Рейтинг@Mail.ru
Образец запроса о предоставлении информации в 2022 году. Образец письма-запроса о предоставлении документов
рубрики

Составляем запрос на предоставление документов

КонсультантПлюс

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения. 

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

В каких ситуациях пишут запрос для получения информации

Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.

Обратиться компания вправе к следующим адресатам:

  • коммерческим партнерам, контрагентам за недостающими сведениями, отчетами, документами;
  • к различным организациям, чтобы уточнить данные о бывших работниках;
  • к государственным органам за разъяснениями, документами — в ПФР, налоговую инспекцию, Росстат, Росреестр, ФСС, медицинские учреждения и т.д.

В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:

  • прейскуранты на товары и услуги;
  • документы или заверенные копии;
  • уточнение условий предстоящих сделок;
  • данные о финансовом состоянии клиента (при кредитовании, например);
  • сведения об ассортименте продукции;
  • о технической характеристике товара;
  • о дате и способах доставки изделий;
  • о скидках и акциях и др.

В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:

  • о получении сведений из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
  • о владельцах объектов недвижимости;
  • о людях, дисквалифицированных по постановлению суда;
  • о нормативах и законодательных актах и др.
ВАЖНО!
Разглашать информацию, содержащую коммерческую тайну и персональные данные людей, никто не вправе. Если предполагается, что в корреспонденции есть личные данные, то необходимо взять согласие на их обработку (ст. 88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ №152 от 27.07.2006).

Кто и в какой форме составляет запрос

Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.

Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:

  • нормативные и законодательные акты;
  • постановления судебных инстанций;
  • контракты, заключенные ранее с контрагентами.

Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:

  • от кого отправляется (наименование компании с реквизитами и контактами);
  • кому адресовано (название компании и Ф.И.О руководителя);
  • дата и место составления;
  • исходящий регистрационный номер;
  • суть вопроса (описывается, какие данные запрашиваются и на каком основании, например, «в связи с договором», «на основании переговоров», «в соответствие с законом» и т.п.;
  • должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника;
  • печать (если принято в организации).

Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образцы

Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.

При составлении ориентируйтесь на этот бланк:

Кому____________________________________

__________________________________________

__________________________________________

От кого_________________________________

_________________________________________

_________________________________________

«___»______________20___г. №___

Письмо-запрос ___________________________________________

Уважаемый ___________________________________

Просим прислать вас _______________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

С уважением,

_____________________/_______________/

_________________20____г.

А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.

Как отправить запрос о получении документов

Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:

  1. По электронной почте. Это быстро и удобно, но не всегда надежно, если речь идет об официальных запросах.
  2. По обычной почте с уведомлением о доставке. Это надежно, но подходит для отдельных писем, для массовой рассылки используют предыдущий вариант.
  3. С курьером. Удобен для важных писем конкретному партнеру или госструктурам.
  4. Факс, хоть и несколько устаревший, но еще актуальный в некоторых случаях.

Сколько ждать ответа на письмо-запрос

На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.

В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).

Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.

ВАЖНО!
Если вопрос не входит в компетенцию госоргана, он обязан переправить его в другую организацию в течение недели (ст. 8 ФЗ №59). В целом на рассмотрение обращения дается один месяц (ст. 12 того же закона).

Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).

Как составить договор на создание сайта

Сайт является эффективным инструментом, с помощью которого компании реализуют свои товары и услуги. Важно знать все нюансы, которые необходимо внести в договор на создание сайта. Ведь от того, как он будет разработан, зависит вопрос прибыли и конкурентоспособности на рынке. 

Договоры Образцы документов

24 Июня 2022 в 12:52

КЭДО в 1С: как выглядит и как пользоваться

В 1С можно подключить КЭДО ЗУП. Взаимодействие с сотрудниками через сервисы 1С упрощает работу кадровиков и бухгалтеров и не требует дополнительной интеграции. Но важно правильно настроить модуль кадрового электронного документооборота.  

Делопроизводство

22 Июня 2022 в 13:05

Как составить коллективное заявление

С общей проблемой работники вправе обратиться к работодателю через коллективное заявление. Оно составляется по различным вопросам, как жалобам, так и предложениям. Рассказываем, как правильно его написать.

Делопроизводство Образцы документов

17 Июня 2022 в 12:06

Образец положения о КЭДО

Чтобы на предприятии внедрить цифровой документооборот в кадрах, понадобится специальный документ с подробностями перехода на обмен электронными документами и дальнейшим порядком такого взаимодействия. Рассказываем, как составить положение о КЭДО.

Делопроизводство Образцы документов

16 Июня 2022 в 13:15

Как оформить социальный контракт через Госуслуги

Малоимущим гражданам, находящимся в трудной жизненной ситуации, государство предлагает заключить соцконтракт для поиска работы или открытия бизнеса. Рассказываем, можно ли подать заявку на социальный контракт через Госуслуги, и как это сделать.

Гарантии и компенсации Делопроизводство

15 Июня 2022 в 13:27

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА