Рейтинг систем кадрового документооборота (КЭДО) за март 2024 года
Информационно-аналитическое агентство TelecomDaily исследовало наиболее популярные системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) на российском рынке. Агентство провело онлайн-анкетирование, в котором приняли участие 100 HR-специалистов.
Всего в рейтинге было представлено девять систем КЭДО: EasyDocs, СБИС, Контур, Docvision, Lexema, Тинькофф, 1С, HR Tek и СБЕР. Лидером стала компания EasyDocs, набравшая 291,00 балл. Второе место заняла СБИС (290,00 баллов). И замыкает тройку Контур (278,75 балла).
HR-специалисты оценивали продукты по двенадцати критериям.
1. Удовлетворенность стоимостью системы
Высший балл — «пятерку» — получили компании EasyDocs, 1С, Тинькофф, СБЕР, СБИС, Docvision и Контур. О недостатках ценовой системы сообщили только клиенты Lexema и HR Tek, поставившие компаниям «четверку».
По этому параметру компании получили максимальные баллы, в сравнении с другими пунктами опроса, что свидетельствует о выгодности перехода от бумажного к электронному документообороту, отмечается в исследовании.
2. Оценка функционала для сотрудника
Первое место досталось СБЕР (29,75 балла). Второе место разделили EasyDocs, Тинькофф, СБИС и Docvision (29,25 баллов). Третью строчку занял Контур (29,00 баллов).
Кадровый электронный документооборот упрощает процесс обмена документами. КЭДО предоставляет широкий перечень операций по приему, переводу и увольнению сотрудников; составлению графиков отпусков, заявлений и служебных записок — перечисленные функции позволяют избежать бумажной волокиты.
3. Оценка функционала для руководителя
Респонденты поместили EasyDocs на первую строку (34,00 балла). Второе место досталось Тинькофф (33,25 баллов). Третью позицию заняли HR Tek и СБЕР (32,75 балла). Система КЭДО позволяет легко переключаться между ролью сотрудника и должностного лица, а также дает возможность руководителю просматривать, согласовывать или отклонять документы.
4. Оценка функционала для кадрового специалиста
Первое место также досталось EasyDocs (37,50 баллов). На втором месте разместилась HR Tek (37,25 балла). Третью строчку занял СБЕР (37,00 баллов). Благодаря КЭДО, кадровый специалист может отправлять на подписание любые документы, а также отслеживать их статус. Автоматическое формирование документов, заявлений и служебных записок сокращает трудозатраты кадровиков.
5. Оценка возможностей администрирования
Первую строчку разделили EasyDocs, HR Tek, СБИС и Контур, набрав 11,25 балла. Второе место заняли Lexema и СБЕР (10,50 баллов). Третье место — у Тинькофф и Docvision (9,75 балла).
КЭДО работает с персональными данными и с конфиденциальной информацией, поэтому важную роль в нем играет настройка доступа к документам: документы могут просматривать исключительно подписанты. Также система разработана так, чтобы кадровые специалисты могли самостоятельно ее администрировать.
6. Оценка работы маршрутов согласования документов
В этой категории первое место заняла СБИС (27,50 баллов). На второй позиции расположилась EasyDocs (27,00 баллов). На третью строчку респонденты поместили Lexema и Контур (26,25 балла). КЭДО позволяет легко настраивать и отслеживать маршруты согласования документов благодаря использованию шаблонов и системы кадрового учета.
Более высокую оценку получали продукты, в которых кадровому специалисту не нужно вручную менять маршруты, если сотрудник уволился, поменял должность или ушел в отпуск: у лидеров рейтинга система автоматизирована полностью.
7. Оценка работы с электронными подписями
Лучший функционал для работы с электронными подписями респонденты отметили у EasyDocs, HR Tek, Lexema, СБЕР и Контур (10,75 балла). Второе место у СБИС (10,50 баллов). Третью строчку занял Тинькофф (9,00 баллов).
Полный список функций доступен у лидера рейтинга — компании EasyDocs. Провайдер предлагает возможность работы со всеми типами электронных подписей: ПЭП , УНЭП, УКЭП. ПЭП и УНЭП — облачные подписи, взаимодействовать с которыми можно с любого устройства — с ПК, планшета или смартфона. УКЭП — мобильная подпись, поэтому ключи хранятся в телефоне пользователя: это наиболее защищенный тип подписи.
8. Оценка каналов уведомлений
В этом вопросе лидирует компания СБИС (18,75 баллов). На втором месте — EasyDocs, получившая 18,25 балла. На третью строчку HR-специалисты поместили Lexema, HR Tek и Контур (17,25 балла).
КЭДО позволяет эффективно информировать пользователей с помощью различных инструментов, чтобы нужная информация всегда доходила до адресата. Подписывая документы в электронном виде, компания вовремя уведомляет сотрудника о новых документах или значимых изменениях в работе предприятия.
9. Оценка хранения архива документов
В этой категории первое место досталось СБИС (33,75 балла). Вторая позиция — у EasyDocs (33,00 балла). Третье место занял СБЕР (31,00 балл). У лидера рейтинга, EasyDocs, подписанные документы хранятся в двух местах: на серверах компании (обязательно) и в учетной системе клиента (по желанию). Также компания позволяет легко интегрировать 1С, чтобы создавать и хранить документы в системе. Интеграция 1С значительно упрощает работу с КЭДО: при правильной настройке процесса возможно полностью автоматизировать все рутинные процессы.
10. Оценка решений безопасности КЭДО
Уровень безопасности был оценен как максимальный у провайдеров EasyDocs и HR Tek (34,75 балла). На втором месте — СБИС (34,50 балла). И третья строчка — у СБЕР (33,50 балла). Сервисы КЭДО уделяют максимальное внимание безопасности, обеспечивая эффективную защиту персональных данных благодаря надежным серверам и строгой политике обработки персональных данных.
11. Оценка этапа внедрения и поддержки
По этому параметру первое место заняли компании EasyDocs и СБИС (25,25 балла). Второе место разделили Lexema и Контур (23,75 балла). Третье место занял СБЕР (23,50 балла).
В большинстве компаний процесс перехода на КЭДО поставлен «на поток»: кадровые специалисты получают необходимый инструктаж, также с клиентом работает выделенный менеджмент, сопровождающий его в процессе внедрения и на всем протяжении использования продукта.
12. Оценка функций системы КЭДО
По критерию оценки отдельных функций системы, играющих важную роль в работе кадровых специалистов и руководителей организаций, первое место занял СБИС (28,75 балла). Второе место — у EasyDocs и Контур (27,50 баллов). Замыкает тройку лидеров HR Tek (26,50 баллов). Респонденты сочли решения и их реализацию во всех системах КЭДО достаточно высокими.
Большинство компаний, представленных в рейтинге, были оценены пользователями на «хорошо» и «отлично». Наивысший балл эксперты поставили системам КЭДО в категории функциональности решений для всех видов пользователей.
Все больше компаний переходит на кадровый электронный документооборот, ведь КЭДО упрощает работу с документацией, позволяет осуществлять необходимые операции за секунды, а также экономит средства компаний, по сравнению с бумажным документооборотом. Хранить бумажный архив больше не нужно, а цифровые копии нигде не потеряются. Также компания не тратит время на уволившихся сотрудников, если им нужно получить справки или документы из архива.
Рейтинг TelecomDaily поможет выбрать оптимальный продукт для работы с КЭДО по тем параметрам, которые вы сами считаете важными.
