Нужно ли объявлять дисциплинарное взыскание?

Добрый день! Помогите, пожалуйста, разобраться в ситуации: Отдел кадров многофункционального центра. Сегодня получили докладную записку от начальника отдела по работе с гражданами: специалист отдела во время оказания различных услуг проводила себе «дополнительные» услуги, и таких услуг за полгода набралось 178. Конкретно – одну и ту же услугу, выдачу справки о составе семьи. Эта справка нужна в пакете документов на многие услуги, но, порядок таков, что если эта справка нужна как составная часть какой-либо услуги, за которой к нам обратились, например, оформление пособия, а не как отдельная самостоятельная услуга по выдаче справки, то никаких заявлений специалист брать не должен, надо просто заказать и вложить в пакет документов. Если же человек пришёл только лишь за одной этой справкой и хочет забрать её с собой, то нужно печатать заявление и брать согласие на обработку данных. Наш же специалист проводил это как отдельную самостоятельную услугу, но при этом нет ни одного заявления и ни одной подписи заявителя. Выяснилось это сегодня при подготовке отчёта о деятельности каждого специалиста. В докладной записке начальник отдела просит о дисциплинарном взыскании. С сотрудника мы взяли объяснительную, вину свою она признаёт, говорит о том, не знала информации о ненадобности проведения этой услуги как самостоятельной при подготовке пакета документов, а заявления об обращении не давала подписывать по невнимательности. Мы хотим оформить всё как замечание (выговор и увольнение не рассматриваются), т.к. ущерба данный поступок организации не принёс, он совершён впервые и никакой выгоды сам сотрудник от этого не получил. У нас нет никакого плана услуг, сколько каждый месяц должен выполнять сотрудник, так что ни на з/п, ни на премии и, в принципе, ни на чём, эти 178 услуг не отразились бы. Но суть в том, что заявлений об обращении нет. И, в случае проверки, кои уже случались, руководству могут задать вопросы относительно этих «мёртвых душ». Хотелось бы узнать, обязательно ли давать ход этому делу и доводить до приказа о дисциплинарном взыскании (замечании)? Если да, на что мы должны ссылаться в приказе? В трудовом договоре специалиста прописано, что услуги предоставляются согласно государственному/муниципальному регламенту. В регламенте нет фраз о том, что специалисты должны напечатать заявление об обращении к нам. В связи с чем, мы не знаем, на что нам опираться при составлении приказа. И если этой фразы в регламенте нет, можем ли мы только взять объяснительную записку специалиста и ограничиться устным предупреждением, без приказа и занесения в Т-2? Заранее спасибо!