рубрики

Сколько хранить заявления на отпуск

КонсультантПлюс

Сколько хранить заявления сотрудников на отпуск:

  • 5 лет — в обычной ситуации;
  • 50 — если оно включено в личное дело или если условия труда работника были особыми;
  • 75 — в описанных выше ситуациях, если документ был составлен до 2003 года.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Чем регулируется

Вопросы, входящие в компетенцию кадровика, регулируются законодательством, внешними нормативными актами и приказами и внутренними ЛНА. Компании и индивидуальные предприниматели обязаны исполнять указанные в них требования и хранить надлежащим образом официальные бумаги, которые становятся результатом деловой активности. Достоверную информацию и ответ на вопрос о том, сколько должны храниться заявления на отпуск сотрудников, — 5, 50 или 75 лет, — смотрите в следующих источниках:

ВАЖНО!
Работодатель вправе устанавливать индивидуальные требования к порядку хранения документации, но они не должны противоречить актуальному законодательству. Такие правки фиксируются в положении о документообороте или архиве.

Хранение документов проверяют, а за нарушения штрафуют. Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие кадровые документы проверяющие запросят обязательно, и подготовьтесь к визиту контролеров.

Сроки хранения

Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

На ежегодный отпуск

Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем. Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

  1. Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
  2. В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

На отпуск за свой счет

Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

ВАЖНО!
Такие меры разработаны для обеспечения защиты прав и интересов граждан. Длительное хранение позволяет со временем разобраться в спорных ситуациях и выявить расхождения при их наличии.

Место хранения

Законодательство строго регулирует вопрос, где хранить заявления на отпуск работников: приказы и заявления должны передаваться в специально оборудованный и надежный архив. Эти документы помещают как в личное дело сотрудника, так и в отдельную папку. Доступ к архиву имеют только уполномоченные на это работодателем должностные лица.

ВАЖНО!
Решение о том, включать ли заявление на ежегодный отдых в личное дело, каждая компания вправе принимать самостоятельно. Это указывается в локальном нормативном акте.

Если вы размещаете эти документы в отдельной папке, оформите ее следующим образом: на титульном листе поставьте архивный индекс и срок хранения согласно номенклатуре. Заявления на ежегодный отдых должны размещаться отдельно от тех документов, которые хранятся 50 или 75 лет. Если вы не знаете, куда подшиваются заявления на отпуск работника, советуем разделить папки по видам и срокам.

Какая ответственность за нарушение порядка и сроков хранения

Несоответствующее хранение кадровой документации — повод для привлечения к административной ответственности. Варианты наказаний следующие:

  • предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей за нарушение порядка хранения и ведения кадровых документов;
  • штраф от 5000 до 10000 рублей за уничтожение документации до наступления предусмотренного для этого срока.

Если вам кажется, что суммы не такие уж и значительные, то стоит обратить внимание на то, что каждый факт правонарушения фиксируется отдельно. Следовательно, платить придется намного больше. Есть и еще один момент: за повторное правонарушение работодателя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 2 лет.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как узнать ОКПО индивидуального предпринимателя

Где посмотреть ОКПО индивидуального предпринимателя — в выписке из статистики, которую запрашивают в территориальном ведомстве. В этой выписке перечислены все статистические шифры ИП, в том числе ОКТМО, ОКОГУ, ОКФС, ОКОПФ.

Бухгалтерия в кадрах

20 Ноября 2020 в 12:44

Как вести журнал тестирования на коронавирус

Журнал тестирования работников на коронавирус — это документ, в котором руководство компании фиксирует порядок и результаты прохождения обследования на COVID-19 сотрудниками. Документ не является обязательным, но удобен для учета прошедших исследование и отчета перед Роспотребнадзором при необходимости.
 

!Карантин! Законодательство

17 Ноября 2020 в 13:28

Как организовать электронный документооборот внутри организации

Электронный документооборот внутри организации — часть общей системы ЭДО. Он обеспечивает автоматизированное движение деловой информации внутри предприятия.

Документооборот

16 Ноября 2020 в 14:30

Кадровая отчетность в 2021 году: календарь кадровика

Какие отчеты сдает отдел кадров:

  • о застрахованных лицах (форма СЗВ-М);
  • о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД);
  • уведомление МВД о приеме/увольнении иностранных граждан и многие другие.

Список состоит из более 80 наименований уведомлений, которые специалисты отдела кадров сдают в разные государственные органы. Чтобы не упустить ни одну ведомость, скачайте полный календарь кадровика на рабочий стол.

Отчетность Актуально

11 Ноября 2020 в 12:54

Категории организаций по гражданской обороне: как узнать свою

Организации, отнесенные к категориям по гражданской обороне, — это предприятия, имеющие особое значение для экономики или культуры страны, мобилизационные здания или заказы. Классификация производится органами исполнительной власти субъектов РФ.

Документооборот Законодательство

27 Октября 2020 в 17:51

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА