовать в бухгалтерских проводках счет 71 некорректно. Правильнее применять в проводках счет 73 — расчеты с персоналом по прочим операциям.
Дебет счета в проводке зависит от цели, для которой произведены затраты. Проводки могут быть следующими:
- Дебет 10 (20, 26, 44) — Кредит 73 — товары, работы или услуги, оплаченные работником, приняты к учету.
- Дебет 19 — Кредит 73 — выделен входящий НДС, если применимо.
- Дебет 73 — Кредит 51 — затраты компенсированы работнику.
Часто задаваемые вопросы по теме «Проводки при возмещении затрат сотруднику»
-
Нужно ли составлять авансовый отчет, чтобы получить возмещение понесенных трат для нужд фирмы?
Нет, не нужно.
-
Какие документы могут понадобиться для оформления возмещения?
Пакет форм работодатель устанавливает на свое усмотрение и фиксирует внутренними положениями. Сюда разрешено включить заявление работника на возмещение, отчет о расходах с подтверждающими документами, приказ руководителя о выплате компенсации.
-
Как разрешено выплатить компенсацию затрат сотруднику?
Либо снять деньги с расчетного счета специально для оплаты, либо перечислить ему на банковскую карту.
-
Какой счет используют в проводках при учете компенсационных выплат?
Применяется счет 73 — расчеты с персоналом по прочим операциям.
-
Какие проводки составляет бухгалтер при учете возмещения по затратам?
Дебет счета в проводке зависит от цели расхода. В бухгалтерских проводках используют счета 10, 20, 26, 44.
