Системы КЭДО: какие бывают и чем отличаются
Все чаще руководители компаний готовы внедрять электронный документооборот в кадровой сфере. Но на рынке представлены разные платформы КЭДО, и главный вопрос: как выбрать подходящую? Рассказываем о платформах кадрового документооборота и что учитывать при выборе программы.
Существующие системы КЭДО
ТК РФ разрешает вести кадровый электронный документооборот:
- В единой информсистеме на портале «Работа в России», принадлежащей государству.
- В собственной программе КЭДО с учетом установленных требований и правил.
Если общегосударственная база пока только одна, то коммерческих компаний, которые готовы предоставить услуги электронного кадрового документооборота, много, и обычно это те же организации, что поставляют ИТ-решения бизнесу и позволяют сдавать бухгалтерскую и кадровую отчетность онлайн. Самые популярные и известные фирмы, которые продают сервисы КЭДО по всей России, — Сбис, 1С, «Контур».
С 1 марта 2023 года площадки кадрового документооборота должны исполнять единые требования к составу и формату документов (абз. 13 п. 1 ст. 1 закона № 377-ФЗ, Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н). Это необходимо, чтобы системы КЭДО 1С и Сбис, иные поставщики позволяли открывать документ в читаемом формате в любой программе. Ранее разные программы позволяли создавать документ в различных форматах. При открытии одного документа в разных программах, он открывался некорректно.
Для сведения:
Сравнение различных систем кадрового ЭДО
Есть несколько критериев, по которым осуществляют сравнение систем КЭДО, и каждый из них имеет разную ценность для бизнеса. Объективно у программы задача — дать пользователю возможность создавать, редактировать, отправлять, получать и хранить определенные кадровые документы. И любая из предлагаемых информационных баз эту задачу выполняет на 100 %.
Вопрос удобства работы с системой сложный: одному нравится то, что не нравится другому. Оценка зависит от:
- опытности и заинтересованности пользователя;
- устройства, которое он использует при работе с системой, и уровня адаптации программы под это устройство;
- наличия дополнительных плюшек в модуле КЭДО типа подсказок, всплывающих окон, онлайн-поддержки в виде справочников или живого консультанта и т.п.
Чтобы потенциальный клиент сумел оценить, насколько удобна программа, коммерческие компании предлагают бесплатный период, в течение которого пользователь работает в полноценной версии и получает все необходимые консультации.
Еще один важный критерий — цена. Единая общегосударственная цифровая платформа предоставляет бесплатный КЭДО на портале «Работа в России». Чтобы получить доступ к нему, компания либо регистрируется, либо использует идентификационные данные для портала Госуслуг. После регистрации/входа работодатель подает заявку на присоединение других пользователей — работников, менеджеров, кадровиков. Подробно процедура подключения и дальнейшего взаимодействия в рамках единой цифровой платформы прописана в постановлении Правительства РФ от 13.05.2022 № 867.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Если говорить про стоимость КЭДО 1С, Сбис или «Контур» как наиболее распространенных компаний, то предложения разные (в таблице собраны открытые данные, опубликованные на официальных сайтах фирм).
Вот обзор систем КЭДО от популярных поставщиков:
| Наименование компании | Цена (руб.) | Что предусматривают условия использования |
|---|---|---|
| Сбис |
Итоговая цена установки КЭДО Сбис зависит от выбранного функционала, количества сотрудников. |
|
| 1С | От 36 000 — для малых и средних компаний, небольших бюджетных учреждений |
|
| «Контур» | От 9400 — для компаний с численностью сотрудников до 25 человек |
|
Учтите: вышеназванные фирмы предлагают в основном коробочные решения, которые устанавливаются в каждом предприятии отдельно. Но на рынке есть и специальные интеграционные модули, которые легко адаптируются к ранее установленным ЗУП, SAP или Битрикс. Они добавят новое направление по кадровому ЭДО, но полностью весь софт менять и переустанавливать не придется. Стоимость у таких дополнений тоже отличается в зависимости от количества сотрудников у работодателя и перечня выполняемых операций.
Нормативная база
