Архивное хранение

Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал. Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке. Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников? Ответы на эти вопросы читайте ниже.

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Номенклатура дел - сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное делопроизводство — это отдельный и достаточно большой раздел в документообороте любого предприятия. Принципы его ведения изложены в ряде нормативно-правовых документов. Ниже перечислим их и рассмотрим практические аспекты их применения.

Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д. Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам.

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Безусловно, в интересах компании - создать этим бумагам условия для длительного хранения в целом и невредимом состоянии. Отсюда высокие требования к управлению документами в целом и архивистам - в частности.