рубрики

Сколько хранятся авансовые отчеты в архиве организации

КонсультантПлюс

Сколько хранятся авансовые отчеты в архиве организации — минимум 5 лет. Такой срок установлен законодательными актами для первичных бухгалтерских документов.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Срок хранения авансовых отчетов

Авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации. Его форма ОКУД 0302001 унифицирована, но необязательна к применению. Организации вправе разрабатывать собственный бланк авансового отчета, закрепив его в учетной политике. Общепринятая унифицированная форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001.

Принадлежность авансового отчета к первичным бухгалтерским документам определяет, сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц — не менее 5 лет после окончания отчетного периода. Сроки определены в законодательных нормативах:

ВАЖНО!

Для первичных документов бухгалтерии определен общий срок хранения — 5 лет после окончания отчетного периода. В приказе Росархива № 236 есть примечание: если проводится проверка, то бухгалтерская документация хранится до принятия решения по делу.

В НК РФ не все так однозначно. Здесь организация обязана хранить первичку, подтверждающую расходы на нужды организации и влияющую на налогооблагаемую базу. В 2021 году период сохранности увеличили до 5 лет (п. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ). Но в ст. 283 НК РФ указано, сколько лет хранить авансовые отчеты в бухгалтерии и др. первичку при переносе убытков на будущее — в течение всего срока, пока плательщик уменьшает текущую базу на суммы ранее полученных убытков (ч. 4 ст. 283 НК РФ). Во избежание штрафов со стороны ФНС храните документы по максимальным нормам.

Налоговая отчетность тоже хранится в течение 5 лет после ее формирования (пп. 310–313 приказа Росархива № 236). А вот срок хранения отчетов в ПФР и ФСС отличается: отчетность в ФСС хранится 5 лет, а в ПФР — 6 лет на бумаге и 75 лет в электронной форме (п. 624 приказа Росархива № 236, ч. 4 ст. 8 27-ФЗ от 01.04.1996).

Правила хранения отчетности

Единого свода правил сохранности документации не предусмотрено. Период, сколько должна храниться бухгалтерская и налоговая отчетность, закреплен и в НК РФ, и в 402-ФЗ. В законе о бухгалтерском учете прямо говорится, что компания обязана хранить первичную документацию (ст. 29 402-ФЗ).

Основные требования, как хранить документы бухучета, установлены в Положении о документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29.07.1983. В Положении приводятся такие правила (п. 6):

  1. Бухгалтерские первичку и регистры необходимо передавать в архив.
  2. В организации (до передачи в архив) следует хранить бумаги в закрывающихся шкафах, в специальных помещениях.
  3. Ответственность за сохранность лежит на лицах, назначенных главным бухгалтером.
  4. Авансовые отчеты, кассовые ордера, банковские выписки комплектуются и переплетаются в хронологическом порядке.

Порядок архивной деятельности утвержден 125-ФЗ от 22.10.2004. По правилам компании вправе, но не обязаны создавать собственные архивы. Обязанность заключается в обеспечении сохранности регистров и первичной документации в течение нормативного срока и предоставлении необходимых бумаг по запросу контролеров.

Ответственность за нарушения

Если нарушить срок хранения бухгалтерской отчетности в организации (равно как и первичных учетных документов), организации грозят административная ответственность и штраф. За несоблюдение правил сохранности и комплектования бухгалтерской и кадровой документации придется заплатить (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • физическим лицам — от 1000 до 3000 рублей;
  • должностным лицам — от 3000 до 5000 рублей;
  • юридическим лицам — от 5000 до 10 000 рублей.

За грубое нарушение требований к бухучету и отчетности, в том числе и за отсутствие необходимой документации, штрафуют по ст. 15.11 КоАП РФ. Взыскания таковы:

  • при первом нарушении — от 5000 до 10 000 рублей;
  • при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 2 лет.

Если при налоговой проверке налогоплательщик не представит первичку в указанные сроки, то ему назначат штраф — по 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). Если же первичка отсутствует и нет доказательств того, что она существовала, но утрачена в связи с форс-мажором, кражей, то в случае занижения налоговой базы с плательщика взыщут от 20 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Если инспектор докажет, что бюджет пострадал, назначат штраф в размере 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Кроме того, при обнаружении неподтвержденных затрат ИФНС вправе снять расходы и доначислить налог. И затем назначить пени и штрафы.

Как начисляется 13-я зарплата

Как высчитывается 13-я зарплата — на усмотрение работодателя в процентах от оклада или тарифной ставки. Премия положена, если такое правило утверждено в локальных документах организации.

Бухгалтерия в кадрах

01 Декабря 2021 в 18:02

Облагаются ли расходы на корпоратив НДФЛ

Расходы на корпоративные мероприятия — это издержки, для которых действуют особые правила бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерия в кадрах

01 Декабря 2021 в 11:43

Заполняем декларацию НДС налогового агента

Декларация по НДС налогового агента — обязательная отчетность при возникновении обязанности уплаты налога на добавленную стоимость за иное лицо. Порядок ее формирования зависит от того, является ли сама компания налогоплательщиком или нет.

Бухгалтерия в кадрах Образцы документов Отчетность

29 Ноября 2021 в 14:04

Как получить и зачем нужна справка ф. 39-1 (налоговая)

Справка ф. 39-1 (налоговая) — это документ, который показывает состояние взаиморасчетов с бюджетом на текущую дату. Сейчас его не применяют, а для сверки используют форму КНД 1160080.

Бухгалтерия в кадрах Образцы документов

26 Ноября 2021 в 14:05

Комиссия ФСС: что это и зачем она нужна

Комиссия по социальному страхованию — это внутренний орган в организации, который следит за соблюдением законодательства в области отчислений в ФСС и исполнением гарантий и льгот для работников.

Бухгалтерия в кадрах

25 Ноября 2021 в 14:31

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА