Штатная расстановка и штатное расписание: в чем разница
Несмотря на похожее звучание, между штатным расписанием и штатной расстановкой есть большая разница. Но, поскольку они дополняют друг друга, оба пользуются у кадровых специалистов и бухгалтеров организаций большой популярностью.
Что такое штатное расписание
Это документ, в котором отражена численность организации с уточнением ее структуры и штатного состава. В нем перечислены:
- все структурные подразделения компании;
- имеющиеся в каждом подразделении должности, профессии либо специальности, дополненные уровнем необходимой квалификации. Причем допускается вводить двойные наименования должностей — к примеру, слесарь-сантехник, инженер-электрик, продавец-кассир;
- количество единиц по каждой должности, включая вакантные рабочие места;
- особенности системы оплаты труда по конкретной специальности, в том числе тарифная ставка, надбавки и их размеры.
Ранее, в том числе для подтверждения обязательности ведения расписания, в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 имелась специальная унифицированная форма № Т-3. Сейчас она необязательна, работодатели вправе пользоваться собственными бланками, но при условии, что в них присутствуют все необходимые реквизиты.
Ниже показана часть образца по оформлению штатного расписания, которая содержит обязательные реквизиты о структуре и численности персонала в организации:
Что такое штатная расстановка
В чатах кадровиков я часто встречаю вопросы начинающих специалистов, которым интересно, что такое расстановка, зачем ее ведут, чем она отличается от расписания. Путает их, видимо, структура: у обоих документов она очень похожа. Но разница между ними огромная в первую очередь потому, что в расстановке дополнительно уточняются всевозможные подробности о конкретном работнике.
Для расстановки никогда не было унифицированной формы, она представляет необязательный документ для служебного пользования. В связи с этим, как ее вести — на бумаге или в электронном виде, отдельно или в составе какой-либо программы, какую информацию вписывать, — законом никак не регламентировано. Но обычно кадровики в него добавляют такие нюансы, как:
- ФИО работника, который трудится на конкретной должности в конкретном подразделении, и его табельный номер;
- количество штатных единиц, которые занимает сотрудник. Допустим, при совмещении указывают 0,5 ставки, а при основной работе — 1;
- персональные надбавки, положенные сотруднику (к примеру, за работу с секретными данными, за квалификацию, за стаж работы);
- количество вакантных должностей из утвержденных расписанием;
- категория работника для предоставления положенных ему льгот. В частности, инвалиды и несовершеннолетние вправе требовать сокращения рабочего времени, а работающему пенсионеру положено ежегодно по 2 дня на прохождение диспансеризации.
Здесь показан один из вариантов, как выглядит расстановка. Поскольку это необязательный документ, в него допустимо включать любую необходимую для работы информацию.
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
Если рассматривать расписание как некий план, то расстановка — это реальное положение дел. Разница состоит не только в этом, но и в обязательности документов: расписание необходимо, и его наличие проверяют контролеры ГИТ, а своевременное ведение расстановки — дело добровольное. Плюс расписание обезличено, в то время как расстановка, наоборот, включает максимальное количество подробностей о работниках.
Все подробности, в чем разница между расписанием и расстановкой, показаны в таблице:
| Критерий | Расписание | Расстановка |
|---|---|---|
| Обязателен для работодателя | Да | Нет, используется для служебного пользования |
| Обезличенный документ | Да | Нет, включает информацию по всем сотрудникам, в том числе персональные данные: их ФИО, табельные номера, размеры зарплаты |
| Кто утверждает документ и вносимые изменения | Руководитель | Изменения вносит кадровик, бухгалтер, иное лицо, которое работает с бумагой, отдельно утверждать их нет необходимости |
| Как часто меняется | Один раз в год либо по приказу руководителя при необходимости пересмотреть информацию (к примеру, сокращение (расширение) списочного состава, переименование должностей и пр.) | Постоянно после изменений количества вакансий или работающих граждан, включая прием новых сотрудников, перевод на другую должность, уход в продолжительный отпуск по БиР, установление новых надбавок и т. п. |
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как рассчитать укомплектованность кадрами в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Что собой представляет штатное расписание?
Это обязательный документ, в котором отражен список структурных подразделений, должности в них, размеры окладов и надбавок.
-
Зачем нужна штатная расстановка?
Это внутренний документ о реальном положении «штатных дел», в котором фиксируют в том числе особенности работы и оплаты труда для каждого работника.
-
В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием?
Разница состоит в содержании, обязанности иметь бумаги в организации. Плюс есть отличия в списке лиц, кто отвечает за ведение и утверждение документов.
